Como a Betha otimizou o uso de 13 ferramentas em apenas uma com a Paytrack

Há mais de 40 anos, a Betha Sistemas atua com o propósito de revelar o potencial expansivo das cidades e das pessoas, desenvolvendo soluções digitais para a gestão pública. Presente em mais de 800 municípios de 22 estados, a empresa impacta 44,5 milhões de pessoas com uma plataforma que conecta administração, arrecadação, educação, saúde, atendimento e conformidade.

Mas, para que tudo isso funcione na prática, há uma operação que também exige logística, eficiência e controle: a das viagens corporativas.

Com metade de sua equipe constantemente em deslocamento, entre técnicos, consultores e gestores, a Betha precisava garantir que cada colaborador pudesse viajar com autonomia, dentro das políticas internas, e sem sobrecarregar o time administrativo.

Antes da Paytrack, essa realidade estava longe do ideal.

“Nosso processo era moroso e falho”, lembra Ademir Figueredo Soares, gerente de Administração da Betha Sistemas.

“Usávamos 13 ferramentas diferentes para gerir viagens, desde locadoras até sistemas de despesas, e isso tornava tudo mais difícil. Havia uma crítica muito grande à área, porque não conseguíamos atender bem os viajantes.”

Mesmo com políticas internas definidas, a execução dependia de validação humana, o que aumentava o risco de erros e inconsistências. A equipe lidava com controles manuais, solicitações dispersas e um alto custo indireto de tempo, energia e retrabalho.

O principal desafio era claro: unificar e automatizar todo o processo de ponta a ponta, garantindo agilidade, controle e uma experiência fluida para o colaborado

A virada: verticalizar o processo e a experiência do viajante

Foi nesse cenário que a Paytrack entrou em cena e, segundo Ademir, “desde o início, com uma parceria de verdade”.

A jornada começou com o objetivo ambicioso de verticalizar toda a experiência do viajante em uma única plataforma. A cada etapa, novos módulos foram sendo liberados, ajustados e integrados ao fluxo da empresa, acompanhando o crescimento da parceria Betha + Paytrack.

Hoje, 100% das políticas de viagem estão parametrizadas na Paytrack, cobrindo hospedagem, aéreo, deslocamento terrestre e até alimentação, que conta com sete políticas diferentes, automatizadas de acordo com perfil e tipo de viagem.

“Antes tínhamos política, mas no papel. Dependíamos de uma pessoa pra validar. E quando deixamos a decisão na mão de alguém, ela é mais falha.
Automatizar reduziu o erro drasticamente. Em 2024, passamos por uma auditoria específica de viagens, e sem nenhuma ressalva.”

— Ademir Figueredo Soares, gerente de Administração da Betha Sistemas

Um exemplo prático citado por Ademir é o módulo de transfer, que substituiu completamente o antigo processo manual de cotação de transporte.

“Antes, tínhamos uma pessoa ligando e cotando táxi. Hoje, o próprio viajante faz tudo pela plataforma. Eu não vi nenhuma outra ferramenta entregar isso.”

A automação desse tipo de serviço mostra como a Paytrack vai além do básico e oferece diferenciais que tornam a gestão de viagens mais completa e integrada.

A implementação: mudança com propósito e apoio interno

Como toda transformação estrutural, a implementação exigiu mudança de cultura e patrocínio interno.

“Foi um processo complexo, porque mexemos com quase toda a cadeia de valor: financeiro, controladoria e o próprio viajante”, explica Ademir. Antes, havia liberdade excessiva de solicitações de diárias sem controle, decisões sem rastreabilidade.

Com a Paytrack, as violações acabaram e o controle passou a acontecer de forma automática, dentro das regras.

“Toda mudança gera desconforto. Tivemos resistência, sim, mas também muito apoio. Criamos nossos ‘patrocinadores’ internos, pessoas que bancaram o projeto. E, do lado da Paytrack, quando o time certo assumiu, tudo fluiu. A capacitação de quem está na ponta faz toda a diferença.”
— Ademir Figueredo Soares

O resultado foi um processo mais maduro, transparente e confiável, em que o viajante se sente protagonista, e o financeiro, respaldado por dados consistentes.

A parceria já soma mais de três anos e meio, e os ganhos são visíveis em todos os níveis.

A empresa passou de 13 plataformas desconectadas para um ecossistema unificado, com aprovações, solicitações e prestações de contas feitas diretamente pelo celular. O tempo antes dedicado a tarefas manuais foi convertido em produtividade. E os aprovadores, antes sobrecarregados, agora contam com um processo ágil, transparente e padronizado.

“Hoje fazemos tudo na palma da mão. Ganhamos em agilidade, compliance e produtividade, são ganhos mensuráveis.”
— Ademir Figueredo Soares

Além da eficiência operacional, a Betha conquistou maturidade de governança. A automação trouxe segurança para auditorias e clareza na aplicação das políticas internas, uma conquista fundamental para uma empresa que atende diretamente o setor público.

Para Ademir, o que torna a Paytrack incomparável não é apenas a tecnologia, é o modelo de parceria.

“Quando tenho um problema na Betha, o problema não é ‘da Betha’. É nosso problema, e a gente resolve junto. O que mais me surpreendeu foi a evolução. A Paytrack sempre foi forte em expense, mas cresceu muito em travel. É uma plataforma robusta, flexível e que acompanha o cliente na sua própria evolução.”
— Ademir Figueredo Soares

O olhar de futuro da Betha segue alinhado à inovação. A expectativa é continuar avançando em automação, inteligência artificial e personalização da jornada do viajante, sempre com foco em simplificar processos e fortalecer a experiência.

Conectando tecnologia, pessoas e propósito

Mais do que digitalizar processos, a parceria entre Betha e Paytrack representa a união de dois propósitos: usar a tecnologia para simplificar o que é complexo e conectar o que importa: pessoas, dados e resultados.

Com um processo 100% automatizado, políticas integradas e uma governança sólida, a Betha elevou seu padrão de eficiência e continua provando que a verdadeira inovação acontece quando tecnologia e colaboração caminham juntas.