Uma press trip é uma viagem organizada por uma empresa para jornalistas, influenciadores, formadores de opinião e parceiros estratégicos com o objetivo de apresentar e promover eventos, instalações, operações, produtos e serviços.
Mais do que uma experiência turística, as viagens de imprensa são uma das estratégias de comunicação e marketing mais eficazes para fortalecer o relacionamento com a mídia, expandir o alcance da marca e ganhar autoridade no mercado.
No entanto, para que ela tenha bons resultados, é preciso que seja bem organizada, considerando desde a logística até a prestação de contas.
Neste artigo, saiba como promover uma press trip de sucesso e entenda como a Paytrack ajuda na gestão de viagens corporativas e despesas. Acompanhe!
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O que é press trip e como funciona?
A press trip é uma viagem promovida por uma empresa com o objetivo de apresentar produtos, serviços, instalações ou operações para jornalistas, influenciadores, formadores de opinião e parceiros de negócio.
Esse tipo de viagem corporativa tem um caráter institucional, que oferece aos candidatos uma experiência planejada para dar visibilidade ao que a empresa deseja comunicar.
Ou seja: não se trata apenas de uma viagem turística, mas sim de uma ação de comunicação e marketing. Logo, o roteiro é pensado para atingir os objetivos estratégicos da empresa.
Visitas guiadas, demonstrações ao vivo, experiências VIP, entrevistas com especialistas e acesso a áreas restritas são alguns exemplos de experiências comuns nesse tipo de viagem.
Então, o principal objetivo é fornecer conteúdo de qualidade, que enriqueça a cobertura e fortaleça o relacionamento com as pessoas que influenciam a opinião pública e o mercado. Além disso, uma press trip também pode contribuir para outros propósitos como:
- Fortalecer relacionamento com mídia e influenciadores: a aproximação com profissionais de imprensa e formadores de opinião é essencial para manter o diálogo aberto e conquistar espaço nos veículos de comunicação.
- Gerar narrativas qualificadas: como os participantes vivenciam a experiência promovida pela empresa, a cobertura tende a ser melhor contextualizada, com informações técnicas precisas e direcionadas.
- Acelerar percepção de marca e de projetos: ver a estrutura, conversar com executivos e acompanhar demonstrações na prática acelera a compreensão sobre o posicionamento e os diferenciais da marca.
Portanto, a press trip é uma estratégia potente que, quando bem planejada, traz excelentes resultados. A seguir, conheça alguns contextos que normalmente motivam essas viagens.
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Por que promover viagens de imprensa?
Empresas podem promover press trips por diversas razões. Mas a motivação, vale ressaltar, sempre deve ser estratégica.
Afinal, a ideia não é apenas convidar jornalistas e influenciadores para conhecer a empresa, mas sim criar uma experiência que gere bons materiais de divulgação na mídia e agregue valor à comunicação institucional.
Por isso, ter um objetivo claro é o primeiro passo para que o investimento realmente valha a pena. Entre as principais razões para organizar uma press trip podemos citar:
Novos produtos ou soluções
Ao invés de divulgar apenas um press release, a empresa promove um evento especial e oferece uma demonstração prática de novos produtos ou soluções.
Isso aumenta o entendimento técnico e gera mais segurança para quem vai comunicar ao mercado, além de tornar o próprio lançamento mais noticiável.
Instalações e operação
Também é comum convidar a imprensa para visitar fábricas, hubs de inovação, data centers ou operações logísticas, entre outras instalações da empresa.
Essa prática é eficaz porque ver a operação funcionando e conversar com especialistas eleva a percepção de valor, o que é transmitido através do conteúdo produzido.
Além disso, especialmente em setores regulados ou de impacto social e ambiental, mostrar processos de forma transparente fortalece a reputação institucional.
Tecnologia e inovação
Outra motivação para realizar viagens de imprensa é demonstrar como a empresa está inovando no setor, seja pela aplicação de novas tecnologias, seja por pesquisas de desenvolvimento de produto e novas soluções.
Esses são apenas alguns exemplos que costumam ser atrativos para esse tipo de viagem e compensam o investimento, como vimos, tudo depende dos objetivos de negócio e o que pode ser pautado no momento.
Tipos de press trip: imprensa, influenciadores e parceiros
Além de ter um objetivo claro, ao planejar uma press trip também é preciso considerar diferentes perfis de convidados. Cada um tem expectativas, necessidades e formatos de entrega distintos.
Por isso, é comum classificar o tipo de press trip de acordo com o perfil dos convidados. São eles:
Press trip de imprensa
Os jornalistas buscam informação precisa, dados, contexto e acesso a fontes qualificadas. Por isso, a experiência deve ser orientada pela clareza e objetividade, com agendas bem estruturadas e entrevistas relevantes.
Press trip de influenciadores
Influenciadores, inclusive os especializados em nichos B2B, priorizam vivência, materiais visuais, conversas com especialistas e espaços que permitam criar conteúdo próprio. Nesse caso, o formato é mais dinâmico e demanda planejamento de tempo e suporte.
Parceiros e stakeholders
Algumas press trips incluem distribuidores, clientes estratégicos, investidores ou representantes institucionais. Aqui, o foco é relacionamento de alto nível e compreensão profunda da entrega da empresa.
Como cada público exige abordagens logísticas e comunicacionais diferentes, é necessário fazer um planejamento detalhado. Veja a seguir um passo a passo completo para fazer a organização.
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Passo a passo: como organizar uma press trip
Organizar uma press trip corporativa é um processo complexo. Isso porque o planejamento envolve diversos setores da empresa e exige controle de custos, logística minuciosa e gestão de riscos.
Veja abaixo um passo a passo para orientar a organização:
1. Briefing estratégico
O primeiro passo do planejamento é definir objetivos e pontos essenciais da estratégia. Responder as perguntas abaixo ajuda nesse processo:
- Qual é o objetivo da press trip?
- Quem é o público convidado?
- Quais mensagens-chave precisam ser comunicadas?
- Qual local ou operação será visitado?
- Quais áreas da empresa estarão envolvidas?
A partir desse briefing inicial, é possível definir o formato da agenda, a escolha dos participantes, o escopo logístico e o orçamento.
2. Planejamento logístico
O planejamento logístico de uma press trip envolve diversos detalhes, que são essenciais para que a viagem seja bem-sucedida. Alguns pontos de atenção são:
- Passagens aéreas e transporte terrestre: deve levar em conta horários, conexões, tempo de deslocamento e impactos na agenda.
- Hospedagem: a escolha precisa ser adequada ao perfil dos convidados e às políticas internas da empresa.
- Deslocamentos internos: traslados entre locais de visita, recepção no aeroporto, acompanhamento da equipe.
- Vistos e documentação: especialmente para viagens corporativas internacionais, o cuidado com documentação deve ser redobrado.
- Aglutinação de agendas: coordenar horários entre executivos, especialistas e participantes com precisão para que as atividades corram bem.
3. Gestão financeira e de custos
A gestão financeira e de custos é um dos pontos mais críticos na organização de uma press trip. Para que ela seja sustentável e transparente, é preciso observar os seguintes pontos e garantir que estejam de acordo com as políticas da empresa:
- Adiantamentos: Quem vai receber? Como será controlado?
- Reembolsos: É comum que participantes ou equipes tenham pequenas despesas durante a viagem. Isso precisa estar previsto.
- Pagamentos centralizados: Soluções que permitem pagar passagem, hotel e transporte via plataforma simplificam o fluxo e reduzem erros.
- Prestação de contas: Todos os gastos devem ser centralizados, categorizados e auditáveis.
Sem uma plataforma de gestão de viagens e despesas, esse processo pode se tornar difícil de rastrear e suscetível a falhas.
Por isso, contar com uma plataforma de gestão de viagens e despesas corporativas como a Paytrack é a melhor opção.
Ela facilita tanto o planejamento da viagem (com reservas de hotéis, passagens, aluguel de carros etc.), quanto a gestão das despesas (com adiantamentos, reembolsos, prestação de contas e conciliações automáticas, entre outros recursos).
4. Time responsável
A organização de uma press trip eficiente envolve diversas áreas da empresa, como:
- Comunicação/PR — responsável pela estratégia e conteúdo.
- Eventos — cuida da operação e da execução.
- Viagens corporativas — organiza logística, passagens e hospedagem.
- Procurement — apoia contratações e negociações.
- Financeiro — controla orçamento, pagamentos e governança.
A coordenação entre essas equipes é indispensável, e a utilização de uma plataforma que centraliza todas as informações do projeto torna a organização mais eficiente.
5. Riscos e contingências
Mesmo com planejamento detalhado, imprevistos podem ocorrer. Por isso, o planejamento também deve prever orientações para:
- Cancelamentos de voos
- Mudanças de agenda interna da empresa
- Imprevistos com participantes
- Condições climáticas
- Alternativas de deslocamento
- Acompanhamento em tempo real da jornada
Dessa forma, a organização garante uma resposta rápida e eficaz a qualquer imprevisto, sem prejudicar o bom andamento das atividades e os resultados da viagem.
Paytrack: gestão de viagens e despesas corporativas
A press trip é uma estratégia muito eficaz, desde que bem planejada e conectada aos objetivos corporativos. Para isso, é preciso lidar processos logísticos e financeiros complexos como:
- Aprovações de viagem
- Emissão de passagens
- Gestão de hospedagens
- Solicitações de adiantamento
- Reembolsos de despesas
- Pagamentos a fornecedores
- Controle de políticas
- Rastreabilidade de custos
- Prestação de contas completa
Cada uma dessas etapas pode gerar gargalos, riscos e retrabalho quando a organização não é centralizada. Por isso, contar com uma plataforma de gestão de viagens e despesas corporativas como a Paytrack é fundamental.
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