Ordem de compra: o que é e impactos no controle financeiro

A ordem de compra é um documento fundamental nas rotinas de gestão financeira de uma empresa, uma ferramenta estratégica essencial para organizar, formalizar e controlar aquisições. Ou seja, mais que apenas um formulário, esse documento garante transparência, segurança e previsibilidade, sendo crucial para o controle financeiro e a eficiência empresarial.

Este artigo desvendará o que é a ordem de compra, sua função indispensável e como ela otimiza a gestão, transformando a aquisição de bens e serviços em sua empresa. Aproveite a oportunidade e saiba mais sobre como uma ferramenta para automação da gestão de despesas corporativas pode ser sua aliada na otimização do processo de compras!

O que é uma ordem de compra?

A ordem de compra (OC) é um documento formal e legalmente vinculativo, emitido pelo comprador ao fornecedor, que detalha bens ou serviços a serem adquiridos, formalizando a intenção de compra, termos, preços e prazos.

Então, neste cenário, a importância da ordem de compra está em uma série de fatores, como: garantir segurança jurídica ao minimizar mal-entendidos e servir como prova, oferecer previsibilidade para planejamento de estoque e operações, facilitar a rastreabilidade e o controle com um número único, e assegurar conformidade com orçamentos e políticas internas. 

Ou seja, a ordem de compra é um instrumento estratégico essencial para a integridade, eficiência e controle de despesas corporativas.

dentro do orçamento, protegendo contra riscos legais e financeiros, promovendo transparência e fortalecendo o relacionamento com fornecedores.

Quais informações devem constar na ordem de compra

Para que uma ordem de compra seja completa e eficaz, ela precisa seguir um roteiro específico de informações detalhadas que garantam clareza e evitem ambiguidades. São elas:

1. Dados do comprador;
2. Dados do fornecedor;
3. Identificação da ordem de compra;
4. Detalhes dos produtos/serviços;
5. Condições de entrega;
6. Condições de pagamento;
7. Termos e condições adicionais;
8. Aprovações e assinaturas.

Modelo de ordem de compra

Montamos este modelo de ordem de compra padrão para facilitar sua visualização de como apresentar esses itens. Use-o como guia e adapte-o à realidade da sua empresa, conforme necessário. Confira.

Diferenças entre requisição, pedido e ordem de compra

A requisição de compra é um documento estritamente interno, gerado para comunicar uma necessidade de aquisição dentro da empresa, sem contato com fornecedores. Já o termo pedido de compra é mais abrangente e pode se referir a uma solicitação preliminar ou informal, tanto interna quanto externa. 

Por último, a ordem de compra é o documento formal e legalmente vinculativo, emitido pela empresa ao fornecedor, que consolida a negociação e formaliza o compromisso de compra.

Ordem de compra substitui a nota fiscal?

Não, a ordem de compra não substitui a nota fiscal. Esta é uma dúvida muito comum quando falamos sobre o assunto, mas é fundamental esclarecer que ambos são documentos distintos, essenciais e complementares no processo de aquisição de produtos ou serviços, com propósitos e momentos de emissão diferentes. 

Pois a empresa emite a ordem antes para formalizar a intenção de compra, e emite a nota depois da aquisição para comprovar a efetivação da venda.

Para que serve a ordem de compra?

Bom, conforme já foi possível perceber ao longo deste artigo até aqui, a ordem de compra é muito mais do que apenas uma formalidade. Esta ferramenta estratégica atende múltiplas finalidades dentro de uma empresa, impactando diretamente sua eficiência operacional e seu controle financeiro. 

Assim, temos que a ordem de compra serve essencialmente para:

• Formalização e segurança jurídica
• Controle financeiro e orçamentário
• Planejamento e gestão de estoque
• Rastreabilidade e auditoria
• Avaliação de fornecedores
• Otimização do processo de compras
• Conformidade fiscal e contábil

Como implementar um fluxo de aprovação eficiente

Um fluxo de aprovação de ordem de compra eficiente é crucial para o controle financeiro, a conformidade e a agilidade nas aquisições. Sua implementação exige clareza, automação e comunicação. Aqui estão os passos para implementar um fluxo de aprovação eficiente:

1. Defina uma política de despesas corporativas clara: estabeleça regras documentadas para todas as aquisições, incluindo limites de gastos, alçadas de aprovação e documentos necessários.
2. Mapeie o processo atual: entenda como as compras são feitas hoje para identificar gargalos e pontos de melhoria.
3. Estabeleça alçadas de aprovação: defina claramente quem tem autoridade para aprovar compras de diferentes valores ou tipos, como gestores de departamento, gerentes de compras ou diretores.
4. Crie formulários padronizados digitais: utilize um modelo de ordem de compra digital padronizado para garantir a coleta consistente de informações e facilitar o preenchimento e envio.
5. Defina os gatilhos e etapas de aprovação: estruture o processo com fases claras, como requisição, pré-aprovação, cotação/negociação, aprovação da Ordem de Compra (OC) final e envio ao fornecedor.
6. Implemente um sistema de gestão de compras com automação: adote uma ferramenta que permita fluxos de trabalho configuráveis, notificações automatizadas, aprovações via mobile, auditoria completa e integração com outros sistemas financeiros.
7. Comunique e treine as equipes: garanta que todos os envolvidos (solicitantes, compradores, aprovadores) compreendam as políticas, procedimentos e como usar as ferramentas.
8. Monitore e otimize continuamente: analise métricas como tempo médio de aprovação, colete feedback e faça ajustes regulares para melhorar a eficiência do processo.

A importância da rastreabilidade nas compras corporativas

A rastreabilidade nas compras corporativas é a capacidade de acompanhar cada aquisição, da requisição ao pagamento, com um registro detalhado de todas as etapas. Não é um luxo, mas sim uma necessidade estratégica para empresas que buscam eficiência, controle e segurança.

Os principais benefícios da rastreabilidade no processo de compras corporativas são: 

• Controle e transparência totais para controle financeiro e prevenção de fraudes;
• Otimização da identificação de fornecedor e da ordem de compra em caso de qualquer problema;
• Comprovação de aderência às políticas para auditorias e conformidade;
• E otimização do supply chain, atuando na gestão de desempenho de fornecedores, coletando dados sobre prazos, qualidade e preços e subsidiando decisões estratégicas.

Em resumo, a implementação de um sistema de gestão de compras robusto facilita a rastreabilidade, digitalizando e centralizando todas as informações da ordem de compra.

Boas práticas para a emissão de ordens de compra

Devido à sua gigantesca importância dentro do fluxo financeiro, a emissão de ordens de compra é um processo crítico que, se não for executado com precisão e cuidado, pode gerar ineficiências, atrasos e até perdas financeiras. Existe uma série de boas práticas que podem ser implementadas, e a maioria delas passa pela automatização do processo. Entenda mais!

Automatização do processo de compras

No cenário empresarial atual, a automação deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade. Assim, a digitalização e a integração de ordens de compra em fluxos automatizados representam um salto gigantesco em eficiência, precisão e controle. Alguns dos principais benefícios de contar com a tecnologia como aliada são:

1. Redução de erros manuais: o preenchimento manual de ordens de compra e a inserção de dados em diferentes sistemas são fontes comuns de erros. Com a automação, esses riscos são minimizados, garantindo que as informações sejam consistentes e precisas em todo o fluxo.
2. Aceleração do fluxo de aprovação: com um sistema automatizado, as requisições e ordens de compra são roteadas automaticamente para os aprovadores certos, com base nas alçadas e regras predefinidas na política de compras. Por meio da automação, os gestores são alertados por notificações automáticas e as aprovações, assim como a prestação de contas de forma geral, podem ser feitas com apenas alguns cliques.
3. Visibilidade e rastreabilidade completa: um sistema de gestão de compras tem a possibilidade de centralizar todas as informações da operação de compras. Com essa tecnologia, é possível acompanhar o status de cada ordem de compra em tempo real, desde a solicitação inicial até a entrega e o pagamento. Isso proporciona uma maior rastreabilidade nas compras corporativas e facilita a geração de um relatório de compras completo para auditorias e análises.
4. Controle orçamentário aprimorado: por último, ferramentas tecnológicas específicas também permitem que o sistema verifique automaticamente a disponibilidade orçamentária antes que uma ordem de compra seja aprovada. Assim, se a compra exceder o orçamento, por exemplo, o sistema pode bloquear a aprovação ou exigir uma aprovação adicional, garantindo um controle financeiro rigoroso e uma conciliação financeira eficiente de todas as despesas.

Como a Paytrack ajuda no processo de compras

A Paytrack é um exemplo desse tipo de tecnologia. Somos uma plataforma completa para gestão de despesas e viagens corporativas que facilita a integração entre o time de compras e o financeiro, principalmente para o controle de despesas operacionais, adiantamentos, reembolsos e conciliação de pagamentos. 

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