As viagens corporativas são deslocamentos feitos pelos colaboradores para representar os interesses da empresa. Nesse contexto, o viajante precisa estar atento para vários fatores, como o controle do tempo. Para isso, uma declaração de horas pode ser útil.
Isso porque o tempo de percurso pode impactar diretamente na jornada registrada, nos valores de reembolso, nos encargos trabalhistas e, além disso, na segurança jurídica da operação.
A Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) e decisões recentes da Justiça do Trabalho reforçam ainda mais a necessidade de se ter um controle sobre as horas de deslocamento. Isso torna a declaração de horas e tempo de percurso fundamental.
Neste conteúdo, vamos reforçar o que essa declaração, quando ela é obrigatória, o que a lei determina e muito mais. Portanto, acompanhe conosco e veja como manter o compliance e evitar passivos trabalhistas na sua empresa.
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O que é declaração de horas?
A declaração de horas é um documento utilizado para fazer o registro do tempo efetivamente gasto em uma atividade ou deslocamento profissional, especialmente fora do ambiente físico da empresa.
Esse tipo de controle é essencial, pois garante que a empresa remunere ou reembolse o colaborador pelas horas extras, pelo tempo de percurso ou por atividades realizadas fora do expediente regular.
Deste modo, para empresas que possuem uma alta demanda de viagens corporativas, a declaração de horas cumpre um papel fundamental para áreas como RH, jurídico e financeiro. Afinal, ela permite comprovar que o viajante esteve à disposição da organização durante um determinado período, seja em trânsito, reuniões ou visitas técnicas.
Quando a empresa pode exigir a declaração de horas?
Empresas que lidam com deslocamentos corporativos podem utilizar com frequência a declaração de horas e tempo de percurso. Por isso, a gestão pode solicitá-la para:
- Controlar a jornada de trabalho em atividades externas;
- Atender exigências legais da legislação trabalhista;
- Servir como base para reembolsos proporcionais ao tempo de deslocamento;
- Garantir o compliance e reduzir riscos trabalhistas em fiscalizações ou ações judiciais.
Pense em um colaborador que sai da sua cidade por volta das 6h da manhã para uma reunião intermunicipal e só retorna às 19h. O colaborador pode declarar o tempo gasto em trânsito como parte da jornada de trabalho ou usá-lo para fins de reembolso, conforme a política da empresa.
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Quando o tempo de deslocamento conta como jornada de trabalho?
Gestores e viajantes precisam saber quando o tempo de deslocamento é considerado hora de trabalho. Afinal, esse entendimento evita passivos trabalhistas e ajuda a organizar corretamente os reembolsos de viagens.
Embora nem sempre computem o deslocamento como hora trabalhada, as empresas devem observar as exceções previstas na legislação, que impactam diretamente operações externas.
O que diz a CLT sobre o tempo de deslocamento?
A regra geral, de acordo com o Art. 58, § 2º da CLT, é que o tempo gasto pelo empregado em deslocamento até o local de trabalho não é computado como jornada de trabalho, exceto quando:
“O tempo despendido pelo empregado até o local de trabalho e para seu retorno, por qualquer meio de transporte, não será computado na jornada de trabalho, salvo quando, por escolha do empregador, o local de trabalho for de difícil acesso ou não servido por transporte público e o empregador fornecer a condução.”
Contudo, esse entendimento pode mudar em situações específicas, principalmente no contexto de viagens corporativas, seja para visitas técnicas, acompanhamento de obras ou atendimentos externos.
Quando o deslocamento passa a contar como jornada de trabalho?
Existem sim algumas situações nas quais o deslocamento pode ser contabilizado como parte da jornada e, por isso, a declaração de horas e tempo de percurso é fundamental.
A seguir, confira alguns exemplos:
- Viagens intermunicipais ou interestaduais a trabalho: se o colaborador se desloca para outra cidade para cumprir uma agenda profissional e permanece à disposição da empresa, a empresa pode considerar esse tempo de percurso como parte da jornada de trabalho;
- Deslocamento com veículo da empresa ou transporte fornecido: sempre que a empresa fornece transporte até um local de difícil acesso ou sem transporte público regular, ela pode considerar esse tempo como parte da jornada de trabalho.
- Trabalho em campo ou visitas externas que envolvam longas distâncias: profissionais que trabalham majoritariamente em campo podem ter o tempo de trajeto reconhecido como parte da jornada, a depender da política da empresa;
- Quando o deslocamento interfere na jornada habitual: se o colaborador iniciar o deslocamento antes do horário habitual ou encerrá-lo depois, a empresa pode considerar esse período como parte da jornada de trabalho.
De toda forma, é fundamental se atentar para a política de viagens da empresa. Ou seja, deve-se ter regras claras sobre deslocamentos e reembolso de horas, evitando dúvidas e litígios.
A tecnologia da Paytrack permite configurar regras específicas por tipo de deslocamento, automatizando o registro desses percursos, oferecendo maior segurança jurídica e conformidade.
Como documentar e comprovar o tempo de deslocamento de colaboradores?
Em um cenário de constante mobilidade corporativa, documentar corretamente o tempo de deslocamento dos colaboradores é uma medida essencial. Afinal,isso fortalece o compliance trabalhista e proporciona um controle financeiro eficaz.
Deste modo, empresas com muitas equipes externas, como engenharia, comercial, auditoria ou atendimento técnico, precisam de um processo bem estruturado para registrar deslocamentos urbanos e intermunicipais de forma clara e auditável.
Organizações que não possuem o costume de registrar o tempo de percurso podem lidar com problemas como:
- Reembolsos indevidos ou inconsistentes;
- Riscos trabalhistas, como pedidos judiciais de horas extras;
- Falhas no registro da jornada real de trabalho;
- Dificuldades para comprovar a boa-fé da empresa em auditorias ou ações legais.
Por outro lado, o correto registro do tempo de percurso permite comprovar que o colaborador estava a serviço da empresa, garante reembolsos baseados em evidências, aplicar da política de viagens com mais controle e reduz conflitos entre áreas como RH, financeiro, jurídico etc.
Boas práticas para comprovação de deslocamentos corporativos
Além da declaração de horas e tempo de percurso em viagens corporativas, existem algumas boas práticas que facilitam a comprovação dos deslocamentos.
A seguir, apresentamos algumas estratégias que profissionais de RH, DP, jurídico e financeiro podem adotar para padronizar esse processo:
1. Utilizar declaração formal de horas e percurso
O primeiro passo é, de fato, construir uma declaração de horas e tempo de percurso em deslocamentos corporativos. Desse modo, é fundamental que esse documento tenha dados como:
- Nome do colaborador e matrícula;
- Data(s) do deslocamento;
- Local de origem e destino;
- Horário de saída e chegada;
- Motivo da viagem (ex: reunião, visita técnica);
- Assinatura do colaborador e, se possível, do gestor responsável.
Essa declaração pode ser feita tanto em papel quanto em formato digital. É recomendável mantê-lo devidamente arquivado junto aos documentos de reembolso ou controle de jornada.
2. Anexar comprovantes e itinerários
Documentos comprobatórios são essenciais para a declaração de horas. Afinal de contas, eles validam o deslocamento e aumentam o compliance dos deslocamentos em eventuais disputas. Com isso, pode-se incluir:
- Bilhetes de transporte rodoviário ou aéreo;
- Comprovantes de pedágio e abastecimento;
- Check-ins em hotéis ou eventos.
3. Usar sistemas digitais com registro automático
Ferramentas de gestão de viagens e despesas corporativas como a Paytrack automatizam esse processo, permitindo que o colaborador registre toda a sua viagem em tempo real pelo app, com informações como:
- Localização georreferenciada;
- Hora de saída e chegada;
- Anexos digitalizados (recibos, notas, comprovantes);
- Vinculação automática ao centro de custo ou projeto.
Esse tipo de tecnologia garante um histórico confiável, integrado e pronto para ser utilizado em auditorias, conferências ou relatórios gerenciais.
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Como a Paytrack ajuda a controlar o tempo de percurso e agiliza o reembolso?
A Paytrack oferece uma solução completa para empresas que precisam controlar com precisão o tempo de deslocamento de seus colaboradores. A plataforma foi pensada justamente para garantir conformidade legal, transparência e agilidade na gestão de viagens e despesas corporativas.
Por meio do aplicativo da Paytrack, os colaboradores podem registrar suas viagens com dados como itinerários, comprovantes de pedágio, notas fiscais e outros documentos que validam o percurso realizado.
Esse registro pode ser feito em tempo real, com uso de geolocalização, o que confere mais segurança e confiabilidade às informações fornecidas.
Além disso, a sua empresa não precisa se preocupar com o cumprimento das políticas de viagens. Afinal, a Paytrack permite configurar regras específicas de reembolso de forma totalmente personalizada.Unimos tecnologia, compliance e praticidade para transformar a maneira como sua empresa lida com o tempo de percurso e os gastos relacionados a viagens corporativas. Entre em contato conosco e veja como se beneficiar:
