Quando uma pessoa colaboradora embarca em uma viagem a trabalho, a empresa assume uma responsabilidade que vai muito além da reserva de passagens e hospedagem.
É aí que entra a gestão de riscos em viagens corporativas, com um conjunto de estratégias, processos e ferramentas que servem para para identificar e evitar situações que podem comprometer a segurança de quem está viajando.
Quer dizer, a gestão de riscos envolve desde a prevenção de imprevistos operacionais até a resposta imediata em situações de emergência.
Por fim, o objetivo central é garantir que cada deslocamento corporativo aconteça com o máximo de segurança e controle.
Diante da importância desse assunto, o objetivo deste artigo é explorar o que é gestão de riscos, quais os principais tipos de riscos que afetam viagens corporativas e o papel das políticas de viagens e da tecnologia para mitigá-los.
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O que é gestão de riscos em viagens corporativas
De maneira geral, a gestão de riscos em viagens corporativas é um conjunto de processos para identificar e tratar todas as situações que podem afetar uma pessoa colaboradora durante um deslocamento a trabalho.
Na prática, essa gestão envolve mapear possíveis cenários adversos em viagens corporativas antes que eles aconteçam.
Isso significa antecipar problemas, monitorar viagens em tempo real e contar com recursos tecnológicos que centralizem informações e permitam tomadas de decisão quando necessário.
Então, o objetivo central é reduzir a exposição a situações de risco e criar uma rede de suporte que possa ser acionada rapidamente.
No fim das contas, essa estrutura não apenas protege a pessoa colaboradora, mas também resguarda a empresa de custos inesperados, passivos trabalhistas e danos à reputação.
Quer dizer, investir em gestão de viagens seguras é uma decisão estratégica que equilibra responsabilidade social com eficiência operacional.
Tipos de riscos que afetam viagens a trabalho
Os riscos em viagens corporativas se manifestam em diferentes dimensões. Cada uma delas exige atenção específica na construção de uma estratégia de proteção eficaz.
Riscos pessoais
Os riscos pessoais incluem emergências médicas, acidentes, questões de segurança pública e até problemas relacionados à saúde mental do viajante.
Um colaborador que desenvolve uma condição de saúde durante a viagem ou está em uma situação de risco precisa de suporte imediato.
Riscos operacionais
Os riscos operacionais envolvem todos os imprevistos logísticos que podem comprometer o deslocamento.
Então, cancelamentos de voos, atrasos, problemas com reservas, greves de transporte e dificuldades com documentação são exemplos comuns.
Normalmente, os resultados desses eventos são prejuízos financeiros e danos importantes para clientes e parceiros.
Riscos financeiros
Os riscos financeiros se relacionam aos gastos não autorizados, às fraudes, às variações cambiais inesperadas e às despesas emergenciais.
Sem os devidos controles, esses riscos podem impactar significativamente o orçamento de viagens da empresa.
Riscos jurídicos e de compliance
Os riscos jurídicos e de compliance surgem quando a empresa não cumpre obrigações legais relacionadas ao duty of care.
Também acontecem quando a empresa não segue regulamentações trabalhistas ou deixa de documentar adequadamente as despesas e os processos de viagem.
Em resumo, esses descuidos podem resultar tanto em passivos trabalhistas quanto em autuações do Ministério Público.
A importância do Duty of Care nas empresas
O Duty of Care representa a responsabilidade legal e ética que toda empresa tem de zelar pela segurança e bem-estar de seus colaboradores durante viagens corporativas.
Esse conceito vai além de fornecer recursos básicos para o deslocamento. Ele estabelece que a organização deve adotar medidas proativas para prevenir riscos e estar preparada para responder a emergências.
Na prática, o Duty of Care exige que a empresa saiba onde cada colaborador está e que tenha capacidade de oferecer suporte imediato em situações críticas.
Isso inclui desde orientações sobre destinos de risco até assistência médica emergencial, suporte jurídico e planos de evacuação quando necessário.
No fim das contas, empresas que negligenciam esse dever se expõem a consequências bastante graves.
Afinal, além dos impactos diretos sobre o colaborador, também podem enfrentar processos trabalhistas, danos à reputação e a perda de confiança.
Por outro lado, organizações que investem em segurança em viagens corporativas demonstram compromisso com suas equipes. Elas constroem uma cultura de cuidado que fortalece o engajamento.
Como criar uma política de viagens com foco em segurança
Nesse contexto, uma política de viagens bem estruturada funciona como a espinha dorsal da gestão de riscos em viagens corporativas.
Já que é esse documento que deve estabelecer diretrizes claras sobre todos os aspectos do deslocamento, priorizando sempre a segurança da pessoa colaboradora.
Assim, a política precisa definir critérios para aprovação de viagens (especialmente para destinos de risco) e especificar fornecedores autorizados, padrões de acomodação e transporte, limites de gastos e procedimentos de reembolso.
Além disso, também precisa incluir protocolos de comunicação durante a viagem e canais de suporte disponíveis 24 horas.
Elementos essenciais da política de viagens
A política de viagens depende do contexto de cada empresa. Mas, em geral, deve incluir:
- Checklist pré-viagem que verifica documentação necessária, vacinas obrigatórias, seguros contratados e briefing sobre o destino.
- Procedimentos para situações de emergência, com números de contato, orientações de segurança e protocolos de evacuação.
- Regras claras sobre o que fazer em caso de atrasos, cancelamentos ou mudanças de itinerário.
- Diretrizes sobre uso de aplicativos de transporte, cuidados com bagagem e informações sensíveis.
Além do mais, a política deve ser revisada periodicamente e comunicada de forma transparente a todos os colaboradores que viajam.
Ou seja, não basta criar o documento completo. É preciso garantir que as pessoas compreendam e sigam suas regras.
O papel da tecnologia na prevenção e resposta a riscos
Nesse cenário, a tecnologia transformou radicalmente a forma como as empresas gerenciam a segurança em viagens corporativas.
Afinal de contas, plataformas centralizam informações, automatizam processos e oferecem visibilidade em tempo real sobre todos os deslocamentos em andamento.
Além do mais, sistemas modernos de gestão de viagens permitem rastrear a localização dos colaboradores. Eles enviam alertas automáticos sobre situações de risco nos destinos e mantém comunicação direta com os viajantes.
Essas ferramentas integram dados de diversas fontes para identificar padrões, prevenir problemas e sugerir ações preventivas.
A automação também facilita o cumprimento da política de viagens. As plataformas podem validar automaticamente se uma reserva está de acordo com as diretrizes da empresa. Elas bloqueiam gastos não autorizados e agilizam processos de aprovação sem comprometer a segurança.
Isso reduz erros humanos e garante que as pessoas apliquem as regras de proteção de forma consistente.
Além disso, a centralização de dados permite análises estratégicas. Essas análises identificam tendências, destinos de maior risco e oportunidades de melhoria nos processos de gestão de riscos corporativos em viagens.
Paytrack: segurança, controle e visibilidade em viagens corporativas
A Paytrack oferece uma solução completa para empresas que buscam excelência na gestão de riscos em viagens corporativas.
A plataforma centraliza todo o processo de viagens, desde o planejamento até a prestação de contas, dando foco especial em garantir segurança e conformidade.
Com a Paytrack, a gestão tem visibilidade total sobre todas as viagens em andamento. Eles podem localizar colaboradores, acompanhar itinerários e receber notificações sobre qualquer alteração ou situação que demande atenção.
Além do mais, a plataforma também automatiza a aplicação da política de viagens. Isso garante que todas as reservas sigam as diretrizes de segurança estabelecidas pela empresa.
A Paytrack também oferece atendimento personalizado da agência de viagens corporativas, com centralização de reservas, aprovações e prestações de contas com suporte 24/7 e integração total.
A Paytrack também simplifica a comunicação em situações emergenciais. Ela permite que a empresa entre em contato rapidamente com viajantes e coordene respostas eficientes quando necessário.
Por fim, o sistema também integra informações de fornecedores, consolida dados de despesas e gera relatórios que auxiliam na governança e na tomada de decisões estratégicas.Se você procura por visibilidade, controle e centralização das informações em tempo real em viagens corporativas, conte com a Paytrack e nosso suporte automatizado e sempre disponível: 24 horas e 7 dias por semana sem custo adicional.
