Reserva de contingência é um conceito que toda empresa precisa conhecer. Não só entender, mas saber a sua importância e como aplicá-la na prática é crucial.
Neste artigo, vamos te explicar tudo sobre a prática e ao final, ainda te mostrar como ter uma gestão de despesas eficiente pode ajudar o seu negócio a ter mais independência financeira .
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O que é uma reserva de contingência?
Reserva de contingência é uma reserva financeira criada a partir de uma parte do lucro líquido da empresa, e é destinada a cobrir situações que possam causar prejuízos operacionais e financeiros. Ela tem como base perdas prováveis e estimadas, não só emergenciais, servindo para compensar eventos futuros não desejados. Esse fundo financeiro é criado para que as empresas possam enfrentar com sucesso eventuais problemas.
Assim, o objetivo da reserva é oferecer segurança financeira, uma melhor gestão de riscos e garantir o cumprimento de suas obrigações, de modo que as empresas consigam lidar com despesas extras, perdas ou outros acidentes.
Por isso, ela é de suma importância também para que, em momentos difíceis, as empresas não precisem buscar financiamentos urgentes e percam ainda mais dinheiro. E, quando não for preciso utilizá-la, ela pode ser revertida como lucros acumulados da empresa – isso irá depender se a empresa obedece à Lei S.A, ou se não, dependerá das regras estabelecidas no contrato social.
Portanto, a reserva de contingência é um investimento estratégico muito recomendado às empresas.
Por que sua empresa precisa ter uma reserva estratégica?
A reserva de contingência serve como uma espécie de “colchão” financeiro contra perdas reais no caixa das empresas.
Ela é uma etapa essencial no planejamento financeiro empresarial, processo estratégico que tem como objetivo mapear, organizar e projetar os recursos financeiros de uma empresa. Além disso, ela serve para lidar com problemas relacionados a:
- Emergências médicas: reserva criada para cobrir despesas estimáveis com a saúde e segurança do trabalho (processos trabalhistas devido a doenças ocupacionais e indenizações por acidentes de trabalho);
- Desastres externos repentinos: Em situações de roubos, desastres naturais, incêndios não cobertos pelo seguro, crises econômicas em um setor, desvalorização abrupta do câmbio, etc;
- Falhas operacionais: Quando falhas na operação comprometem de forma crítica o funcionamento da empresa (problemas graves de TI, quando o sistema falha e gera perda de dados (;
- Reparos urgentes: Consertos de equipamentos fundamentais para a operação: máquinas e outras infraestruturas.
Outros exemplos de problemas em que a reserva de contingência pode atuar, são:
- Alterações nos custos de matérias-primas;
- Perdas de grandes clientes;
- Epidemias;
- Mudanças na legislação e regulamentação;
- Outros litígios (disputas judiciais).
Nesse sentido, ela é importante para garantir que as empresas tenham segurança financeira, consigam gerir os riscos que surgirem e, ainda, assegurem o cumprimento de suas obrigações. Vejamos melhor cada um deles:
Gestão de riscos
A gestão de riscos é uma etapa importante para reduzir os riscos financeiros e oferecer segurança financeira às empresas. Ao fazer esse tipo de gestão, é possível identificar e prever problemas que podem aparecer dentro da empresa e no setor ao qual ela pertence.
Assim, depois de ter analisado e reconhecido os problemas que podem vir a surgir, a empresa deve criar estratégias para evitar que eles aconteçam e a reserva de contingência para cobrir os custos a mais.
Segurança financeira
Ter uma reserva financeira empresarial proporciona segurança financeira para os negócios. Ao invés de solicitar empréstimos, que irão adicionar ainda mais custos na conta, a empresa recorre aos próprios recursos financeiros. A empresa cria a reserva a partir dos lucros obtidos e, por isso, não precisa buscar ajuda externa.”
Desta maneira, ela serve para manter a receita estável a longo prazo diante das oscilações no fluxo de caixa.
Cumprimento de obrigações
A segurança financeira permite que as empresas cumpram com as obrigações financeiras, como salários, pagamento de fornecedores, impostos e financiamento, apesar das dificuldades enfrentadas.
Além do cumprimento, a empresa ganha maior credibilidade aos olhos de investidores e credores, pois demonstram que, embora estejam passando por momentos difíceis, elas sabem como fazer uma boa gestão de riscos.
Diferença entre reserva de contingência e reserva de emergência
Os termos parecem iguais, mas no mundo contábil cada um tem um significado diferente. Vamos lá:
Reserva de emergência:
- É comum tanto na gestão financeira pessoal quanto na gestão empresarial;
- Não está previsto em lei;
- Consiste em um fundo de liquidez imediato e não previsto;
- De curto prazo: normalmente para cobrir despesas de três a seis meses.
Reserva de contingência:
- É comum na gestão empresarial;
- Está prevista na Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/1976, art. 195);
- Criada a partir do lucro líquido da empresa, para cobrir perdas previstas e identificadas;
- Não é somente para emergências, já que é destinada a riscos previamente identificados;
- Pode ser de curto, médio ou longo prazo: irá depender dos tipos de despesas previstas;
- Sem os eventos, a reserva pode ser revertida como lucro.
Em resumo, enquanto a reserva de contingência serve para cobrir riscos futuros previstos, a reserva de emergência serve para liquidar de forma imediata despesas não previstas, não estimadas.
Exemplos de situações em que a reserva é essencial
Agora que já mostramos um pouco da teoria sobre a reserva de contingência, vamos a alguns exemplos mais práticos de situações em que a reserva será utilizada na sua empresa:
Emergências médicas
Imagine que, numa indústria química, um colaborador sofre uma intoxicação ao inalar alguma substância química durante o trabalho. A reserva de contingência será então utilizada para despesas médicas e gastos possíveis com indenizações trabalhistas.
Outro exemplo: durante uma viagem corporativa, um colaborador sofre um acidente de carro. Esse caso é considerado acidente de trabalho e a empresa deverá se responsabilizar. A reserva para essa situação será utilizada para as despesas médicas, indenizações trabalhistas e, em caso de morte, pensão por morte decorrente de decisão judicial a favor do funcionário e contra a empresa – neste último, a reserva serve para custear as primeiras despesas, não os pagamentos futuros, que entram então como provisão e não reserva de contingência.
Um exemplo real de acidente de trabalho foi o que ocorreu em abril de 2025, quando uma empresa de Tangará da Serra foi condenada a indenizar a família de um funcionário que morreu em um acidente de trânsito, durante uma viagem a trabalho.
Desastres externos repentinos
Para exemplificar, vamos pensar neste cenário: num prédio corporativo, acontece um incêndio. O seguro empresarial pode cobrir os danos materiais, perdas de receita e despesas adicionais. Porém, a apólice contratada cobre somente 2 milhões, enquanto o patrimônio da empresa vale 5 milhões.
Logo, se o incêndio causar perda total, a empresa precisa dar conta dos 3 milhões restantes sozinha. Esse valor restante pode ser coberto, então, com a reserva de contingência.
Falhas operacionais
Exemplos práticos de falhas operacionais:
O servidor de ERP da empresa falha gravemente, levando à paralisação das operações da empresa, como emissão de notas fiscais, controle do estoque, e outras tarefas básicas e fundamentais para o funcionamento do negócio. A reserva financeira irá amortecer os danos contábeis e financeiros causados pela perda.
Outro exemplo: O site de um e-commerce fica fora do ar durante uma semana, causando perdas nas vendas, redução da credibilidade da empresa e outras consequências. A reserva irá, então, cobrir as perdas na receita da empresa.
Como calcular e criar uma reserva de contingência?
Criar uma reserva de contingência é importante para a gestão de despesas corporativas de um negócio. As etapas para criar uma são as seguintes:
1. Identifique as despesas mensais
Primeiro, reveja as despesas mensais essenciais da empresa (pagamento de fornecedores, salários, impostos, contas de aluguel, seguros, contratos de serviços e outros custos recorrentes).
2. Estime a oscilação do fluxo de caixa
Faça uma estimativa da oscilação do fluxo de caixa. Avalie se há flutuações que impactam o orçamento de alguma forma.
3. Estabeleça o objetivo e o tempo de duração da reserva de contingência
Em seguida, defina qual é o objetivo da reserva: considere riscos que a empresa pode enfrentar, tanto internos (perdas de clientes, falhas operacionais, etc), quanto externos (crises econômicas, por exemplo). Estabeleça qual será o tempo de duração da reserva: curto, médio ou longo prazo?
4. Calcule a reserva
O cálculo a ser feito é o seguinte:
Reserva de contingência = despesas mensais essenciais x número de meses da reserva.
Algumas observações: para o cálculo, considere oportunidades de redução de custos e variações da receita.
5. Implemente ferramentas de gestão financeira
Usar ferramentas que auxiliem na gestão das despesas tem o objetivo de simplificar o trabalho, otimizar tempo e recursos, e impulsionar o crescimento do seu negócio.
6. Revise com regularidade
Atualize a reserva de contingência regularmente. Leve em consideração mudanças das despesas, da receita e do mercado.
Como a gestão eficiente de despesas reduz a dependência da reserva de contingência?
Ainda que a reserva de contingência seja uma parte essencial no planejamento e na gestão das finanças de uma empresa, manter uma gestão de despesas eficiente é ainda mais importante. Isso porque ter uma gestão financeira sólida reduz os riscos e problemas no futuro. Mas, você sabe como gerenciar as despesas da sua empresa de modo a tornar-se mais independente da reserva?
Com o intuito de ajudar as empresas a terem um melhor controle na gestão de suas despesas, a Paytrack criou uma plataforma que permite que as empresas:
- Façam a prestação de contas de forma automatizada: através da leitura automática de notas fiscais (OCR com IA);
- Vejam as despesas por centro de custos, tipo de colaborador e outros parâmetros;
- Visualizem em tempo real os dados através de relatórios gerenciais;
- Detectem gastos não permitidos: por meio de auditoria automatizada;
- Integrem com diferentes ERPs, bancos e APIs.
Além dessas funções, a Paytrack oferece ferramentas que ajudam no controle e manutenção da gestão de despesas, entre elas:
- O cartão corporativo: uma alternativa prática e segura de evitar adiantamento de despesas em dinheiro;
- O aplicativo de despesas: otimiza o processo de registro de despesas, com notas fiscais digitalizadas e atualizadas;
- O reembolso automatizado: os gestores têm acesso a todos os gastos envolvidos e os colaboradores podem solicitar o reembolso de maneira rápida. Um sistema de reembolso de despesas evita erros humanos e aumenta a conformidade com a política de despesas corporativas da empresa.
Se tiver dúvidas ainda, você pode falar com os nossos especialistas. É só responder ao formulário abaixo:
