Auditorias: saiba como preparar seu time financeiro

Joyce Oss Emer, consultora em gestão administrativo-financeira, e Mileyde Peron, coordenadora financeira na Ambev Tech compartilharam soluções práticas para manter o time financeiro preparado para qualquer auditoria em um webinar completo.

No evento ao vivo, as especialistas discutiram sobre temas como a importância do papel da liderança, a percepção dos times financeiros sobre as auditorias e como o mapeamento de processos impacta o dia a dia das equipes. Continue lendo este artigo, ou assista ao evento completo e saiba mais!

Qual é a relação entre compliance, auditoria interna e o time financeiro?

Estar em compliance com algo significa garantir que uma atividade ou informação esteja de acordo com determinadas regras e diretrizes. Nas empresas, o compliance é essencial para a garantia de que os processos internos são executados, assim como as diretrizes legais. Sobre o tema Mileyde Peron destaca:

“ O compliance eu vejo como uma ferramenta que nos dá a certeza de que os nossos processos estão dentro das conformidades legais, (…) e ele não é mais uma exclusividade de grandes empresas, em empresas de todos os tamanhos temos que garantir que os processos estão em compliance.”

Para o time financeiro, que centraliza um grande volume de informações importantes para a gestão e tomada de decisão, garantir que o compliance esteja em dia é indispensável. Relatórios de custo, declarações contábeis, entre outros documentos com dados  estratégicos  são de responsabilidade da equipe de finanças, daí surge a relação tão próxima com o compliance em si. 

“ (…) o time financeiro é responsável por estruturar isso, executar e fazer a manutenção desses processos, para que eles estejam seguros e de acordo com essas obrigações [legais].” continua Mileyde.

A relação entre a equipe financeira, o compliance e a auditoria se dá no encontro das informações importantes geridas por este time com a necessidade de assegurar que o compliance esteja garantido, que é quando ocorrem as auditorias.

“A auditoria eu vejo como uma validação de que os processos estão ok. O parecer da auditoria é um reflexo desse trabalho [de execução dos processos em compliance] com o gestor e o time.” finaliza Mileyde sobre a relação.

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Por que tantas pessoas têm receio do processo de auditoria e como mudar isso?

A auditoria é um meio de “dissecar” os processos de uma empresa, ou seja, analisar detalhadamente todas as atividades desenvolvidas, e tem como objetivo verificar se estas ações estão conforme planejado pela própria empresa, ou se estão de acordo com as leis.

Eventualmente, podem ser identificados gaps e erros processuais, neste ponto muitos profissionais desenvolvem uma aversão às auditorias, pelo receio de que tenham seus erros apontados, conforme comenta Joyce Oss Emer:

“Ninguém gosta de errar né, mas a gente sabe que o erro é muitas vezes inevitável, somos seres humanos, não tem como não passar por isso. Mas o que eu acho muito importante frisar com a equipe é o que se faz com um erro, não posso ignorar um erro, preciso analisar o porque ele aconteceu e como eu evito [que ocorra novamente].”

O receio em torno do processo de auditoria pode dificultar a atividade, visto que os profissionais podem estar menos dispostos a auxiliar na reunião das informações. Por isso, é importante que lideranças do setor estejam atentos aos meios de evitar que o time tenha esta visão negativa.

⇒Leia também: Auditoria interna: por que sua equipe tem medo?

Mileyde Peron destacou no evento os pontos que considera mais importantes para garantir uma equipe com a mentalidade certa para passar por uma auditoria:

• Ambiente de segurança psicológica: o colaborador precisa sentir que seu local de trabalho é um ambiente seguro onde ele possa levar o erro à sua liderança e terá ajuda para encontrar uma solução e não uma repreensão;
• Errar rápido para aprender rápido: com um ambiente seguro e colaboração na procura por soluções, os erros são corrigidos rapidamente e o colaborador poderá identificar outras situações em que o processo possa ser melhorado, antes mesmo da ocorrência de um novo erro;
• Papéis e responsabilidades claros: cada integrante do time financeiro deve saber com clareza quais as suas responsabilidades, isso dá autonomia e gera uma noção do impacto que as suas entregas têm no coletivo;
• Entregas coletivas: é preciso ainda reforçar a visão coletiva sobre as entregas, o time financeiro precisa ser uma unidade para fornecer informações relevantes para diversos setores.

Estes pontos quando aplicados no dia-a-dia da equipe contribuem para que o grupo, ao se deparar com uma auditoria, a perceba apenas como mais uma entrega coletiva, que irá atestar a qualidade dos seus processos. Com uma comunicação aberta e transparente sobre erros e ajustes nos processos, o time não precisará se preocupar com o parecer do auditor.

Como preparar o time financeiro para o processo de auditoria?

Como já vimos, um ambiente seguro e que favoreça a criação de soluções por si só já é um meio de preparar a equipe para a temida auditoria. O alinhamento entre liderança e liderados é essencial para que os processos que foram definidos sejam seguidos e que, quando um membro do time identificar uma oportunidade de melhoria possa compartilhar e ser ouvido.

Além disso, Joyce e Mileyde ainda trouxeram outros pontos importantes para que a equipe se mantenha em compliance e preparada para a auditoria, veja a seguir:

1. Manter a casa organizada: com processos  bem estruturados, mapeados e documentados todo o time financeiro ganha mais segurança e autonomia, uma vez que não restam dúvidas sobre como executar determinada atividade, Apesar de ser um passo básico, é extremamente importante prestar atenção neste ponto que serve como alicerce para o time;
2. Naturalizar a validação de processos: se uma equipe revisa seus processos com frequência e analisa de forma crítica suas demandas, validações formais como as auditorias não serão um problema;
3. Job rotation: esta prática consiste em realizar um rodízio de demandas entre pessoas de áreas diferentes no time. Isso auxilia a validar a documentação do processo, afinal as pessoas não têm ciência de todo o processo e irão se basear no manual. Além disso, esta prática gera mais segurança e conforto para o colaborador e para a empresa, não é preciso se preocupar em deixar a empresa na mão ao sair de férias ou encarar novos desafios profissionais, pois o processo sempre será conhecido por mais pessoas no time;
4. Identificar quais processos podem ser automatizados: saber o que é operacional e pode ser automatizado e o que exige a atenção de um especialistas para analisar as informações é essencial. Assim, você poderá focar a energia da sua equipe em analisar e traduzir os números gerando insights relevantes para a gestão da companhia.

Sobre a automatização de processos Joyce complementa:

“Eu vejo bastante isso, todos os processos que podem ser automatizados, devem ser automatizados. Até para oportunizar às pessoas que estão aí a terem atividades que colaboram para uma solução, e se desenvolverem melhor.”

Em poucas palavras, a chave para manter o time financeiro preparado para uma auditoria é garantir que no dia-a-dia todos estejam orientados ao compliance. Equipes engajadas e que tenham consciência da importância das suas ações, busca constantemente pela melhoria das próprias entregas, isso inclui a conformidade das informações e dos processos.

Sabe quando há uma turbulência em um voo mas as aeromoças estão tranquilas e você se tranquiliza com isso? Este é o papel do líder, a liderança deve ser uma facilitadora nas auditorias e no dia-a-dia, onde o colaborador busca por apoio, segurança e orientação. Construir uma relação que gere confiança no time financeiro fará com que todos contribuam para a melhoria e assertividade dos processos.