Skyscanner para viagem a trabalho: é a melhor opção?

Se você algum dia já buscou cotação de passagens aéreas, certamente plataformas como a Skyscanner foram opções certeiras. Apesar de serem muito conhecidas e funcionarem bem, talvez elas não sejam a melhor escolha quando falamos de uma viagem a trabalho. Manter o controle de dezenas de solicitações e garantir aprovação de todos esses pedidos é uma tarefa complexa. Por isso, quando falamos de viagens corporativas são necessárias soluções mais adequadas, principalmente porque o processo requer respeito à política estabelecida para a empresa. Na hora de aprovar pedidos e emitir passagens aéreas corporativas, é necessário pensar em praticidade, otimização e adequação às diretrizes da empresa. Por isso, entenda em alguns pontos porque Skyscanner e soluções similares não são as melhores opções.

Por que sites de turismo não são a melhor opção para viagens a trabalho?

Os sites de turismo podem funcionar muito bem se você quer agendar suas próximas férias com a família, mas isso não significa que será igualmente eficaz na realidade de empresas. Quem gerencia essas solicitações em uma rotina corporativa sabe bem que o processo conta com várias etapas e a aprovação nem sempre é simples. Colaboradores não têm autonomia para decidirem preços, por exemplo. Por mais que possam fazer cotações por conta própria, a decisão final é dever, em geral, da equipe responsável ou dos gestores. Só nesse processo, já dá pra ver que o fluxo de tarefas não é tão fácil de lidar. Leia mais: A retomada das viagens corporativas já começou? Vamos passar por alguns pontos a seguir que mostram os motivos pelos quais sites de turismo tradicionais não servem na realidade de viagem a trabalho.

Você não consegue configurar uma política de viagens

Toda empresa que lida com uma rotina de solicitação de viagens corporativas precisa estabelecer e cumprir com as diretrizes de autorização. A política de viagens garante que colaboradores só façam deslocamentos quando é realmente necessário. Além disso, as regras mantêm um controle de custos e evitam qualquer chance de fraude. Muitas vezes, essas políticas são complexas, contando com uma série de fatores limitadores. Portanto,utilizando sites comuns, para pessoas físicas, seria praticamente impossível garantir que todas as solicitações estariam adequadas. O ideal é que haja uma configuração prévia, automatizando os pedidos para os moldes da política da empresa.

Os fluxos de aprovação são impraticáveis

Imagine uma empresa em que colaboradores possam fazer sua cotação de viagens e basear suas solicitações em  sites como o Skyscanner. Após despender algumas horas nesta pesquisa,  os viajantes enviam um e-mail com os dados da solicitação para que o responsável pudesse verificar. Ainda que o responsável possa aprovar a compra, quem a realiza é o setor de compras, financeiro ou de viagens. Então, o mesmo precisaria enviar uma solicitação ao financeiro, para que então a passagem seja comprada. O processo parece muito demorado e cheio de etapas, certo? Isso acontece frequentemente, quando uma plataforma B2C é utilizada. E no meio deste processo, ainda há o risco de a passagem não ser aprovada forçando o ciclo começar do zero. Nesse fluxo, há a perda de tempo, a complexidade de solicitações que transitam por várias pessoas e, certamente, a perda do melhor preço, já que esses valores são dinâmicos. Agora, o uso de soluções especializadas em viagens a trabalho permite a seleção dentro das políticas, reduzindo a possibilidade de reprovações, além da aprovação e compra em poucos cliques.

Os dados de viagem ficam descentralizados e sem padrão

Dados de viagens corporativas são importantes para um controle contínuo dos custos de viagem, da gestão direta das demandas dos times em deslocamento e até mesmo para saúde e segurança dos viajantes.. Assim, os departamentos conseguem cruzar informações e analisar se elas estão adequadas com o orçamento e diretrizes internas de compliance, entre outras análises.  Além disso, a centralização permite ter maior previsibilidade de custos a médio prazo, preparando melhor a empresa. Outro ponto de destaque é o trabalho ativo de corte de custos. Se esses dados estão centralizados em uma plataforma, é fácil acessá-los, criar relatórios e até mesmo compartilhar entre pessoas e setores para elaborar planos de ação eficientes. Como construir esta visão sem uma solução integrada única? É praticamente impossível. Usando métodos como os sites de turismo, seria necessário acessar cada e-mail de reserva de passagem, o que significaria um trabalho manual muito grande.  

O atendimento é generalista

As plataformas tradicionais também não são capazes de entregar um atendimento direcionado a viagem de trabalho. Ou seja, se a empresa necessita de um comprovante específico ou reagendamento de várias passagens ao mesmo tempo, por exemplo, dificilmente isso será possível com ajuda do atendimento do site em questão. Além disso, problemas de funcionamento do site ou erros de qualquer tipo também não podem ser solucionados rapidamente. No entanto, tudo muda de figura quando a empresa utiliza uma solução específica para atender suas demandas de viagem a trabalho.

Quais são os benefícios das plataformas especializadas em viagens corporativas (OBT)?

Indiscutivelmente, a melhor opção para empresas que desejam solicitar, gerenciar e aprovar pedidos de viagens corporativas são as plataformas de Online Booking Tools, conhecidas como OBTs. São softwares automatizados, digitais e integrados, que permitem que colaboradores façam suas solicitações e setores responsáveis atuem aprovando, controlando e registrando essas viagens. Diante da rotina de muitas solicitações e um alto volume de dados para serem gerenciados, o uso de soluções especializadas garante a segurança e eficiência dos processos. Há muitas vantagens estratégicas com a escolha do software certo. Conheça as principais vantagens:

• Economia de tempo durante o processo: ao centralizar fornecedores, pesquisa, aprovação e compra de serviços em uma plataforma intuitiva para o usuário, horas são economizadas em todo o processo, permitindo que viajante e gestores invistam esforço em atividades mais estratégicas.
• Redução de custos: além de ganhar tempo, OBTs permitem a economia de recursos ao elevar compliance dos serviços selecionados com as políticas da empresa além da visibilidade sobre os custos, que permite a criação de estratégias para redução de despesas.
• Compliance mais apurado: com a aplicação de políticas realizada no momento da pesquisa dos serviços, colaboradores são mais propensos a segui-las. Online Booking Tools mais robustos permitem ampla parametrização de políticas que garantirão o compliance de despesa nas viagens corporativas.
• Centralização e organização dos dados: tanto para a empresa quanto para o colaborador, um bom OBT auxiliará na organização das informações de suas viagens. Não será necessário entrar em sites diferentes para consultar informações de cada serviço utilizado, assim como será possível manter um histórico de todas as viagens realizadas. 

Combinação entre experiência B2C e gestão de nível corporativo

As plataformas OBT modernas combinam o melhor dos dois mundos: a experiência de navegação, cotação e reserva dos sites B2C, ou seja, voltados ao usuário final, com os recursos de gestão necessários às empresas. Leia mais: Porque permitir que colaboradores reservem as próprias viagens Essa facilidade acaba com um problema recorrente, que é a busca de passagens fora das plataformas OBT. Uma pesquisa apontou que para 60% dos gestores  isso é motivado pela busca por preços melhores. Isso demonstra que para as plataformas corporativas a experiência do usuário e disponibilidade de serviços com preços competitivos ainda são um desafio. Para solucionar isso,é preciso que as soluções sejam pensadas para atender todos os lados de quem usa a plataforma, começando pelo colaborador. Essas pessoas precisam acessar um ambiente em que a busca por passagens e hospedagens seja tão fácil quanto é utilizando o Skyscanner, por exemplo, e a solicitação siga um processo automatizado. Já o setor de gestão de viagens corporativas demanda por visibilidade, ter acesso a todas as solicitações e disponibilizar para os viajantes as melhores opções de serviços que se enquadrem nas políticas da empresa. Leia mais: Principais achados da pesquisa Travel & Expense Benchmark Brasil  A solução da Paytrack busca oferecer este tipo de experiência completa, possibilitando conexão direta com os principais fornecedores de viagens do mercado, além das agências de viagens que atendem nossos clientes. Assim, é possível acessar uma oferta ampla de opções de passagens aéreas e demais serviços de viagem, além de conseguir melhores preços. Tudo isso, dentro de um ambiente de gestão simples e otimizada e que pode ser acessada por aparelhos mobile. Agendar uma viagem a trabalho não precisa ser difícil, assim como o processo de aprovação, gestão e monitoramento de solicitações também pode ser fácil. Com a plataforma certa, é possível ter maior rapidez e controle de informações, sejam elas logísticas, sejam financeiras. Você conhece as principais práticas na gestão de despesas e viagens corporativas nas empresas brasileiras? Para saber mais, preencha o formulário abaixo e acesse o estudo T&E Benchmarking Brasil e confira os dados das maiores companhias do país! Quer conhecer mais sobre a nossa solução pode ajudar a sua empresa a reduzir custos e otimizar os processos? Fale com nossos especialistas!