Despesas corporativas: Guia de Gestão de Despesas
O conceito de despesas corporativas se aplica a qualquer gasto que o colaborador faz enquanto está a serviço da empresa.
Seja em uma viagem corporativa, ao utilizar o próprio dinheiro para cobrir algum custo eventual, ao utilizar o veículo próprio para realizar atividades para a empresa ou até em um almoço com a equipe ou reuniões de negócios, esses “gastos” são considerados despesas corporativas.
Quais são os tipos de despesas corporativas?
Nas despesas corporativas, podemos considerar os tipos de despesas como reembolsáveis e não reembolsáveis. Isso porque, ainda que algumas despesas saiam do bolso do colaborador, mesmo quando o gasto está relacionado a uma atividade desempenhada em prol da empresa, nem todas as despesas são passíveis de reembolso.
E para entender melhor os diferentes tipos de despesas, é importante saber que, apesar de muitas empresas lidarem com um padrão
do que é reembolsável e o que não é reembolsável, montar uma política de despesas que passe a realidade do seu negócio é essencial.
Confira exemplos dos tipos de despesas corporativas:
Compras de uso pessoal
Quando o funcionário se desloca para um lugar diferente, turístico, pode despertar uma vontade de comprar algum souvenir. No entanto, esses objetos não estabelecem uma conexão com a viagem e, por tanto, não contam como despesas reembolsáveis.
Multas de trânsito
O transporte com carro, seja por aluguel de carro ou com veículo próprio, é uma alternativa comum que pode ser muito necessária durante uma viagem corporativa, pois traz liberdade e conforto no deslocamento do colaborador. No entanto, é preciso se atentar que em casos de infrações de trânsito, isso não configura uma despesa reembolsável.
Gastos por atraso
Em casos de atraso para realizar o check-in ou check-out, ocasionando na necessidade de remarcar a viagem, é comum que os gastos envolvidos sejam pagos pelo colaborador, o mesmo serve para multas.
Compras fora da política de despesas
Compras que violem as definições pré definidas pela empresa dentro da plataforma de gestão de despesas corporativas.
Acomodação
Em viagens corporativas para destinos distantes, pode ser necessário pernoitar. Nesses casos, os gastos com acomodação são considerados despesas reembolsáveis. No entanto, é importante que a empresa estabeleça uma cláusula com um limite de valor que poderá ser reembolsado. Dessa forma, o colaborador tem a liberdade de escolher acomodações de sua preferência, mas ciente dos valores máximos que podem ser ressarcidos.
Locomoção
Para viagens a destinos próximos, o colaborador pode utilizar seu próprio veículo. Nessa situação, os valores passíveis de reembolso incluem quilômetros rodados, combustível, seguro e manutenção do carro. Gastos com serviços de transporte, como Uber, táxis e aluguel de veículos, também estão incluídos no formato de reembolso.
Alimentação
Refeições principais e necessárias durante viagens corporativas, como café da manhã, almoço e jantar, são passíveis de reembolso. Almoços e jantares com a equipe ou em reuniões de negócios também podem ser reembolsáveis, dependendo da política da empresa. É importante que a empresa defina claramente, de acordo com suas diretrizes, quais refeições ou situações são elegíveis para reembolso.
Política de reembolso
Essas despesas são reembolsáveis conforme a legislação vigente, mas é essencial que quaisquer outras despesas ou limites de gastos estejam formalizados em uma política de reembolso, de acesso livre a todos os colaboradores, garantindo que todas as cláusulas atendam aos critérios da empresa.
O que é gestão de despesa corporativa?
A gestão de despesas corporativas envolve todo o controle dos gastos realizados pelos colaboradores em nome da empresa. Isso abrange desde a definição de políticas de despesas até a análise e elaboração de relatórios.
Em cenários onde a gestão de despesas não é priorizada ou onde os processos são desorganizados, torna-se difícil manter o controle efetivo sobre as despesas corporativas.
Com uma gestão de despesas bem estruturada, os colaboradores podem realizar os gastos necessários em nome da empresa de forma planejada, respeitando orçamentos e regras. Isso ajuda a manter a saúde financeira da empresa e a evitar fraudes.
Como é feita a gestão das despesas corporativas?
Para tornar a rotina do gestor financeiro mais prática e fluida, é essencial que a gestão de despesas corporativas conte com processos bem definidos, claros e objetivos. Empresas que ainda operam com processos manuais costumam seguir a seguinte rotina:
- Armazenamento de recibos físicos: o colaborador precisa guardar todos os recibos físicos das despesas.
- Preenchimento de relatórios: geralmente em planilhas, o colaborador preenche manualmente todas as informações sobre os custos envolvidos.
- Envio de documentos ao setor financeiro: todos os documentos físicos são encaminhados para o departamento financeiro.
- Validação pelo backoffice: o backoffice verifica as informações, realiza a conciliação de faturas, gera relatórios e valida o cumprimento das políticas de despesas.
- Reembolso e arquivamento: ao final desse processo, o colaborador recebe o reembolso devido, e os documentos são baixados e arquivados.
Para tornar a rotina do gestor financeiro mais prática e fluida, é essencial que a gestão de despesas corporativas conte com processos bem definidos, claros e objetivos. Empresas que ainda operam com processos manuais costumam seguir a seguinte rotina:
- Armazenamento de recibos físicos: o colaborador precisa guardar todos os recibos físicos das despesas.
- Preenchimento de relatórios: geralmente em planilhas, o colaborador preenche manualmente todas as informações sobre os custos envolvidos.
- Envio de documentos ao setor financeiro: todos os documentos físicos são encaminhados para o departamento financeiro.
- Validação pelo backoffice: o backoffice verifica as informações, realiza a conciliação de faturas, gera relatórios e valida o cumprimento das políticas de despesas.
- Reembolso e arquivamento: ao final desse processo, o colaborador recebe o reembolso devido, e os documentos são baixados e arquivados.
Tecnologia como aliada na gestão de despesas corporativas
À medida que as empresas crescem, processos mais funcionais e automatizados se tornam essenciais. A tecnologia tem desempenhado um papel vital, desenvolvendo soluções que beneficiam todos os departamentos. Um exemplo é o uso de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que automatiza etapas críticas:
- Armazenamento de recibos físicos: o colaborador precisa guardar todos os recibos físicos das despesas.
- Preenchimento de relatórios: geralmente em planilhas, o colaborador preenche manualmente todas as informações sobre os custos envolvidos.
- Reembolso e arquivamento: ao final desse processo, o colaborador recebe o reembolso devido, e os documentos são baixados e arquivados.
Essas soluções tecnológicas não só otimizam o tempo, mas também reduzem erros e garantem uma gestão de despesas muito mais segura e eficiente.
Boas práticas para fazer gestão de despesas corporativas
Estruture processos claros
- Avalie os gastos da empresa até o presente momento, identificando onde os recursos estão sendo aplicados e como a empresa está gastando e investindo.
- Registre os principais gargalos que podem estar impactando o orçamento e identifique áreas para otimização.
- Organize e categorize os gastos, se necessário, para facilitar o controle e a análise.
- Em colaboração com os líderes de cada setor, defina quais processos funcionam melhor e como o setor financeiro pode oferecer suporte aos fluxos de trabalho de cada equipe.
Defina uma política de gastos
- Estabeleça políticas e regras claras sobre o uso dos recursos da empresa para manter o controle sobre o dinheiro que sai.
- Invista em boas práticas financeiras que evitem desperdícios e aumentem a eficiência dos negócios.
- Estruture essas políticas para que atendam aos requisitos específicos do negócio e compartilhe-as com todos os colaboradores, garantindo que todos estejam alinhados quanto ao uso responsável dos recursos da empresa.
Defina orçamentos
- Determine um limite de gastos por setor, especificando o quanto cada equipe pode investir em suas atividades, para manter um controle rigoroso sobre os custos.
- Documente essas informações, facilitando a criação de um planejamento financeiro de curto, médio e longo prazo.
- Esse planejamento proporciona maior viabilidade para futuros projetos ou investimentos estratégicos que estejam nos interesses da empresa.
- Seguindo essas práticas, a empresa pode assegurar uma gestão de despesas mais eficiente, promovendo a otimização de recursos e a saúde financeira organizacional.
É possível integrar viagens e despesas corporativas?
A resposta é sim! Na verdade, há diversos benefícios em adotar essa integração. Muitas vezes, a falta de visibilidade sobre os gastos com viagens pode impactar negativamente o orçamento da empresa, e a imprecisão de dados pode prejudicar as tomadas de decisão.
A implementação de um sistema integrado facilita para que os gestores financeiros tenham maior controle sobre as informações e dados financeiros. Além disso, oferece grande suporte ao time de backoffice, que economiza tempo na revisão, conciliação e aprovação de relatórios.
Com políticas de despesas parametrizadas automaticamente, a preocupação com fraudes é minimizada, trazendo também economia para a empresa.
A integração de viagens e despesas corporativas agrega agilidade e eficiência ao planejamento de viagens, eliminando processos desnecessários e promovendo uma rotina mais assertiva e organizada.
O que é política de despesas corporativas?
A política de despesas corporativas é um conjunto de normas elaboradas de acordo aos princípios da empresa e que o colaborador deve seguir para evitar fraudes e gastos indevidos.
Essas boas práticas incluem:
- Deveres do colaborador;
- Permissão de valores referente a gastos com compras, viagens e demais despesas corporativas;
- Parametrização quanto aos processos de pagamento em reembolso ou adiantamento.
Sem a existência de um método que alinhe todas as entradas e saídas de dinheiro na empresa, a possibilidade de fraudes e desfalques no caixa é grande.
As empresas que atuam com viagens corporativas e não dispõe de políticas bem estruturadas acabam tendo que lidar com situações de uso indevido do dinheiro e vários outros transtornos que põe em risco os recursos financeiros da corporação.
Como aplicar uma política de despesas corporativas na minha empresa?
Categorize e estabeleça orçamentos claros
Os colaboradores devem estar cientes dos limites de gastos e das categorias em que eles se enquadram. Por exemplo, em uma viagem corporativa, o valor reembolsável para o almoço pode ser de R$ 30,00, sem incluir bebidas alcoólicas. É essencial que o funcionário esteja familiarizado com as políticas e exceções para evitar transtornos.
Crie uma política para todos
Opte por redigir as políticas com uma linguagem simples e clara para que todos tenham o mesmo entendimento sobre as normas da empresa. Deixe claro que as regras se aplicam a todos os colaboradores, independentemente do cargo, reforçando a importância do cumprimento uniforme das normas.
Atualize frequentemente
Revise e atualize os documentos de política de despesas periodicamente. Avalie a efetividade das normas, identifique as que se tornaram obsoletas e informe os colaboradores sobre qualquer mudança ou adaptação para manter todos alinhados.
Automatize os processos de despesas
Utilize um sistema unificado que simplifique os processos de despesas corporativas, eliminando burocracia e retrabalho. Parametrize as políticas de viagem dentro do sistema para garantir que as normas sejam automaticamente aplicadas, gerando relatórios precisos e eficientes para a empresa.
O que é reembolso de despesas corporativas?
O reembolso de despesas corporativas é o ressarcimento concedido ao colaborador quando ele realiza algum gasto em nome da empresa. Para que o reembolso ocorra, é necessário que o colaborador comprove os gastos com recibos fiscais e que eles estejam de acordo com as políticas da empresa.
Para que o reembolso ocorra, é necessário que o colaborador comprove os gastos com recibos fiscais e que eles estejam de acordo com as políticas da empresa.
Essas despesas geralmente estão relacionadas a atividades externas, como reuniões ou viagens corporativas, que podem envolver gastos com alimentação, hospedagem e transporte.
Como as empresas reembolsam as despesas corporativas?
O ressarcimento aos colaboradores pode ser realizado de forma manual ou automatizada, dependendo do volume de processos de reembolso da empresa. No entanto, é importante destacar que o processo automatizado garante mais segurança e benefícios para todos os envolvidos.
Processo manual
No formato manual, o funcionário precisa ter o cuidado de não perder nenhum comprovante fiscal e deve armazená-los em bom estado. Quando entregues ao setor financeiro, é necessário que este registre todas as informações em planilhas e anexe todos os documentos, resultando em pilhas de papel e possíveis transtornos.
Imagine que os documentos não foram anexados ou que as planilhas não foram preenchidas corretamente; o colaborador pode não receber o ressarcimento correto e a empresa pode enfrentar diversos problemas.
Processo manual
No formato manual, o funcionário precisa ter o cuidado de não perder nenhum comprovante fiscal e deve armazená-los em bom estado. Quando entregues ao setor financeiro, é necessário que este registre todas as informações em planilhas e anexe todos os documentos, resultando em pilhas de papel e possíveis transtornos.
Imagine que os documentos não foram anexados ou que as planilhas não foram preenchidas corretamente; o colaborador pode não receber o ressarcimento correto e a empresa pode enfrentar diversos problemas.
Quanto tempo a empresa tem para fazer o reembolso?
Não existem leis que definem um prazo específico para o reembolso corporativo, pois, segundo a legislação trabalhista, as despesas corporativas não integram o salário e não precisam ser pagas junto com ele, portanto, não exigem uma data específica. No entanto, estabelecer prazos para o reembolso deve fazer parte da política de reembolso da empresa, a fim de proporcionar mais tranquilidade para o colaborador e organização para o setor financeiro.
Confira mais sobre o assunto neste artigo:
O que é adiantamento de despesa corporativa?
O adiantamento de despesa corporativa segue a mesma premissa do reembolso, mas, neste caso, a empresa disponibiliza uma quantia previamente ao colaborador, funcionando como uma solução para o controle financeiro.
O planejamento é essencial e faz toda a diferença. O gestor calcula os gastos estimados com alimentação, hospedagem, deslocamento, entre outros, e fornece o valor antecipadamente. Ainda assim, é recomendável que o colaborador guarde os recibos para comprovar gastos adicionais que possam ser necessários para o ressarcimento.
Existe também uma legislação sobre o adiantamento de despesas corporativas, que garante que todos os valores planejados como gastos precisam ser antecipados.
É possível fazer a gestão de despesas com cartão corporativo?
Sim, o cartão corporativo é uma excelente alternativa para empresas que desejam simplificar os processos de adiantamento e reembolso. O cartão facilita a gestão de despesas, permitindo pagamentos online, como reservas de hospedagem, e reduzindo o excesso de processos, papéis e despesas.
Outro grande benefício é a autonomia para o colaborador, que não precisa depender tanto da empresa e pode evitar o uso de grandes quantias em dinheiro, garantindo mais segurança. É importante lembrar que, além de utilizar o cartão corporativo como método estratégico para o controle financeiro, é essencial fazer uma gestão adequada, com políticas de uso bem definidas e boas práticas.
Como funciona o uso do cartão corporativo?
A empresa administra a quantia que vai ser disponibilizada ao colaborador, o que permite mais controle do financeiro e remanejamento de um valor mais adequado para as despesas necessárias.
Nessa modalidade os gastos são sempre validados pelo gestor de acordo as políticas da empresa, caso entenda que é necessário um reajuste de verba, o valor será creditado.
Como classificar uma despesa corporativa?
As despesas corporativas podem ser classificadas de forma simples ou mais detalhada e divididas em duas categorias: fixas ou variáveis. Ambas são reguladas por variações que permitem maior controle sobre o fluxo de caixa.
Despesas Fixas
As despesas fixas são aquelas que não estão diretamente ligadas ao volume de produção ou ao faturamento da empresa, ou seja, não variam de acordo com os ganhos mensais. Exemplos incluem:
- Aluguel do imóvel
- Folha de pagamento
- Taxas bancárias
- Seguros
Despesas Variáveis
Despesas variáveis são aquelas que podem sofrer alterações conforme o nível de atividade da empresa, como produção e vendas. Elas são calculadas mensalmente com base em horas de produção e vendas. Exemplos incluem:
- Horas extras
- Reembolso de viagem corporativa
- Comissões
- Materiais de escritório
- Reparo
- Impostos
Após classificar as despesas, é possível também categorizá-las em despesas administrativas, comerciais e operacionais. Estabelecer essa organização é essencial para obter maior controle sobre os gastos.
Como aplicar uma política de despesas corporativas na minha empresa?
O processo de viagens corporativas envolve diversos investimentos, como a liberação de valores prévios, reservas de hospedagem, alimentação, mobilidade e despesas imprevistas. Acompanhar e gerenciar esses gastos é essencial para manter o controle sobre o capital da empresa.
Uma política clara de reembolso e relatórios de despesas bem estruturados são fundamentais para preservar os recursos da corporação.
Processos com reembolso
O reembolso é uma prática de ressarcimento garantida por lei e que exige um processo preciso e boas práticas.
Definir o que é reembolsável de acordo com as diretrizes da empresa, estabelecer limites de gastos e prazos para prestação de contas são elementos essenciais que devem fazer parte das políticas de reembolso, priorizadas antes de qualquer viagem.
Processos de adiantamento
Essa prática demanda menos etapas que o reembolso, pois o valor disponibilizado previamente é baseado em uma pesquisa e planejamento feitos antes da viagem.
No entanto, ainda é necessária uma política de adiantamento bem definida, que assegure o compliance nas atividades da empresa.
Sistema de gestão de viagens e despesas corporativas
Adotar um sistema de gestão que integre todas essas funcionalidades em uma única plataforma, reduzindo custos, simplificando processos e automatizando políticas, é uma estratégia eficaz para contabilizar despesas.
A Paytrack é uma autoridade em soluções para gestão de despesas de viagens corporativas, atendendo a essas necessidades com um sistema prático e intuitivo, que visa proporcionar mais autonomia na relação entre funcionário e empresa, integrando todas essas funções em uma única plataforma.
O que é política de despesas corporativas?
- Tenha uma breve conversa para avaliar como a Paytrack pode ajudar a sua empresa.
- Faça um tour ao vivo do produto com informações sobre como obter o máximo benefício da Paytrack.
- Converse sobre suas necessidades e metas para determinar o melhor caminho para a sua organização.
Preencha o formulário e baixe o modelo de política de despesas corporativas
O que é um relatório de despesas corporativas?
Um relatório de despesas é um documento que reúne todos os gastos realizados para a execução de uma atividade específica. Embora não exista um formato padrão, cada empresa estrutura seus relatórios conforme suas próprias necessidades. Para criar um RDV completo e eficaz, é essencial que certas etapas sejam seguidas e que todos os envolvidos cumpram seu papel.
Como fazer um relatório de despesas? Embora não haja um padrão único para elaborar um relatório de despesas, algumas boas práticas podem contribuir significativamente para a qualidade do resultado. Aqui estão algumas sugestões:
Classifique as despesas
Faça um levantamento das despesas gerais da empresa e, se julgar útil, categorize-as em administrativo, comercial e operacional para obter uma visão mais abrangente do cenário corporativo.
Defina o que é reembolsável
Estipule prazos, limites e defina o que é reembolsável de acordo com as diretrizes da empresa. Conte com políticas de reembolso claras e objetivas e assegure-se de que todos tenham acesso a elas e compreendam as regras.
Estabeleça políticas claras
Crie políticas bem estruturadas que reflitam os valores do seu negócio. Reserve um tempo para atualizá-las regularmente e garanta que sejam compreendidas por todos.
Como fazer a prestação de contas de despesas corporativas?
A prestação de contas ocorre em um período estipulado pela empresa para elaboração dos relatórios financeiros ao final das atividades. Esse documento deve detalhar todas as operações financeiras realizadas pela corporação no período previsto, incluindo informações como patrimônio líquido e bruto, ativos, passivos, receitas, despesas e variáveis. Esses dados são fundamentais para a empresa preservar sua saúde financeira.
A tecnologia surge como uma excelente solução, permitindo que planilhas sejam substituídas por templates de visualização ampla e gerenciamento de dados, trazendo mais segurança e organização ao processo.
O que é conciliação de faturas?
A conciliação de faturas é uma atividade que consiste em verificar se há inconsistências entre o controle interno e as informações das faturas. Essa operação é essencial para garantir a integridade dos recursos da empresa, devendo ser realizada com precisão e eficiência para acompanhar todos os valores e movimentações financeiras.
Sem uma apuração adequada, a empresa pode perder o controle sobre a entrada e saída de valores, facilitando fraudes e comprometendo a saúde financeira, além de limitar investimentos em projetos futuros.
Como fazer conciliação de faturas?
A conciliação é uma atividade minuciosa que requer conferência de inúmeros documentos e apuração de dados precisos. Embora possa ser realizada manualmente com planilhas e documentos, a boa gestão desses dados é crucial para o sucesso da conciliação de faturas.
Adotar a automação desses processos reduz os riscos de erros e fraudes, contando com soluções de integração entre sistemas já usados pela empresa e o banco, tornando o processo mais ágil e assertivo.
O que é conciliação de faturas?
A Paytrack oferece uma solução prática e eficiente para a conciliação de faturas, com benefícios como:
- Aplicativo com tecnologia OCR, que captura e lê recibos digitais automaticamente, preenchendo informações necessárias e bloqueando itens que violem as políticas da empresa.
- Agilidade na conciliação de dados.
- Maior segurança nos pagamentos.
- Gestão financeira eficiente.
- Redução de tempo e custos em processos operacionais.
Como fazer o controle de fraudes em despesas corporativas
Quando uma empresa não estabelece políticas claras para despesas corporativas ou não adota boas práticas de gestão, ela fica mais vulnerável a fraudes e prejuízos financeiros. Aproximadamente 86% dos casos de fraudes corporativas estão relacionados ao uso indevido dos ativos da organização. Se as políticas da empresa são burladas e não há monitoramento rigoroso, com apuração rápida e precisa das informações e valores, as consequências financeiras dessas fraudes podem colocar em risco o futuro da empresa.
O primeiro e mais importante passo para evitar fraudes corporativas é desenvolver um processo estruturado de conferência e auditoria, preferencialmente automatizado, pois controles manuais com planilhas podem aumentar o risco de erros. O segundo passo é estabelecer políticas de despesas claras e garantir uma gestão rigorosa do cumprimento dessas diretrizes.
Leia mais sobre o tema e as soluções disponíveis:
É possível garantir compliance nas despesas corporativas?
Compliance refere-se a ações estratégicas que uma empresa deve adotar, seguindo as normas legais e estabelecendo suas próprias políticas para assegurar uma relação saudável entre empresa e colaborador. O não cumprimento dessas ações pode ter um impacto negativo na saúde dos negócios.
Gastos corporativos, como despesas de viagem, alimentação, adiantamento, reembolso e mobilidade, estão suscetíveis a desvios de compliance. Por isso, é fundamental que a empresa mantenha uma gestão ativa e vigilante sobre todos os gastos e movimentações de ativos. Estabelecer políticas de compliance pode apoiar a gestão e trazer inúmeros benefícios, como:
- Processos de reembolso eficientes.
- Controle de gastos e identificação de desvios.
- Gerenciamento eficiente.
- Redução de fraudes.
Na prática, as ações de compliance devem ser diretas e objetivas para que ofereçam um resultado realmente eficaz e seguro para a empresa. Aqui estão algumas sugestões:
- Automatizar 100% do processo de gestão de despesas corporativas.
- Utilizar um sistema centralizado que ofereça uma visão completa dos custos em uma única tela.
- Acurar relatórios completos e detalhados.
- Estabelecer ou aprimorar as políticas de despesas.
Quais indicadores de despesas corporativas acompanhar?
Os indicadores são uma excelente ferramenta para avaliar o desempenho e os resultados das metas da empresa. Quando aplicados à gestão de despesas, ajudam a monitorar os gastos realizados por colaboradores. Mas quais indicadores são importantes de acompanhar?
Desvio de políticas de reembolso
Toda empresa deve possuir políticas de reembolso bem definidas e monitorar rigorosamente o cumprimento dessas normas. Com o acompanhamento desse indicador, é possível identificar violações e seu impacto nas finanças organizacionais. Uma visão mais ampla sobre o cenário financeiro permite criar um plano de ação mais eficiente e que promova a economia.
Prestação de contas
Ao final de uma viagem corporativa, o colaborador deve apresentar documentos e notas fiscais para comprovar todos os gastos envolvidos, a fim de obter o reembolso. Esse indicador ajuda a monitorar atrasos na prestação de contas, permitindo que a empresa estabeleça prazos mais eficazes para a entrega das comprovações.
Orçado vs Realizado
Os gastos de uma viagem envolvem despesas com passagens, hospedagem, locomoção, refeições e outros custos variáveis. Ao comparar o valor planejado com o valor efetivamente gasto, este indicador oferece uma visão completa, permitindo à empresa manter o controle dos gastos ou revisar o planejamento, evitando desvios do orçamento.
Gasto médio por relatório de despesas
Esse indicador pode ser aplicado de várias formas, como demonstrativo de despesas totais por mês, despesas mensais categorizadas, gastos por colaborador, ou por período, podendo ser semestral, trimestral ou conforme a necessidade da empresa. Esse levantamento fornece dados cruciais para a preparação de estratégias financeiras mais assertivas.
Satisfação do colaborador com os processos de despesas
A experiência do colaborador também deve ser considerada. Entender o nível de satisfação dos funcionários em relação aos processos de despesas é essencial para o desenvolvimento da empresa. Quando o colaborador se sente satisfeito e bem assessorado, isso fortalece o vínculo entre ele e a empresa, o que é fundamental para o sucesso dos negócios.
Como fazer um relatório de indicadores de despesas corporativas?
Uma gestão estratégica eficiente requer relatórios bem estruturados. Com essas informações, é possível comprovar a eficácia dos indicadores de despesas corporativas, identificar melhorias e validar o retorno dos investimentos. Embora não exista um formato único de relatório, boas práticas incluem:
O que é um sistema de gestão de despesas corporativas?
Um sistema de gestão de despesas é uma solução que integra várias funcionalidades para automatizar processos e agilizar o trabalho dos gestores financeiros e do backoffice.
Essas ferramentas digitais são essenciais para o contexto financeiro, proporcionando agilidade e eficiência em processos que, de outra forma, demandam muito tempo e atenção. Em termos práticos, softwares de gestão financeira impactam positivamente toda a operação, aumentando a produtividade da empresa. Na Paytrack, por exemplo, a plataforma pode reduzir em até 96% o tempo necessário para lançar prestações de contas e diminuir em 75% o tempo gasto na conferência de relatórios, tornando os processos burocráticos muito mais eficientes.
Como funciona um sistema de gestão de despesas corporativas?
Um software permite maior controle e monitoramento sobre as despesas da empresa, oferecendo aos gestores uma visão ampla e analítica dos recursos financeiros, facilitando o acompanhamento das despesas e a identificação de possíveis problemas.
Processos demorados e manuais, como preenchimento de relatórios, armazenamento de documentos físicos e conciliação de faturas, são eliminados e substituídos por uma dashboard que centraliza todas as funcionalidades em uma única tela, permitindo uma visão estratégica. Colaboradores e gestores se beneficiam de uma gestão mais assertiva, processos claros e políticas automatizadas, o que proporciona uma melhor experiência e satisfação.
A automação desses processos aumenta a produtividade do time financeiro, que consegue aprovar e processar pagamentos de forma mais rápida e organizada. A Paytrack é uma referência em gestão de despesas e viagens corporativas, com soluções focadas em aprimorar processos e oferecer agilidade para gestores e colaboradores.
Quais são as desvantagens de um processo manual na gestão de despesas?
Os processos manuais envolvem um trabalho exaustivo de monitoramento da entrada e saída de dinheiro para preservar os recursos da empresa. A falta de uma solução tecnológica pode resultar em várias desvantagens, tais como:
- Inconsistência de dados: O colaborador precisa guardar recibos físicos para comprovar despesas, que são então registradas pelo financeiro. Isso aumenta o risco de perdas e erros.
- Retrabalho: Os relatórios manuais, geralmente em planilhas, exigem inserção de dados detalhada, aumentando custos e tempo investido, além de propiciar retrabalho.
- Sobrecarga do backoffice: O setor financeiro fica responsável por validar dados, conciliar faturas, elaborar relatórios e checar políticas, um fluxo extenso que poderia ser agilizado com tecnologia.
Benefícios de contar com um software de gestão de despesas corporativas
Dado que a gestão de despesas é um processo complexo que exige precisão e controle, a tecnologia pode fazer toda a diferença. Entre os benefícios estão:
- Redução de erros operacionais: Recursos tecnológicos permitem uma gestão de ponta a ponta, reduzindo erros e simplificando processos financeiros, protegendo tanto a empresa quanto os colaboradores.
- Otimização de custos e orçamento: Processos manuais são mais suscetíveis a erros e atrasos, o que pode resultar em custos adicionais. Com tecnologia, é possível reduzir despesas e fraudes de forma significativa.
- Visão 360: A tecnologia permite um monitoramento mais claro de todas as transações e do uso de verba, facilitando o cumprimento das políticas de despesas e o controle de entrada e saída de recursos.
- Processos mais ágeis: A automação torna as rotinas administrativas mais produtivas e assertivas, promovendo uma comunicação mais clara entre a empresa e os colaboradores.
Como escolher o sistema de gestão de despesas certo?
Usabilidade
Escolha uma solução especializada que ofereça uma plataforma ampla, intuitiva e de fácil usabilidade, integrada aos sistemas já utilizados pela empresa.
Confiabilidade
Busque ferramentas que ofereçam resultados consistentes e que transmitam segurança para gerenciar as transações da sua empresa. Prefira sistemas que ofereçam suporte personalizado.
Mobilidade
Opte por softwares que permitam acesso via app e outros dispositivos, garantindo que você tenha controle a qualquer momento.
Funcionalidades
Escolha sistemas que atendam bem às suas necessidades e que estejam em constante aprimoramento. Uma tecnologia que evolui com o mercado garante processos atualizados.
Adesão
O tempo de adaptação à ferramenta é outro fator importante. Quanto mais rápida for a adesão, mais simples e intuitiva é a solução.
Como a Paytrack ajuda com a gestão de despesas corporativas?
Como a Paytrack organiza fluxos e hierarquias de aprovação de despesas?
A Paytrack permite estruturar fluxos e hierarquias de aprovação de acordo com a realidade de cada empresa, considerando centros de custo, projetos, rateios e diferentes níveis de responsabilidade.
É possível configurar aprovações por gestor, área ou setor, garantindo autonomia onde faz sentido e mantendo governança sobre os gastos. Essa flexibilidade permite processos mais organizados, com menos atritos e mais alinhamento às políticas internas.
Como a Paytrack controla acessos, visibilidade e múltiplas empresas no mesmo sistema?
A plataforma oferece controle granular de acesso às informações por meio de hierarquias e configurações de equipe. Dessa forma, cada colaborador visualiza apenas os dados relacionados à sua função, área ou responsabilidade.
Além disso, a Paytrack permite gerenciar múltiplas empresas ou unidades de negócio em uma única base, com fluxos de aprovação e acessos configurados de forma independente, mantendo padronização e flexibilidade operacional.
Como a Paytrack valida despesas e apoia conferentes e aprovadores?
A Paytrack utiliza tecnologia de OCR e regras automatizadas para capturar, validar e classificar cupons e notas fiscais desde a origem da despesa, reduzindo preenchimentos manuais e inconsistências.
Durante a conferência e aprovação, a plataforma pode sinalizar exceções ou variações em relação à política, oferecendo mais contexto para análise. Isso reduz interpretações subjetivas, retrabalho e torna o processo mais claro e confiável para todos os envolvidos.
Como funciona o fluxo de aprovação de viagens corporativas na Paytrack?
A Paytrack consolida todas as despesas relacionadas à viagem em uma única visualização, incluindo passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carro e outros gastos associados.
Essas informações são apresentadas de forma consolidada por centro de custo, projeto ou linha de CAPEX, permitindo que o aprovador entenda o impacto financeiro total da viagem antes da decisão. A centralização reduz cliques, facilita a análise e aumenta a previsibilidade.
Quais os benefícios dos meios de pagamento integrados à Paytrack?
Os meios de pagamento integrados à Paytrack ampliam a visibilidade e o controle da jornada de despesas desde o momento do gasto. As transações realizadas com cartão ou Pix corporativo são registradas automaticamente na plataforma.
Isso facilita a conciliação, melhora a rastreabilidade das informações e contribui para maior aderência às políticas corporativas. O colaborador precisa apenas anexar o comprovante, enquanto a empresa acompanha as despesas com mais clareza e segurança.
Como a Paytrack apoia análises e relatórios na gestão de despesas?
A plataforma disponibiliza relatórios gerenciais organizados por perfil e necessidade, atendendo áreas como financeiro, gestores e times de viagens e despesas.
Esses relatórios permitem acompanhar gastos, apoiar auditorias, analisar padrões de consumo e fortalecer a tomada de decisão com dados estruturados e confiáveis.
