O que é alçada de aprovação de despesas e como implementar

Entenda a importância da alçada de aprovação para a gestão financeira eficiente de viagens corporativas.

O que é a alçada de aprovação de despesas?

A alçada de aprovação de despesas é parte essencial de uma estrutura que define boas práticas para a gestão financeira de uma empresa. No contexto das viagens corporativas, representa a autoridade de uma pessoa ou departamento para validar os gastos realizados pelos colaboradores, assegurando que estejam em conformidade com a política interna estabelecida. 

Um sistema estruturado de alçada de aprovação de despesas gera eficiência no controle financeiro das organizações. A partir de fluxos bem definidos, o processo de análise se torna minucioso e dá visibilidade aos gestores sobre a forma como os gastos são feitos e de eventuais desperdícios que podem ser cortados.  

Qual a importância da alçada de aprovação para as viagens corporativas?

A alçada de aprovação de despesas é importante por vários motivos. Primeiro, porque ela garante o respeito aos valores máximos autorizados para cada gasto; segundo,  porque dá previsibilidade para a gestão financeira e evita surpresas desagradáveis para além do orçamento estipulado, além de proteger de fraudes; terceiro, porque oferece autonomia para os colaboradores em viagens. Com políticas bem ajustadas, eles sabem exatamente o quanto podem gastar e não precisam preencher relatórios de reembolso à mão.

Como aplicar na sua empresa?

O desenvolvimento da alçada de aprovação de despesas começa com a definição do fluxo dos processos internos com base na sequência lógica das etapas a serem cumpridas. Trata-se de um pré-requisito para criar condições de automatização, organizando o início, meio e fim dos processos. Desde o começo, a criação deste fluxo deve levar em consideração o cumprimento de normas, regras e políticas internas. Estar em conformidade com elas e com a legislação é imprescindível para garantir o funcionamento adequado do sistema quando ele estiver automatizado.

Por fim, use o potencial da tecnologia para “dar vida” a todo o fluxograma e obter os resultados desejados. Uma plataforma digital completa e intuitiva é a solução ideal para ter todo o controle financeiro da operação nas mãos em poucos cliques. 

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