O cartão corporativo é uma ferramenta poderosa para a gestão de despesas empresariais, oferecendo praticidade e agilidade para os colaboradores. No entanto, como qualquer cartão, ele está sujeito a perdas, furtos e roubos.
A perda do cartão corporativo pode parecer um grande problema, mas com o procedimento correto, é possível minimizar os riscos e manter o controle de despesas corporativas intacto.
Neste guia completo, vamos detalhar o que fazer em caso de perda do cartão corporativo, quais são as consequências e, o mais importante, como prevenir que isso aconteça.
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O que fazer imediatamente após a perda do cartão corporativo?
Após a perda do cartão corporativo, a primeira regra é: não entre em pânico e aja rápido. A agilidade é sua maior aliada para garantir a segurança das finanças da empresa. Os passos imediatos envolvem bloquear o cartão e comunicar a empresa, seguindo os protocolos de segurança e conformidade.
Como bloquear o cartão corporativo
O bloqueio imediato é a ação mais eficaz para impedir qualquer uso indevido. A maioria das instituições financeiras oferecem canais rápidos para isso, e o processo geralmente é simples.
A perda do cartão corporativo é uma situação mais comum do que se imagina, e por isso existem protocolos eficientes para minimizar os riscos. Você pode bloquear o cartão de algumas formas:
- Aplicativo do banco ou da plataforma de gestão: esta é a forma mais rápida e prática. Acesse o aplicativo, procure pela opção de cartões e selecione “Bloquear” ou “Informar perda/roubo”.
- Central de atendimento telefônico: tenha em mãos os dados da empresa e do portador do cartão e ligue para o número de atendimento do emissor do cartão. Esse número geralmente está no verso do próprio cartão (anote-o em um lugar seguro) ou no site da instituição.
- Contato com o gestor financeiro: algumas empresas centralizam esse procedimento. Se for o caso, formalize a ocorrência por escrito via e-mail junto ao responsável interno, que tomará as medidas necessárias.
Comunicar a perda ao financeiro da empresa
Após bloquear o cartão, o próximo passo crucial é informar o departamento financeiro ou seu gestor direto. Essa comunicação não serve apenas para solicitar um novo cartão, mas sim para auxiliar em todo o processo de gestão de riscos e do compliance da empresa.
Ao comunicar a perda, você ajuda a empresa a:
- Registrar a ocorrência oficialmente, pois você cria um registro formal do incidente, importante para auditorias e para o controle interno.
- Monitorar transações suspeitas. Alguém pode ter realizado cobranças indevidas antes do bloqueio, por isso, o financeiro precisa ter atenção.
- E acionar procedimentos internos, no caso de a empresa ter políticas específicas para a situação, como a emissão de um cartão virtual temporário ou a liberação de adiantamentos.
Essa abordagem completa ajuda a mitigar qualquer impacto financeiro e operacional, garantindo a segurança no uso do cartão corporativo.
Consequências da perda do cartão corporativo
A perda de um cartão corporativo pode trazer algumas dores de cabeça se não for tratada com rapidez e seriedade. As implicações vão desde prejuízos financeiros diretos até questões de conformidade interna. Os principais riscos a serem monitorados incluem:
- Fraudes e compras não autorizadas
- Impacto no fluxo de caixa
- Questões de responsabilidade
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Como evitar a perda do cartão corporativo
A melhor forma de lidar com a perda do cartão corporativo é, sem dúvida, evitar que ela aconteça. Para isso, adotar boas práticas de segurança e cuidado com o cartão corporativo é fundamental. Confira:
Treinamento e conscientização dos funcionários
A segurança começa com a educação. As empresas devem investir em treinamentos que ensinem os colaboradores sobre o uso correto do cartão corporativo e a importância de mantê-lo seguro. Um funcionário bem informado entende os riscos e sabe como agir preventivamente e em situações de emergência.
Esses treinamentos devem cobrir a política de uso, dicas de segurança e os procedimentos em caso de perda.
Implementação de políticas de uso do cartão
Uma política de cartão corporativo clara e bem estruturada é a espinha dorsal da gestão de cartões empresariais. Ela serve como um guia para os colaboradores e protege a empresa.
Essa política deve incluir:
- Limites de gastos diários e por transação.
- Categorias de despesas permitidas e proibidas.
- Obrigatoriedade de guardar recibos e prestar contas.
- Instruções claras sobre o que fazer em caso de perda, roubo ou furto.
Como registrar o incidente conforme a política da empresa
Para registrar o incidente de uma perda de cartão corporativo, crie um relatório formal contendo as seguintes informações:
- Nome do colaborador e dados do cartão
- Data, hora e local aproximado da perda
- Confirmação do bloqueio (protocolo, data e hora)
- Relato das últimas transações realizadas
Essa documentação será fundamental para o controle interno da empresa, para processos de contestação de compras junto à operadora e para aprimorar as práticas de segurança financeira empresarial.
Viagens corporativas: como continuar a jornada sem o cartão
Perder o cartão durante uma viagem de negócios adiciona uma camada extra de estresse, pois o colaborador pode ficar sem meios para pagar por hospedagem, alimentação e transporte. Nesses casos, a agilidade da empresa é ainda mais crucial.
Aqui estão algumas orientações práticas para os viajantes, aplicadas ao cenário de viagens corporativas:
- Bloqueie e comunique imediatamente: siga os mesmos passos, informando a empresa sobre a situação e a urgência. No caso da Paytrack, caso o colaborador perca o cartão, o bloqueio pode ser feito por este passo a passo.
- Solicite um cartão virtual: muitas plataformas de gestão de despesas permitem a emissão de cartões virtuais instantaneamente. Eles podem ser usados para compras online, reservas e, em muitos casos, adicionados a carteiras digitais para pagamentos por aproximação.
- Organize um adiantamento de emergência: além disso, o departamento financeiro pode providenciar uma transferência de fundos para a conta pessoal do colaborador para cobrir despesas essenciais até que a situação seja resolvida.
- Verifique a substituição emergencial: por último, algumas operadoras de cartão oferecem um serviço de envio de um novo cartão em caráter de urgência para o local onde o viajante está.
Apesar da importância de tomar os devidos cuidados, a perda do cartão corporativo não deve ser vista como um desastre. Com processos claros, tecnologia de apoio e colaboradores conscientes, é possível gerenciar a situação de forma eficaz, garantindo a continuidade dos negócios e a segurança financeira da empresa.
Fale com os especialistas da Paytrack e garanta que, acima de tudo, a sua gestão e controle de despesas esteja alinhada às melhores práticas. Assim, qualquer incidente será resolvido com tranquilidade. Entre em contato!
