No mundo corporativo atual, a agilidade e a precisão na gestão de despesas são cruciais. Ferramentas digitais surgem para otimizar processos e, entre elas, o cupom com QR Code tem ganhado destaque.
Longe de ser apenas uma inovação tecnológica, ele representa uma evolução significativa na forma como empresas e colaboradores lidam com comprovantes fiscais, impactando diretamente o controle financeiro e o compliance.
Mas o que exatamente é esse cupom? Como ele funciona? E, mais importante, quais as vantagens de adotá-lo na sua rotina de gestão de despesas corporativas? Fale com a nossa equipe e saiba como essa tecnologia pode ser usada na sua rotina para otimizar processos.
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O que é um cupom com QR Code?
Um cupom com QR Code, mais precisamente conhecido como Cupom Fiscal Eletrônico (NFC-e) com QR Code, é um documento fiscal que registra vendas a consumidor final, substituindo o antigo cupom fiscal em papel emitido por ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Neste caso, a grande inovação está na inclusão de um código QR impresso no comprovante.
Este código bidimensional funciona como uma chave de acesso rápido a todas as informações da transação. Assim, ao invés de um comprovante físico que pode se perder ou desbotar, o QR Code permite que os dados da compra – como valor, itens, data, hora e dados do estabelecimento – sejam acessados e validados eletronicamente.
Por isso, o cupom com QR Code é uma forma moderna e segura de registrar e comprovar despesas. Afinal, ele facilita a vida de quem precisa fazer a prestação de contas.
Qual a diferença entre nota fiscal eletrônica e cupom com QR Code?
Embora ambos sejam documentos fiscais eletrônicos, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Cupom Fiscal Eletrônico (NFC-e) com QR Code possuem finalidades e características distintas:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): este documento normalmente é utilizado em transações entre empresas (B2B) ou em vendas de maior valor a pessoas físicas, especialmente quando há necessidade de transporte da mercadoria ou quando o comprador precisa do crédito de ICMS. Ele detalha, então, mais informações sobre o produto/serviço, impostos e dados do comprador/vendedor.
- Cupom Fiscal Eletrônico (NFC-e) com QR Code: já o cupom fiscal com QR Code tem seu uso mais associado a vendas diretas ao consumidor final (B2C), substituindo o antigo cupom fiscal de papel. Dessa forma, trata-se de um documento mais simplificado, ideal para o varejo, restaurantes e serviços, onde o comprovante serve principalmente para o consumidor e para a fiscalização da SEFAZ.
Ambos são documentos fiscais válidos e importantes para o controle e compliance, mas a escolha entre um e outro depende da natureza da transação. Para a gestão de despesas corporativas, tanto a NF-e quanto a NFC-e com QR Code são comprovantes aceitos, e a capacidade de lê-los e processá-los digitalmente é um diferencial.
Como criar um cupom com QR Code?
Para o consumidor ou gestor de despesas, a “criação” de um cupom com QR Code não é uma tarefa direta. Quem gera o cupom é o próprio estabelecimento comercial, por meio de um sistema emissor de NFC-e homologado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Esse processo geralmente envolve:
- Sistema emissor: o estabelecimento utiliza um software de vendas que gera a NFC-e.
- Dados da venda: o sistema recebe as informações da compra (produtos, valores, impostos).
- Autorização SEFAZ: na sequência, o sistema envia a NFC-e para a SEFAZ para autorização em tempo real.
- Geração do QR Code: Geração do QR Code: por último, após a aprovação, o sistema gera e imprime no cupom um QR Code exclusivo, que contém o link para a versão digital validada do documento.
Ferramentas de marketing oferecem geradores de QR Code para promoções ou cupons de desconto, mas apenas sistemas fiscais específicos geram o cupom fiscal com QR Code para controle de despesas corporativas, garantindo sua validade legal.
Como ler o QR Code do cupom fiscal?
Após ter o cupom gerado, ele já está disponível para leitura, que é um processo simples e rápido. Existem diversas maneiras de acessar as informações contidas no código:
- Aplicativos de leitura de QR Code: de forma geral, a maioria dos smartphones possui leitores de códigos QR integrados na câmera, ou é possível baixar apps específicos. Para realizar sua leitura, basta apontar a câmera para o QR Code do cupom.
- Sites da SEFAZ: outra alternativa é o site da Secretaria da Fazenda de cada estado, que disponibiliza portais onde você pode digitar a chave de acesso do cupom ou escanear o QR Code diretamente para consultar a validade e os detalhes da NFC-e.
- Aplicativos de gestão de despesas: além disso, também existem ferramentas especializadas, como a Paytrack, que oferecem funcionalidades de leitura automática. Com somente um clique, o app escaneia o cupom com QR Code, extrai os dados e os organiza para a prestação de contas. Essa é a forma mais eficiente para empresas que lidam com comprovantes de despesa QR Code em grande volume.
Vantagens de usar cupons com QR Code para gestão de despesas corporativas
O uso de cupons com QR Code facilita muito o dia a dia da gestão de despesas corporativas. Seus principais benefícios são:
- Agilidade com a automação de prestação de contas
- Redução de erros e fraudes corporativas
- Transparência e rastreabilidade
- Economia de tempo e recursos
- Compliance aprimorado
Perguntas frequentes sobre cupom com QR Code
Para resumir algumas das perguntas mais frequentes organizamos este FAQ, confira:
- Quando o cupom com QR Code é aceito como documento fiscal válido?
O cupom fiscal com QR Code (NFC-e) é um documento fiscal eletrônico com validade jurídica em todo o território nacional, desde que emitido por um sistema homologado e autorizado pela SEFAZ. Ele é amplamente aceito como comprovante de despesa. - Por que o QR Code aumenta a segurança contra adulterações?
O QR Code no cupom fiscal contém um link para a versão digital do documento, que é gerada e validada pela SEFAZ em tempo real. Isso significa que qualquer tentativa de adulteração no cupom impresso pode ser facilmente detectada ao escanear o código e comparar as informações com a versão oficial, aumentando a segurança e a confiabilidade. - Como armazenar os comprovantes de forma digital e auditável?
Utilize plataformas de gestão de despesas que permitam a leitura e o armazenamento digital dos cupons. Isso garante que os comprovantes de despesa QR Code fiquem organizados, acessíveis e prontos para auditorias, eliminando a necessidade de arquivar papéis e prevenindo perdas ou danos.
Como a Paytrack facilita a gestão de cupons digitais na prestação de contas
A Paytrack é uma plataforma completa para gestão de despesas e viagens corporativas. Ela se destaca como uma ferramenta robusta para otimizar a gestão de gastos, especialmente no que tange aos cupons fiscais com QR Code.
Com a nossa tecnologia, a prestação de contas se torna um processo ágil porque:
- Utilizamos OCR e leitura automática para capturar dados do cupom diretamente pelo app: para isso, basta tirar uma foto do cupom com QR Code, e a tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) da Paytrack identifica e extrai automaticamente as informações essenciais. Informações como valor, data e fornecedor, preenchendo os campos da prestação de contas.
- Validamos informações fiscais em tempo real, reduzindo erros e fraudes: a plataforma Paytrack verifica também a autenticidade e a integridade do cupom com QR Code diretamente com os órgãos fiscais. Então, isso acaba garantindo que apenas comprovantes válidos sejam processados e minimizando riscos de fraudes ou erros.
- Consolidamos comprovantes digitais na prestação de contas, eliminando a necessidade de anexar documentos em papel: além disso, todos os cupons fiscais das despesas da sua empresa, sejam eles com QR Code ou outros tipos de comprovantes, são digitalizados e anexados eletronicamente à prestação de contas, criando um fluxo de trabalho sem papel e mais organizado.
- E, por último, geramos relatórios que detalham os gastos por colaborador, centro de custo e fornecedor, com total rastreabilidade: a Paytrack oferece análises aprofundadas. E isso permite que gestores tenham uma visão clara de onde e como o dinheiro está sendo gasto, facilitando o controle orçamentário e a tomada de decisões estratégicas.
Com a Paytrack, o processo de gerenciar o cupom com QR Code e outras despesas se torna não apenas mais fácil. E também mais seguro e transparente, alinhando sua empresa às melhores práticas de controle financeiro e compliance. Agende uma demonstração gratuita e conheça mais sobre a nossa plataforma!
