Conheça a estratégia que uniu tecnologia, governança e cultura para transformar a gestão de viagens e despesas corporativas na empresa
Líder global em soluções biológicas para uma agricultura mais sustentável, a Koppert atua para proteger cultivos e polinizar lavouras em mais de 100 países. Mas, para fazer tudo isso acontecer, também precisa cuidar de outro tipo de logística, a que garante que suas equipes estejam nos lugares certos, na hora certa, com todo o suporte necessário.
A Koppert enfrenta diariamente a necessidade de deslocar colaboradores para diferentes regiões do Brasil, seja para visitas a clientes, treinamentos ou eventos do setor. O grande desafio era manter a gestão dessas viagens e despesas dentro da política, padronizadas e conectadas às áreas financeiras, sem sobrecarregar a equipe com tarefas manuais.
O caminho para a transformação
Para Luiz Silva, gestor financeiro da Koppert, o maior desafio não estava apenas no volume de viagens, mas na forma como elas eram geridas.
“Quando eu cheguei, tinha uma ferramenta que estava sendo utilizada, era também global e usada pela nossa matriz, mas que não estava aderente à operação do Brasil, dada ao volume que nós temos no país referente a despesas corporativas.”
Essa percepção levou a equipe da Koppert a buscar uma solução que realmente se encaixasse nas particularidades do mercado brasileiro, alinhando a política interna da empresa à ferramenta de gestão para garantir maior controle, governança e facilidade para os colaboradores.
Foi nesse contexto que a Paytrack entrou como solução. Com a automação do fluxo, do pedido de viagem à prestação de contas, e a aplicação automática das políticas da empresa, a gestão passou a ser mais ágil e estratégica. Como resume Luiz:
“A gente queria traduzir ou implementar uma cultura que já existia no processo, com uma ferramenta totalmente inovadora, que atenderia 100% daquilo que a gente precisava. E qual foi o nosso trabalho? Entender com a Paytrack a ferramenta, e não somente pedir a implementação e sair usando do jeito que a gente achava que tinha que usar.”
Essa abordagem colaborativa permitiu que a Koppert ajustasse a ferramenta para refletir fielmente suas diretrizes internas, promovendo a adesão dos colaboradores e uma governança mais robusta. O resultado foi uma redução significativa do retrabalho, maior transparência nos gastos e um processo mais fluido para todos os envolvidos, do campo ao financeiro.
Além de simplificar o processo para os usuários, a Koppert também conseguiu um impacto muito positivo na governança financeira. Luiz destaca a importância do controle e da responsabilização dentro da cultura da empresa:
“Criamos um instrumento chamado ‘Termo de Responsabilidade Financeira’ para ajudar a reforçar a cultura. Muitas vezes, o colaborador não sabe as sanções ou penalidades que podem existir, e com esse termo, passamos a mensagem clara: despesas e viagens corporativas não são um benefício, e sim uma condição para realizar o melhor trabalho possível.”
Essa mudança de mindset, apoiada pela ferramenta da Paytrack, ajudou a transformar a gestão de despesas e viagens, evitando abusos e reforçando a aderência às políticas internas. O processo ficou mais transparente, com validações automáticas e alertas para despesas fora do padrão, como palavras indevidas ou valores acima do permitido.
Luiz ainda compartilha que, antes da implantação, a Koppert enfrentava um cenário desafiador:
“A gente levava até um ano para finalizar uma prestação de contas, muitas vezes com valores acumulados de colaboradores que já tinham saído da empresa.”
Resultados expressivos e próximos desafios
Com a adoção da Paytrack, a Koppert conseguiu avançar significativamente na gestão de despesas corporativas e viagens, especialmente no controle dos gastos dentro da política interna. A empresa reduziu em 97% os gastos fora das diretrizes estabelecidas, eliminando muitas das falhas e excessos que antes causavam retrabalho e incertezas financeiras.
A conciliação das despesas, que costumava demorar até um ano para ser concluída, hoje é finalizada em cerca de 60 dias, refletindo a eficiência conquistada com a automatização dos processos. Além disso, a integração com a solução de Cartão Corporativo da Paytrack permitiu que os colaboradores tivessem maior responsabilidade e autonomia na gestão dos seus gastos, com limites definidos e necessidade de prestação de contas para liberação dos valores.
Luiz ressalta que o verdadeiro desafio está em manter essa cultura de responsabilidade, governança e compliance alinhada com a operação da empresa, garantindo que a tecnologia seja uma aliada para facilitar a rotina dos usuários e do time financeiro, e não um obstáculo.
Conectando eficiência, controle e inovação
Ao integrar suas políticas internas com uma plataforma adaptada às suas necessidades, a Koppert conseguiu reduzir custos, agilizar processos e envolver colaboradores em uma cultura de responsabilidade financeira.
Mais do que simplificar tarefas, a parceria com a Paytrack possibilitou à empresa dedicar seu time financeiro a atividades mais estratégicas, elevando o impacto da gestão para além do controle básico de despesas.
Se a sua empresa também busca melhorar o controle das viagens corporativas, garantir a aderência às políticas internas e proporcionar uma experiência mais fluida para seus colaboradores, conheça a Paytrack. Com soluções que acompanham todo o ciclo de despesas e viagens, você pode transformar a gestão do seu time, tornando-a mais eficiente, integrada e alinhada às necessidades do seu negócio.
