Nos últimos tempos, temos observado que cada vez mais o consultor de viagens tem substituído o agente de viagens no suporte às viagens corporativas das empresas. Isso porque, as organizações têm sentido cada vez mais a necessidade de profissionais que contribuam com soluções mais estratégicas do que operacionais.
Reduzir custos, identificar oportunidades financeiras, otimizar tempo e diminuir o retrabalho com atividades burocráticas que pouco contribuem no crescimento da empresa são alguns dos objetivos que as empresas buscam quando contratam uma consultoria de viagens.
Acompanhe neste artigo como esse profissional pode ajudar as empresas no dia a dia das viagens corporativas, de que modo a tecnologia é sua aliada nesse processo e outras questões importantes!
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O que faz um consultor de viagens corporativas?
O consultor de viagens é o profissional responsável por gerenciar toda a jornada de viagens corporativas de uma empresa.
Ele acompanha todo o processo, desde o planejamento de acordo com as necessidades da empresa, a negociação com fornecedores, o suporte 24/7 ao viajante, até o momento pós-viagem, com a entrega de relatórios de performance.
Com toda a bagagem de conhecimento acerca da dinâmica interna da empresa, dos processos burocráticos que envolvem as viagens e de relacionamento direto com prestadores de serviços, os consultores de viagens são peça-chave para as empresas que lidam frequentemente com viagens corporativas.
Assim, o consultor de viagens é o mediador estratégico entre a empresa, os viajantes e os fornecedores de serviços, sendo também responsável por garantir a conformidade com a política de viagens da organização.
Como esse profissional apoia a empresa no dia a dia?
O consultor de viagens tem papel estratégico na viagem corporativa. Seu objetivo é, principalmente, buscar soluções corporativas ou de viagens, que tem papel estratégico na viagem corporativa, que vai além do simples ato de realizar reservas de passagens, hoteis, etc.
À vista disso, sua função é voltada às necessidades particulares de cada empresa: negociar as melhores condições de tarifas com fornecedores, oferecer suporte aos viajantes, fazer a mediação entre empresa, viajante e prestadores de serviços e, ainda, gerar análises de dados relativos às viagens corporativas. Em resumo, suas principais atividades são:
- Reserva de passagens aéreas e terrestres;
- Reserva de hoteis;
- Reserva de traslado ou de carros particulares;
- Negociação com fornecedores;
- Execução de check-in antecipado;
- Elaboração de propostas personalizadas;
- Pesquisa e ofertas de seguro-viagem;
- Domínio no manejo de ferramentas, como as plataformas Saas (Softwares como Serviços) para reservas, consultas e organização de dados;
- Assessoria para obtenção de passaporte e vistos consulares;
- Atendimento personalizado antes, durante e depois da viagem, 24 horas por dia, 7 dias por semana;
- Análise de dados e relatórios de performance.
Vejamos com mais detalhe a seguir como esse profissional ajuda as empresas no dia a dia:
Identificação das necessidades da organização
Em primeiro lugar, o trabalho do consultor de viagens é entender as necessidades específicas da empresa, bem como o funcionamento da sua gestão. Ele precisa identificar os elementos principais que compõem a cultura da organização e, principalmente, compreender as suas políticas internas.
Desse modo, somente depois desse mapeamento, o profissional pode começar a desenhar as diretrizes para que a viagem corporativa atinja os resultados esperados.
Garantia de compliance
Graças ao reconhecimento das necessidades da empresa, que inclui a compreensão da política de viagens, o consultor de viagens consegue garantir o compliance, ou seja, a conformidade da organização com as normas que dão base ao negócio.
Por isso, é responsabilidade do consultor garantir que todo o processo que envolve a viagem corporativa esteja de acordo com as regras internas da empresa. Para se ter uma noção, uma política de viagens corporativas normalmente inclui:
- Limite de gastos;
- Procedimentos de reservas, passagens e locação;
- Políticas sobre uso de veículos pessoais para viagens a trabalho;
- Processos de reembolso;
- Despesas permitidas e não permitidas;
- Procedimento para prestação de contas e relatórios de despesas;
- Prazos e processos de aprovação.
Se quiser ainda implementar na prática, baixe o nosso modelo de política de viagens corporativas personalizável.
Negociação com fornecedores
Um ponto que atrai as empresas na hora de contratar esse profissional é as oportunidades em termos econômicos.
O consultor tem contato direto com companhias aéreas, hotéis, empresas de aluguel de carros, eoutros fornecedores e, por isso, ele tem mais chances de conseguir melhores condições de tarifas do que um indivíduo comum. Isso impacta de maneira positiva na economia de custos de uma viagem corporativa.
Suporte ao viajante 24 horas, 7 dias por semana
Além de tudo, uma consultoria em viagens corporativas tem a vantagem de oferecer suporte em tempo integral para os viajantes. Em situações emergenciais, quando o voo atrasa ou quando o voo é cancelado, por exemplo, o consultor deve dar todo o apoio necessário ao viajante.
Assim como os consultores especialistas da agência de viagens da Paytrack, os demais profissionais devem entregar atendimento humanizado, personalizado, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Na Paytrack, por exemplo, os consultores são treinados para resolver viagens com agilidade e conhecimento do seu negócio, mesmo que fora do horário comercial.
Análise de indicadores e relatórios de performance
Por fim, com o avanço de novas tecnologias, o consultor de viagens também passou a adquirir novas habilidades. Por isso, além das habilidades interpessoais, habilidades específicas da área, o profissional teve que estudar para realizar análise de dados e, assim, ser capaz de entregar feedbacks através de relatórios de gastos, de padrões de comportamento dos viajantes.
Tudo isso trouxe enormes benefícios para as empresas, que hoje podem obter insights valiosos para otimizar seus recursos, ter melhor previsibilidade orçamentária, e identificar oportunidades financeiras.
Diferença entre consultor, agente e gestor de viagens
A diferença entre o agente e o consultor de viagens reside no seu foco de atuação. Enquanto o agente somente vende o produto, o consultor além de vender, oferece as melhores opções às empresas a partir dos seus desejos e necessidades específicas. Por isso, chama-se “consultor” e não “agente”.
Segundo um artigo publicado pela revista Turismo e Sociedade, as mudanças que vieram com a internet transformaram também o cenário do profissional de viagens.
Com acesso mais rápido às informações, foi necessário o surgimento de um profissional mais especializado, que atendesse às demandas mais estratégicas das empresas e, foi assim, que do agente, surgiu o consultor de viagens.
“Quando você não tem controle direto sobre pessoas e mesmo assim quer que elas ouçam o que você diz e prestem atenção a seus conselhos, você está diante de um dilema do consultor” (Block, 1991 p. 1, como citado em Oliveira e Holm, 2017).
Também, diferente do agente e o do consultor, profissionais externos à empresa, o gestor de viagens corporativas (ou travel manager) é o profissional interno da empresa. Sua função é estratégica e operacional.
Assim, o gestor deve definir a política de viagens da empresa, administrar contratos com fornecedores ou com a agência de viagens corporativas, monitorar o compliance e, além disso, tem responsabilidade sobre a segurança e conforto dos colaboradores. Em resumo:
- Agente de viagens: externo e operacional. Executa tarefas como reserva e emissão de passagens;
- Consultor de viagens: externo, operacional e estratégico. Além das tarefas operacionais, sua função é analisar as necessidades da empresa, buscar as melhores soluções, oferecer suporte e resultados;
- Gestor de viagens: interno, estratégico e operacional: ele trabalha dentro da empresa. É responsável pela política de viagens, o controle orçamentário, contratos, compliance e a relação com os colaboradores.
Benefícios estratégicos de contar com uma consultoria
Uma pesquisa publicada pela Panrotas em 2024 sobre por que os viajantes corporativos procuram o consultor de viagens e o resultado mostrou que a confiança é o principal motivo (57,67%) pelo qual os consultores e agências de viagens são procurados. Em segundo lugar, está a segurança (50%), em terceiro a qualidade do atendimento (46,15%) e em quarto a facilidade e comodidade proporcionada pelos profissionais (42,31%).
Outro estudo, o Decoding the travel advisor client 2024, do Grupo Expedia revelou que a maioria dos brasileiros recorrem aos consultores de viagens pelos seguintes motivos, em ordem de prioridade:
- Orientações especializadas (52%);
- Economia de tempo (52%);
- Acesso a ofertas exclusivas (45%);
- Serviço personalizado (45%);
- Capacidade de resolver emergência de viagem (38%);
- Escolha do destino e das acomodações ideais (37%).
Em conclusão, os principais benefícios que as empresas obtêm com consultores de viagens são:
- Redução de custos: os consultores procurar negociar as melhores tarifas e otimizar a logística da viagem;
- Agilidade e eficiência nas operações: as empresas perdem muito tempo na comunicação com os diferentes fornecedores. Os consultores agilizam esse processo;
- Confiança: conforme o estudo publicado pela Panrotas, a confiança é um fator essencial. Os consultores garantem a qualidade dos serviços, a resolução de eventuais problemas, entre outros;
- Suporte personalizado 24/7: as empresas podem contar com atendimento em tempo integral, fundamental principalmente para emergências, cancelamentos, atrasos, etc;
- Automatização: os consultores utilizam plataformas para controle e monitoramento de despesas, de centralização de reservas (de voo/hospedagem), que além de oferecerem uma boa visualização dos dados, revelam informações importantes para as empresas com relação a padrões de comportamento, oportunidades de economia, de crescimento, entre outros.
Como a tecnologia apoia a atuação do consultor?
A tecnologia é essencial no trabalho do consultor de viagens, e é o que torna sua função mais estratégica e menos operacional. Com o uso cada vez maior de plataformas SaaS (Software como Serviço), o consultor de viagens ficou cada vez mais na linha de frente dos dados. Processos que antes eram divididos foram unificados com o auxílio das plataformas integradas.
Dessa forma, o fluxo de trabalho foi otimizado, liberando tempo para que o consultor se voltasse mais para as estratégicas e gastasse menos tempo com as atividades repetitivas.
Para exemplificar, a agência de viagens da Paytrack conta com soluções tecnológicas que os consultores já não conseguem viver sem. Alguns exemplos são:
- Uso de OBTs e integrações com ERP: Online Booking Tools (OBTs) integradas a sistemas de gestão (ERP) permite que cada reserva ou despesa seja registrada de forma automática e vinculada aos centros de custo da empresa. Isso resulta em um processo sem falhas manuais, com compliance aplicado desde a solicitação;
- Inteligência de dados para identificar oportunidades de economia: com dashboards e relatórios em tempo real, o consultor passa a enxergar padrões de comportamento de viagem, rotas mais usadas, tarifas mais vantajosas e possíveis desperdícios. Ou seja, agora ele pode tomar suas decisões de forma mais assertiva;
- Automação de processos que libera tempo para a estratégia: o consultor para de desperdiçar tempo com tarefas repetitivas e ganha espaço para se dedicar a análises estratégicas, como avaliar ROI de viagens e propor ações de melhoria contínua;
- Visibilidade total da jornada do viajante: centralizar todos os serviços de viagem em um único pacote permite ao consultor ter uma visão completa da jornada do colaborador, garantindo maior controle sobre as despesas.
Portanto, a tecnologia é uma parceira estratégica de quem trabalha com consultoria de viagens corporativas.
O papel da Paytrack na jornada do consultor de viagens
Os maiores desafios enfrentados hoje pelos consultores de viagens são justamente a descentralização dos processos (de reservas, conformidade com políticas, conferência de notas fiscais, comunicação com fornecedores, cotações, etc), e a falta de dados consolidados.
Por esse motivo, a Paytrack tem uma plataforma completa para gestão de viagens corporativas. Com ela, o consultor de viagens dispõe de:
- Automação de auditoria e compliance;
- Visão consolidada do custo total da viagem;
- Visibilidade em tempo real sobre viagens e despesas;
- Automação da prestação de contas;
- Integração nativa com ERPs, OBTs e políticas corporativas;
- Ferramentas de análise de tarifas e economia inteligente.
Com isso, o consultor deixa de atuar apenas no nível operacional e assume um papel de estrategista. E, para a Paytrack, a gestão de viagens e despesas vai muito além da logística. Para que ela seja eficiente, sua base precisa ser analítica e estratégica.
Fale com nossos especialistas para saber mais como a plataforma da Paytrack pode ajudar na sua gestão de viagens:
