Você sabe como diferenciar o que é despesa e o que é custo? Esses dois conceitos estão relacionados aos gastos de uma empresa — ou seja, ao dinheiro que sai do caixa. Por isso, costumam ser confundidos e gerar dúvidas.
Cada um tem suas próprias características e, para fazer uma boa gestão financeira, é fundamental entender suas diferenças.
Neste artigo, saiba o que é despesa, como ela se diferencia do custo, quais os principais tipos e sua importância no controle das finanças. Acompanhe!
O que é despesa?
Despesa é todo gasto necessário para a operação de uma empresa, mas que não está diretamente relacionado ao produto ou serviço vendido.
Sendo assim, é o dinheiro utilizado para manter o negócio funcionando: salários, contas de energia, viagens corporativas, serviços terceirizados, entre outros exemplos que veremos adiante.
Portanto, é um gasto indispensável para administração e manutenção das atividades, mas que não gera receita, impactando apenas o lucro operacional.
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Qual a diferença entre custo e despesa?
Saber diferenciar custo e despesa é essencial para calcular corretamente o lucro bruto e operacional, definir estratégias de precificação, identificar oportunidades de economia e manter o planejamento financeiro mais preciso e eficiente.
Enquanto a despesa está ligada à operação e administração do negócio, o custo é todo gasto necessário para a produção de bens ou para prestação de serviços vendidos pela empresa.
Logo, entram nos custos apenas os investimentos em matéria-prima, mão de obra e outros gastos relacionados diretamente à fabricação dos produtos ou realização do serviço. Dessa forma, o custo é um gasto que gera receita e tem impacto no lucro bruto da empresa.
| Diferença entre custo e despesa | |
| Custo | Despesa |
| Relacionado à produção ou entrega do serviço | Relacionado à estrutura e operação do negócio |
| Impacta o lucro bruto | Impacta o lucro operacional |
| Ex: matéria-prima, fábrica, mão de obra | Ex: marketing, RH, contabilidade, aluguel |
Quais são os principais tipos de despesa?
Conhecer os diferentes tipos de despesa também é fundamental para uma gestão financeira estratégica e eficaz.
Ao classificá-las em categorias, é possível compreender nuances e identificar onde estão os maiores gastos, onde é possível economizar e quais áreas exigem mais atenção.
Então, confira os principais tipos de despesa a seguir:
Despesas fixas
As despesas fixas são aquelas que permanecem constantes independentemente do volume de vendas ou produção. Por isso, são recorrentes e previsíveis. Um exemplo clássico é o aluguel.
Despesas variáveis
As despesas variáveis são aquelas que oscilam conforme o volume de atividade da empresa. Um exemplo é a comissão de vendas, que muda de acordo com o mês e, consequentemente, não pode ser prevista.
Despesas operacionais
As despesas operacionais são aquelas necessárias para manter a estrutura e as atividades da empresa. Por exemplo: contabilidade, marketing, RH, utilidades.
Despesas financeiras
As despesas financeiras estão relacionadas à gestão financeira ou ao uso de capital da organização. São gastos com juros, tarifas bancárias, variações cambiais entre outros serviços financeiros essenciais para o negócio.
A seguir, separamos alguns exemplos de despesas fixas e variáveis que podem ajudar você a fazer a classificação corretamente. Confira!
Exemplos de despesas fixas e variáveis
A classificação em despesas fixas e variáveis é a mais comum na gestão financeira.
Isso porque, de forma simples, ela permite compreender quais gastos são recorrentes e previsíveis e quais flutuam de acordo com volume de produção, vendas ou demanda por serviços.
Dessa forma, é possível organizar o fluxo de caixa, garantir uma boa margem de lucro e manter a saúde financeira do negócio. Veja alguns exemplos abaixo:
Exemplos de despesas fixas
- Aluguel de imóveis ou instalações
- Salários de funcionários administrativos
- Contratos com fornecedores de serviços contínuos (como limpeza, segurança e contabilidade)
- Assinaturas de softwares e licenças
- Despesas com internet, telefonia e energia elétrica (quando não diretamente ligadas à produção)
- Seguros empresariais
- Depreciação de ativos
Exemplos de despesas variáveis
- Comissões sobre vendas
- Compra de materiais ou insumos utilizados na operação
- Gastos com logística e transporte ligados à demanda
- Reembolsos de viagens corporativas
- Contratações temporárias para períodos de pico
- Pagamentos de bônus por performance
- Despesas com eventos ou ações promocionais
A partir desses exemplos, é mais fácil classificar e fazer o controle das despesas corporativas. A seguir, entenda qual a importância disso para a saúde financeira do negócio.
Qual a importância do controle de despesas para a saúde financeira?
A saúde financeira de uma empresa passa por controlar as despesas. Quando elas não são mapeadas, categorizadas adequadamente e monitoradas de forma recorrente, diversos problemas podem surgir:
- Dificuldade para identificar excessos e gargalos: sem visibilidade dos gastos, não é possível determinar para onde o dinheiro da empresa está indo.
- Baixa previsibilidade orçamentária: principalmente em relação aos custos e despesas variáveis, quando não há um acompanhamento isso pode comprometer o planejamento financeiro.
- Riscos de fraudes e desvios: se a empresa não monitora as despesas, dá oportunidade para que ocorram fraudes e dificilmente consegue detectá-las com agilidade.
- Desequilíbrio do fluxo de caixa: com as oscilações no gasto, a empresa pode comprometer o caixa e ter problemas para cumprir suas obrigações financeiras.
- Decisões baseadas em percepções, não em dados: quando não há registros das despesas, não é possível fazer análises para embasar decisões
Por outro lado, um bom controle de despesas garante visibilidade, conformidade com políticas internas e embasamento para decisões estratégicas, como corte de gastos, renegociação com fornecedores e investimentos mais inteligentes.
Algumas boas práticas para aprimorar a gestão de despesas corporativas incluem:
- Categorizar despesas: facilita análises e tomada de decisões;
- Automatizar processos: reduz erros, aumenta agilidade e evita retrabalho;
- Definir políticas claras: estabelece limites e critérios para evitar abusos;
- Fazer a conciliação com sistemas contábeis: garante que todas as despesas sejam registradas corretamente;
- Analisar relatórios com frequência: identifica padrões, desvios e oportunidades de economia.
Para isso ser possível, contar com uma plataforma como a Paytrack é fundamental. Saiba mais abaixo!
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- Automação da gestão de despesas corporativas e de viagens.
- Controle detalhado e rastreável de adiantamentos, reembolsos e cartões corporativos.
- Relatórios e dashboards que alimentam o planejamento financeiro e a análise de despesas.
- Integração com ERPs e sistemas contábeis, facilitando a conciliação e a classificação de despesas.
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