A due diligence pode, muitas vezes, ser assustadora para as empresas. Quando o seu negócio está naquele momento delicado de crescimento, seja por meio de parcerias, fusões e aquisições ou investimentos, a investigação e análise de riscos é essencial, mas pode ser complicada se a sua organização não estiver preparada.
Foi pensando nessa problemática que criamos esse conteúdo, onde vamos te explicar como e quando a due diligence deve ser aplicada, quem são os responsáveis, quais são os diferentes tipos, e por que ela é tão fundamental para a boa gestão financeira da sua empresa. Vamos lá?
Se precisar, nossos especialistas também estão sempre prontos para te ajudar:
O que é due diligence e quando ela deve ser aplicada?
A due diligence (ou diligência prévia, em português) pode ser definida como um procedimento que envolve investigar e analisar riscos, valores ou retornos ao comprar, investir e fazer parcerias com uma empresa.
Ela pode ser usada pela área financeira, legal, operacional, ambiental, fiscal e compliance em casos de:
- Fusões e Aquisições (M&A);
- Investimentos;
- Parcerias e contratos.
Desse modo, ela é geralmente aplicada por analistas financeiros, diretores jurídicos, profissionais de compra e governança, ou compliance e auditoria no momento em que a empresa promove ações que visam o seu crescimento e por isso, precisam reduzir riscos e identificar oportunidades.
Tipos de due diligence: financeira, jurídica, contábil e mais
Há diferentes tipos de due diligence e sua escolha depende do cenário atual da sua empresa (avaliada pela equipe responsável pelo procedimento). Vejamos cada uma:
Due Diligence de compliance
Compliance é o conjunto de diretrizes que os colaboradores precisam seguir para estar em conformidade com a política da empresa, minimizando riscos de fraudes financeiras e operacionais do negócio.
A due diligence de compliance consiste em analisar e investigar se a empresa alvo, isto é, com quem se está fazendo um acordo, investimento ou compra, está em conformidade com as boas práticas fiscais, operacionais, legais e regulamentares do seu programa de compliance interno.
Deste modo, a due diligence acaba por ser um fator importante no programa de compliance, dado que ela serve para analisar a eficiência do programa no cumprimento das normas instituídas pela empresa.
Due Diligence de terceiros
A due diligence de terceiros consiste em coletar informações sobre pessoas externas à empresa, como fornecedores, parceiros de negócio e clientes B2B (indústrias e fabricantes, varejistas, serviços, consultoria e setor público, por exemplo).
Essa pesquisa investiga diferentes tipos de dados: contábeis, financeiros, jurídicos, previdenciários, tecnológicos, imobiliários e trabalhistas.
Finalmente, seu objetivo é minimizar riscos dos diversos campos de análise. Agora vamos analisar os principais campos e entender o que fazemos em cada um deles:
Contábil e financeiro
Verifica-se a correspondência dos documentos financeiros com a legislação vigente. Os responsáveis analisam, por exemplo, as folhas de pagamento, o pagamento de impostos, a existência de processos, entre outros pontos.
Jurídico
Na due diligence jurídica analisa-se os aspectos jurídicos da empresa terceira que possam comprometer a primeira empresa: contrato social da empresa, contratos com parceiros e colaboradores, processos judiciais, questões de propriedade intelectual, etc. Dentro da jurídica, avalia-se componentes de compliance, a fim de garantir que os processos da empresa estejam legalizados.
Trabalhista
Por fim, para evitar processos judiciais, é de suma importância a due diligence trabalhista porque ela vai analisar a conformidade da empresa com relação às leis do trabalho vigentes. O procedimento consiste em avaliar de forma minuciosa as obrigações trabalhistas, como a situação dos contratos de trabalho, o histórico de ações trabalhistas e as pendências sindicais. O objetivo é identificar possíveis falhas nos documentos trabalhistas, de forma a assegurar que a empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista em vigor.
Tecnológico
Na área da tecnologia, a due diligence age sobre as boas práticas do GRC (Governance, Risk & Compliance), que tem como foco a gestão contínua de governança, riscos e compliance. A due diligence tecnológica é uma avaliação pontual dos processos de GRC da empresa alvo: políticas de segurança, gestão de riscos, auditorias internas, conformidade regulatória, etc. Alguns pontos que a due diligence vai avaliar são a conformidade das práticas de TI às leis, os potenciais riscos de segurança cibernética, o grau de inovação e as lacunas na governança tecnológica.
Due Diligence ambiental
A preservação do meio ambiente é uma pauta cada vez mais debatida entre as empresas. Como as ações de uma empresa têm impacto no meio ambiente, esse é um assunto que gera demanda para as áreas legais e financeiras além de influenciar, claro, na própria cultura de sustentabilidade da organização.
A due diligence ambiental entra em ação no momento de avaliar se a empresa alvo cumpre as normas de sustentabilidade e se ela segue os padrões ESG (Environmental, Social and Governance) – demonstra se a organização aplica formas de reduzir os impactos sobre o meio ambiente. Isso acontece muito na compra de imóveis, em que é preciso analisar se o imóvel não está sujeito a passivos ambientais, como é previsto na Política Nacional de Meio Ambiente.
Due diligence no programa de compliance
Enquanto o papel do compliance é garantir que uma empresa esteja em consonância com as leis e regulamentos vigentes do seu setor, o da due diligence é assegurar que a compliance esteja sendo executada de maneira efetiva. Ambos são essenciais para minimizar riscos e danos à empresa.
A due diligence verifica se o compliance (ou conformidade) cumpre com:
- Leis e regulamentos externos: legislação trabalhista, ambiental, tributária, proteção de dados (LGPD/GDPR);
- Padrões do setor: ISO, normas do Banco Central;
- Regras internas: política de despesas corporativas, política de segurança da informação, etc.
Sendo uma avaliação pontual (e não contínua), a due diligence é importante para garantir que o compliance de fato funciona, de modo que a empresa não sofra prejuízos no momento de fundir, adquirir, investir ou criar parcerias com outras empresas. Claro, porque não adianta a empresa ter um programa de compliance se não avaliar a eficiência dele, não é mesmo?
Um bom programa de compliance traz vários benefícios às empresas, entre eles:
- Melhor reputação da empresa;
- Segurança de dados tanto da equipe interna quanto dos clientes;
- Maior transparência e confiança nos processos por parte dos colaboradores;
- Redução de riscos de multas fiscais pela Receita Federal;
- Otimização dos recursos financeiros;
- Maior controle sobre políticas violadas.
Como criar um bom programa de compliance?
Já sabemos que a empresa deve elaborar um programa de compliance para alcançar um bom resultado na avaliação da due diligence. Vamos ver alguns pontos importantes no momento de criar o seu programa:
Crie uma política de despesas corporativas
Primeiramente, é preciso estabelecer uma política de despesas corporativas eficiente, ou seja, um conjunto de regras e diretrizes que são estabelecidas pela empresa para determinar como deve ser feito o uso dos recursos financeiros, por exemplo:
- Orçamento para cada categoria de despesas;
- Política sobre processos de reembolso;
- Despesas permitidas e não permitidas;
- Procedimento para prestação de contas e relatório de despesas;
- Métodos de pagamento;
- Hierarquia de aprovação.
Em resumo, a política de despesas corporativas é essencial para: evitar desperdícios, reduzir erros e fraudes, dar segurança aos colaboradores, melhorar a eficiência operacional e conformidade fiscal da empresa.
Revise as políticas
É preciso revisar as políticas atuais e atualizá-las com novas regras a fim de evitar prejuízos em reembolsos, e autorizações de despesas de viagens corporativas.
Observação: Lembre-se de avisar os colaboradores responsáveis acerca das atualizações, combinado?
Faça a due diligence do programa
Depois, é importante supervisionar o programa de compliance. Nessa etapa de fiscalização entra a due diligence, responsável por avaliar o programa, como falamos anteriormente, garantindo que as normas sejam seguidas.
Treine os colaboradores
Outra etapa importante é o treinamento dos colaboradores. Se a equipe não entender o funcionamento das regras na prática e se essas regras não forem adequadas e confortáveis para o ambiente de trabalho, de nada vale o programa de compliance. O treinamento pode acontecer através de palestras e materiais informativos, por exemplo.
Comunique a equipe
A comunicação também é outro ponto importante na jornada do programa. Primeiro, a liderança estuda muito bem as regras e depois transmite-as para os outros colaboradores, assim todos os setores da organização ficam alinhados sobre quais as regras da empresa.
Crie meios de monitorar os dados
Para ter controle sobre as informações provenientes das transações e processos realizados pelos colaboradores, é fundamental ter um sistema que registre os dados e ofereça segurança contra fraudes corporativas.
Uma plataforma de gestão de despesas corporativas pode ser essa ferramenta que vai garantir que os dados sejam monitorados em tempo real, evitando desvios e outros problemas. Além de segurança, a plataforma pode ajudar as empresas a reconhecer oportunidades de crescimento, eliminar entraves e melhorar a gestão de tempo e uso dos recursos.
Exemplos de riscos identificados em uma due diligence
Numa due diligence, principalmente quando a empresa está em processo de fusão e aquisição, investimentos, parcerias ou auditoria interna, ações judiciais podem, além de impedir o potencial crescimento da empresa, reduzir seu valor no mercado.
A due diligence é essencial para identificar riscos potenciais dentro de uma organização. Os riscos podem envolver questões trabalhistas, de segurança cibernética, ambientais, e de compliance. Alguns exemplos de riscos:
Trabalhistas
A due diligence trabalhista investiga com detalhe as práticas trabalhistas de uma empresa, com base nas leis de trabalho atuais. O processo faz uma análise de operações trabalhistas como:
- Contratos de trabalho: ausência de registro em carteira (exceto no caso de prestação de serviços, regimes fora da CLT); erros formais como falta de assinatura, datas incorretas de início ou término; ausência de informações como função, salário, local de trabalho; erros na classificação do tipo de contrato (prazo determinado, experiência, etc), falta de clareza sobre os benefícios obrigatórios (vale-transporte, por exemplo); não prever cláusulas especiais em contratos de teletrabalho (não estabelecer responsabilidades em fornecer equipamentos, e outros);
- Histórico de ações trabalhistas: processos judiciais realizados por ex-funcionários ou funcionários atuais. Exemplos de motivos: horas extras não remuneradas, acidentes de trabalho, assédio moral ou sexual, entre outros;
- Pendências sindicais: não cumprimento das obrigações previstas em acordos coletivos, contribuição ou falta de registro sindical. Exemplos: não pagamento de pisos salariais definidos na CCT/ACT (acordo coletivo), falta de concessão de benefícios obrigatórios (acordo coletivo), falta de recolhimento da contribuição sindical da categoria (contribuição sindical), ausência de aviso ao sindicato da admissão/demissão de funcionários, quando previsto na CCT (registro sindical);
- Saúde e segurança do trabalho: falta de condições adequadas no trabalho que comprometem a saúde e segurança do trabalhador. Exemplos: barulhos em excesso, que podem causar problemas auditivos, temperaturas inadequadas sem proteção do colaborador, falta de proteção em måquinas (sensores de emergência), problemas ergonômicos (cadeira e outras mobílias inadequadas), falta de pausas em atividades com repetição contínua de movimentos, problemas psicossociais (sobrecarga de trabalho, assédio moral ou sexual, entre outros).
Cibernéticos
Riscos que envolvem a área de TI de uma empresa são aqueles que podem comprometer a segurança dos dados e das operações. Exemplos:
- Vazamentos de dados: dados pessoais dos clientes ou colaboradores, comprometendo a proteção dos seus direitos, segundo a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);
- Falhas de segurança: ausência de autenticação multifator em sistemas, falhas em softwares, etc;
- Fraudes e desvios internos: falsificação de boletos de prestação de contas dos funcionários, compartilhamento indevido de dados, entre outros.
Etapas para um processo de due diligence eficiente
Após toda essa explicação sobre a due diligence, agora vamos aprender juntos como aplicá-la na prática:
1. Crie uma equipe
Primeiro, é preciso montar uma equipe multidisciplinar, com profissionais de várias áreas: economistas, advogados, analistas de investimento, profissionais de RH, entre outros. Essa equipe será responsável por analisar de forma abrangente os diversos campos de análise, assegurando que todos os aspectos do procedimento sejam abordados.
2. Analise o cenário do negócio
Com a equipe formada, chegou o momento de entender o contexto em que a empresa está. Primeiramente, é necessário saber por que está sendo feito a due diligence: a empresa irá passar por fusão, aquisição, investimento ou estabelecer parcerias? Com esse conhecimento, a equipe irá buscar quais áreas da empresa serão analisadas.
3. Colete documentos
Em seguida, é preciso recolher os documentos necessários para a avaliação: comprovantes financeiros, contratos, relatórios de auditoria, políticas internas, entre outros. Os documentos devem ser autênticos e estarem completos, pois qualquer informação ausente ou erro pode comprometer o resultado da due diligence.
4. Faça a análise dos dados
Após a coleta dos documentos, a equipe dá início à análise propriamente dita. Nessa etapa, os responsáveis devem revisar as informações, com o objetivo de identificar riscos, fragilidades ou não conformidades.
A análise deve ser detalhada, a fim de reconhecer problemas mais profundos. Alguns aspectos são avaliados como: riscos de compliance, trabalhistas, tecnológicos, jurídicos, ambientais, contábeis e financeiros. Além dos riscos, a due diligence vai avaliar o modelo de negócios e sua adequação ao mercado, bem como as oportunidades de crescimento.
5. Elabore relatórios
Depois da análise minuciosa dos documentos e identificação dos problemas, o próximo passo é reunir os resultados em relatórios. Estes devem ter clareza e objetividade para que seja fácil entender tudo o que foi encontrado. Além disso, os relatórios devem apresentar as medidas corretivas para os riscos ou fragilidades identificadas.
6. Apresente os resultados
Finalmente, é hora de apresentar os resultados e desenhar os próximos passos. De maneira objetiva, a equipe deve mostrar os resultados mais significativos e urgentes.
Portanto, a empresa deve relacionar a due diligence diretamente ao objetivo da mudança que fará para alcançar o crescimento.
Como a tecnologia e a automação financeira contribuem para a due diligence?
A automação dos processos que envolvem a due diligence é a chave para o sucesso do seu negócio. E por quê?
A empresa reduz o tempo de trabalho manual ao automatizar procedimentos como rastreamento de dados, coleta de documentos e identificação de riscos. Além do tempo, usar a tecnologia nesse processo contribui para otimizar recursos, garantir maior segurança e transparência das informações.
Por isso que uma plataforma de gestão de despesas corporativas como a da Paytrack, oferece o que a sua empresa precisa para obter bons resultados na due diligence. Isso porque a plataforma conta com:
- Automação da prestação de contas: através da leitura automática de notas fiscais (OCR com IA);
- Parametrização de despesas: por centro de custo, tipo de colaborador e outros;
- Visualização em tempo real dos dados: através de relatórios gerenciais;
- Detector de gastos não permitidos: por meio de auditoria automatizada;
- Integração com diferentes ERPs, bancos e APIs.
Além da gestão de despesas, a Paytrack também tem uma plataforma de gestão de viagens corporativas, com foco em atendimento, governança e visibilidade dos dados em tempo real. Nela é possível:
- Solicitar e aprovar viagens dentro da política da sua empresa;
- Integrar com agências de viagens parceiras: a Paytrack integra com OBTs (Online Booking Tools), permitindo fazer comparativo de mercado para encontrar as opções mais adequadas de reservas de passagens, hotéis e aluguel de carros;
- Contar com um atendimento 24/7 ao viajante;
- Além de obter parâmetros de compra conforme centro de custo e hierarquia, análises comparativas (por rota, área, colaborador), relatórios de compliance, entre outros.
Portanto, espero que esse conteúdo tenha te ajudado a entender melhor a importância da due diligence para os negócios! Se tiver dúvidas ainda, você pode falar com os nossos especialistas.
