Passagem aérea corporativa: como comprar com economia?

Comprar uma passagem aérea para uma viagem pessoal é uma tarefa simples, mas que, ainda assim, demanda planejamento. No entanto, e quando falamos no mundo corporativo? Como comprar passagem aérea corporativa?

Os deslocamentos a trabalho são uma rotina comum em empresas de todo o Brasil. Com isso, os gestores de viagens encontram o desafio de organizar as viagens dos seus colaboradores.

E, por mais que você pense que o processo é igual a compra de uma passagem para uma viagem à lazer, não se engane. Comprar passagem aérea corporativa envolve uma série de fatores que influenciam o financeiro das empresas.

Deste modo, uma alternativa encontrada por muitas empresas é a contratação de uma agência de viagens corporativas. Afinal, estamos falando de uma parceira estratégica que facilita o planejamento dos deslocamentos a trabalho.

Neste artigo, vamos abordar algumas das melhores práticas para comprar passagens aéreas para os colaboradores de uma empresa. Portanto, acompanhe conosco e descubra tudo sobre este processo.

Antes, aproveite para falar com um dos nossos consultores e descobrir como a Paytrack pode ajudar sua empresa:

O que é uma passagem aérea corporativa?

Uma passagem aérea corporativa nada mais é do que um serviço voltado exclusivamente para empresas e seus colaboradores. Ou seja, elas são usadas para viagens corporativas.

Com isso, diferentemente de passagens convencionais, elas oferecem algumas vantagens como tarifas negociadas, flexibilidade para remarcações e cancelamentos.

Dentre as principais características das passagens aéreas corporativas, podemos citar:

• Tarifas especiais: companhias aéreas frequentemente negociam preços reduzidos ou pacotes personalizados para empresas com alto volume de viagens;
• Gestão integrada: as passagens podem ser adquiridas e gerenciadas através de plataformas ou agências especializadas, respeitando as políticas de viagens;
• Suporte exclusivo: é possível obter atendimento prioritário em caso de eventuais problemas, como mudanças de itinerário ou imprevistos.

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Como comprar passagem aérea corporativa com economia?

A compra de uma passagem aérea corporativa é uma prática recorrente em empresas que possuem uma alta demanda de viagens a trabalho. No entanto, é indispensável levar alguns fatores em consideração.

Isso porque cabe ao gestor de viagens planejar um deslocamento que esteja de acordo com as políticas de viagens da empresa. Logo, é preciso se atentar aos custos relacionados ao deslocamento, sempre respeitando o orçamento.

Neste momento, muitas organizações optam por contratar uma agência de viagens corporativas como aliada nos negócios. O serviço contratado é o responsável por fazer o planejamento de todas as viagens a trabalho.

Desse modo, a agência simplifica o processo de reserva da passagem, cuidando de detalhes como hospedagem, aluguel de carros, dentre outros serviços e garantindo que a compra esteja alinhada às políticas financeiras da sua organização.

Diferente de uma agência tradicional, uma agência de viagens corporativas oferece um serviço completo para as empresas. O que antes era feito de forma manual por um gestor de viagens agora passa a ser responsabilidade de especialistas no assunto.

Comprar passagens aéreas corporativas é uma tarefa que traz alguns benefícios para a empresa. Isso porque este processo proporciona não só a centralização dos gastos, como também uma maior facilidade na emissão de notas fiscais.

Ou seja, estamos falando de uma prática que, quando bem executada, contribui para uma gestão mais eficiente e econômica das viagens corporativas.

Práticas para comprar passagem aérea corporativa

O hábito de comprar passagens aéreas corporativas para viagens corporativas precisa vir acompanhado de alguns cuidados. Isso porque a falta de planejamento pode elevar os custos da operação e violar as políticas da empresa.

Por isso, selecionamos alguns dos melhores cuidados para que este processo seja feito da forma correta, confira:

1. Defina uma política de viagens

Antes de enviar um funcionário para uma viagem a trabalho, é preciso analisar a sua viabilidade. Para isso, é de suma importância definir quais são as políticas de viagens da empresa.

Aqui, estamos falando de regras e diretrizes que vão estabelecer como as viagens devem ser realizadas. Ao torná-las acessíveis aos colaboradores, eles poderão realizar os deslocamentos sem gerar nenhum contratempo para as empresas.

2. Busque por tarifas corporativas

Utilizar o CNPJ para comprar passagens aéreas pode abrir portas para tarifas corporativas exclusivas. Com isso, é preciso fazer uma comparação de preços entre as principais companhias, optando assim pelo valor mais vantajoso.

Além disso, vale destacar que essas tarifas não só ajudam a reduzir os custos diretos das viagens, mas também podem oferecer condições de pagamento mais flexíveis.

3. Atente-se à gestão de viagens corporativas

Para simplificar ainda mais a gestão, considere o uso de uma plataforma de gestão de viagens corporativas, como a Paytrack. Assim, a empresa passa a ter todas as informações centralizadas, facilitando o acesso a elas.

Isso torna a compra de passagens aéreas corporativas não só mais fácil, como também mais segura e alinhada com as políticas financeiras da empresa.

Principais desafios na compra de passagens aéreas corporativas

A compra de passagens corporativas traz consigo alguns desafios para as empresas. Quando não superadas, elas podem afetar tanto o viajante quanto o setor financeiro da empresa.

A seguir, confira alguns dos principais desafios que envolvem a compra de passagens para viagens corporativas:

• Gestão de múltiplas reservas: as empresas com alta demanda de viagens precisam gerenciar itinerários de vários colaboradores ao mesmo tempo;
• Controle de custos: é necessário encontrar o equilíbrio entre tarifas econômicas e flexibilidade para comprar passagens para os viajantes;
• Adaptação às políticas internas: as empresas precisam garantir que todas as reservas estejam em conformidade com a política de viagens corporativas;
• Alterações e cancelamentos frequentes: viagens a trabalho estão sujeitas a mudanças inesperadas. Por isso, sem flexibilidade nas condições da passagem ou suporte rápido, a empresa pode incorrer em custos elevados.

Para superar esses desafios, o uso de tecnologias como a solução completa da Paytrack ajuda a automatizar processos, integrar informações e otimizar custos. Isso permite que as empresas ganhem eficiência e segurança em suas operações de viagem.

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Quais erros evitar na compra de passagens aéreas?

No momento de comprar passagens aéreas corporativas, é necessário adotar alguns cuidados. Isso porque existem práticas que podem levar a custos elevados e imprevistos que comprometem o orçamento das empresas.

Sendo assim, destacamos os principais erros que devem ser evitados para garantir uma gestão eficiente e mais econômica. Confira:

Comprar passagens em cima da hora

A compra de passagens de última hora pode resultar em tarifas significativamente mais altas, além de limitar as opções de voos e assentos.

Deste modo, é preciso seguir algumas estratégias para evitar este tipo de problema, como por exemplo:

• Planejar as viagens com antecedência sempre que possível;
• Estabelecer diretrizes na política de viagens da empresa para incentivar a compra antecipada;
• Utilizar plataformas que ofereçam alertas de preços e monitoramento de tarifas.

Não revisar as regras tarifárias

É necessário entender que cada companhia aérea possui regras específicas sobre reembolsos, remarcações e franquia de bagagem. Com isso, ignorá-las pode gerar custos extras inesperados para as empresas.

Para evitar qualquer tipo de surpresa, é necessário que as organizações:

• Verifiquem sempre as condições da tarifa antes da compra;
• Prefiram tarifas flexíveis para viagens que possam sofrer alterações;
• Utilizem uma solução que centralize e facilite a visualização das regras tarifárias.

Não considerar opções de self booking

A gestão manual da compra de passagens aéreas corporativas pode gerar uma série de problemas. Entre eles, a existência de inconsistências, falta de controle sobre gastos e perda de oportunidades de economia podem comprometer a gestão de viagens.

Neste momento, o self booking permite que os próprios viajantes façam reservas dentro das diretrizes da empresa, trazendo benefícios como:

• Agilidade e autonomia para os colaboradores;
• Maior conformidade com a política de viagens;
• Redução de custos por meio da comparação de tarifas em tempo real.

Portanto, investir em uma solução de self booking integrada à gestão de despesas e viagens pode otimizar processos e melhorar a eficiência operacional da empresa.

Por que contar com uma agência de viagens corporativas?

Como foi possível perceber, contar com o suporte de um serviço especializado em viagens corporativas é fundamental. Afinal de contas, todo o processo de planejar uma viagem é feito em questão de poucos minutos.

Agora o colaborador pode reservar a passagem aérea, escolher a hospedagem e resolver outros detalhes da viagem a trabalho de forma digital e em uma plataforma centralizada. O que, sem sombra de dúvidas, simplifica esta tarefa.

Com a Paytrack, você garante a melhor experiência aos viajantes da sua empresa. Com suporte especializado e disponível 24 horas por dia, 7 dias da semana, imprevistos e urgências são resolvidos de forma rápida e prática.

Sendo assim, confira conosco como uma agência de viagens corporativas pode ser útil e te ajudar no momento de comprar passagem aérea corporativa:

1. Processos otimizados

Ao contar com uma agência de viagens corporativas, a empresa economiza tempo e otimiza seus processos. Isso porque cabe ao serviço especializado lidar com todas as burocracias de uma viagem a trabalho.

Desta forma, a equipe interna se concentra somente nas atividades estratégicas e essenciais para o negócio, em vez de lidar com a logística de viagens. Agora, o processo se torna mais rápido e, com isso, eficiente.

2. Compliance corporativo

Uma agência de viagens corporativas garante que todas as viagens sejam realizadas em conformidade com as políticas de viagem da empresa. O que significa uma menor probabilidade de fraudes e irregularidades.

Neste momento, o  compliance corporativo é de suma importância. Afinal de contas, as viagens a trabalho serão realizadas respeitando o orçamento previsto, evitando a ocorrência de problemas financeiros.

3. Transparência de gastos

A ocorrência de fraudes e irregularidades é  comum em empresas que realizam a gestão de viagens e despesas corporativas de forma manual. Deste modo, contar com um serviço especializado oferece uma maior transparência de gastos.

Ou seja, agora é possível ter acesso a relatórios detalhados e transparentes sobre todas as despesas relacionadas a viagens. Com uma visão mais clara dos gastos, a empresa monitora e analisa as despesas de forma precisa.

4. Redução de custos operacionais

A decisão de centralizar a gestão de viagens por meio de uma agência especializada pode reduzir significativamente os custos operacionais. Isso porque não é necessário mais ter uma equipe interna para lidar com tais tarefas,

Além disso, a agência se responsabiliza de buscar pelos melhores preços do mercado. Com isso, todos os fatores relacionados às viagens corporativas estarão alinhados com as políticas internas definidas pela empresa.

5. Atendimento personalizado e maior segurança

Imprevistos podem surgir de uma hora para outra, principalmente durante uma viagem corporativa. Mudanças no horário de um voo, cancelamento de uma viagem e a perda de uma bagagem são só alguns dos exemplos do que pode acontecer.

Neste momento, nada melhor do que obter suporte personalizado e disponível para resolver eventuais urgências, certo? Com um serviço como a Paytrack, os viajantes possuem atendimento exclusivo e de alto nível.

Sendo assim, na ocorrência de problemas, a equipe de atendimento estará apta para solucionar cada uma das demandas, tornando a viagem mais tranquila e segura.

Não deixe de ler o nosso conteúdo completo sobre o adiamento de despesas de viagens: como conter os riscos?

Conte com a Paytrack para comprar passagem aérea corporativa

Comprar passagem aérea corporativa pode deixar de ser um desafio para as empresas com o suporte da Paytrack. Com uma plataforma completa e centralizada, você pode otimizar o planejamento das viagens corporativas.

Nossa plataforma permite que você centralize todas as burocracias que estão por trás das viagens a trabalho, como a reserva da passagem, escolha da hospedagem, transporte, entre outros. Assim, você garante que cada transação esteja alinhada com as políticas financeiras da empresa.

A Paytrack proporciona acesso a tarifas corporativas exclusivas, ajudando sua empresa a economizar em cada viagem. Basta somente escolher a opção que esteja de acordo com os objetivos, garantindo o compliance corporativo.

Com uma ferramenta intuitiva e fácil de usar, a sua equipe compra as passagens corporativas de forma simples e rápida. Ao otimizar tais processos, é possível investir em outras demandas operacionais da empresa.

Portanto, não deixe de ter uma visão mais transparente dos gastos com viagens corporativas. Conte com a Paytrack e tome decisões estratégicas com maior assertividade.

Entre em contato conosco e tenha acesso a uma agência de viagens corporativas personalizada para o seu negócio. Fale com um dos nossos consultores e descubra como nós podemos te ajudar.