O invoice é um documento que registra a venda de um produto ou serviço internacional. Ele é fundamental para garantir a organização, rastreabilidade e transparência das transações comerciais.
Neste artigo, entenda o que é invoice, como se diferencia da nota fiscal e qual seu papel na gestão financeira das empresas. Acompanhe!
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O que é invoice e qual sua função nas empresas?
A palavra invoice significa “fatura” e se refere ao documento comercial que comprova a venda de um produto ou serviço em negociações internacionais.
Sua principal função é formalizar a cobrança e registrar detalhes da transação, incluindo informações como:
- Dados do fornecedor e do cliente (nome, endereço e CNPJ ou equivalente);
- Descrição detalhada dos produtos ou serviços prestados;
- Quantidades, valores unitários e total da operação;
- Impostos aplicáveis e moeda utilizada;
- Condições e prazos de pagamento;
- Número de referência e data de emissão.
Apesar de ser amplamente utilizado no comércio exterior, ele também pode ser necessário em operações entre empresas nacionais, quando o fornecedor utiliza sistemas de gestão ou plataformas financeiras globais.
De todo modo, esse documento é fundamental para o controle financeiro da empresa, pois serve de base para pagar fornecedores internacionais ou receber de clientes de outros países. Além disso, também é utilizado na conciliação contábil e nas auditorias internas.
Como registra uma transação comercial, muitas vezes o invoice é confundido com a nota fiscal, mas existem diferenças importantes entre elas. Saiba mais a seguir!
Qual a diferença entre invoice e nota fiscal?
A nota fiscal é o documento fiscal e tributário oficial no Brasil. Ela é exigida para fins de recolhimento de impostos e comprovação legal da venda de produtos e serviços no País. Portanto, toda empresa que realiza operações comerciais em território nacional é obrigada a emitir a nota fiscal.
Já o invoice, como vimos anteriormente, é um documento comercial utilizado para formalizar transações entre empresas, principalmente em negociações internacionais. Assim, embora sirva para a comprovação da venda, ele não possui validade fiscal no Brasil.
Logo, não é obrigatório emitir invoice para as transações nacionais, mas sim para transações internacionais com valor acima de US$ 3 mil (ou o equivalente em outras moedas). Para transações com valores menores, a emissão é opcional, mas recomendada.
Por fim, é importante destacar que empresas que vendem para o exterior precisam emitir ambos os documentos: a nota fiscal para fins fiscais no Brasil e o invoice para o cliente estrangeiro.
A seguir, conheça os principais tipos de invoice e saiba quando utilizar cada um.
Tipos de invoice e quando usar cada um
Existem diversos tipos de invoice, e cada um atende a uma etapa ou modelo de transação específica. Para manter o controle financeiro organizado e evitar problemas na cobrança ou registro contábil, é fundamental conhecer suas diferenças:
Invoice Proforma
O invoice proforma é uma espécie de orçamento formal enviado antes da venda efetiva. Ele contém uma estimativa dos valores e condições da operação, servindo como base para aprovação e emissão posterior do invoice definitivo.
Invoice comercial
O invoice comercial é o documento final de cobrança, emitido após a concretização da venda. Esse é o tipo mais comum no comércio internacional e obrigatório para o desembaraço aduaneiro.
Invoice de serviço
Também chamado de service invoice, é usado na prestação de serviços, como consultorias, softwares, assessorias e outros. Nele são descritos os serviços executados, valores e prazos de pagamento, entre outras informações.
Recurring Invoice
O recurring invoice é utilizado em contratos recorrentes, como assinaturas de SaaS, manutenção técnica ou serviços mensais. Ele serve para facilitar o controle de pagamentos continuados, evitando erros.
Credit e Debit Invoice
São emitidos para corrigir valores, conceder descontos ou adicionar cobranças extras após a emissão da invoice original.
Além de conhecer os diferentes tipos de invoice, também é importante saber como emitir esse documento de forma adequada. Confira abaixo um passo a passo!
Como emitir um invoice corretamente
O processo de emissão de um invoice exige atenção aos detalhes. Afinal, qualquer erro — seja no valor, nas informações bancárias ou no nome do comprador — pode gerar atrasos no pagamento, retrabalho e inconformidades.
O documento deve ser emitido pelo fornecedor. Como não existe um modelo padronizado, a empresa deve optar pelo formato mais adequado ao tipo de transação e às normas de cada país.
O mais importante é inserir todas as informações necessárias para registrar e realizar a transação corretamente. Saiba mais detalhes no passo a passo:
Passo a passo para emitir um invoice
- Preencha os dados do vendedor e comprador, incluindo endereço e CNPJ ou VAT ID.
- Descreva os produtos ou serviços prestados, com valores unitários e totais, pesos e medidas e NCM, quando aplicável.
- Inclua impostos e taxas, quando houver.
- Informe prazos e condições de pagamento, como “30 dias após emissão” ou “pagamento antecipado”.
- Adicione dados bancários e moeda de referência.
- Revise antes de enviar, garantindo que as informações estão consistentes com o pedido e o contrato.
Em geral, plataformas de gestão financeira e sistemas ERP contam com o recurso de gerar esse documento, facilitando o processo de emissão e o controle das operações. Vamos ver a seguir a importância disso para a gestão financeira da empresa. Confira!
O papel do invoice na gestão financeira corporativa
Além de ser um documento comercial essencial para o registro das transações, o invoice também é um instrumento estratégico para o controle financeiro das empresas. Então por meio dele, é possível:
- Rastrear os pagamentos, com maior controle de quem deve pagar, quanto e quando.
- Prevenir fraudes e duplicidades, uma vez que todas as transações são registradas e há um histórico de cada operação.
- Facilitar conciliações contábeis, conectando o pedido à execução e ao pagamento, com documentos para comprovação.
- Gerenciar o fluxo de caixa, com maior previsibilidade e planejamento das contas a pagar e receber.
Ou seja: o invoice é um documento essencial da gestão financeira das empresas que realizam negociações internacionais. Ele formaliza as transações, garante transparência nas cobranças e sustenta processos de conciliação e auditoria.
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- Centralizar aprovações e pagamentos de acordo com políticas internas;
- Evitar inconsistências contábeis e reduzir riscos de fraude;
- Ganhar visibilidade em tempo real sobre o fluxo de caixa e as despesas corporativas.
Assim, sua empresa pode automatizar o controle de invoices e pagamentos, reduzir falhas e transformar a gestão financeira em uma operação mais inteligente, segura e eficiente.
