Você entende qual é o papel do consultor de viagens nos dias atuais? No passado, esse profissional era visto como o responsável por fazer reservas e cuidar de passagens aéreas e hospedagens.
No entanto, esse perfil mudou radicalmente. Hoje, o mercado tem exigido cada vez mais profissionais que unem conhecimento técnico, visão estratégica e domínio de dados.
As empresas passaram a perceber que as viagens corporativas representam um dos maiores custos variáveis e, com isso, precisam de especialistas que sejam capazes de negociar, otimizar e trazer previsibilidade orçamentária. Nesse contexto, o consultor de viagens deixou de ser apenas operacional e passou a atuar como parceiro estratégico.
Portanto, vamos explorar juntos o que faz um consultor de viagens, suas principais responsabilidades e como a tecnologia transformou seu papel nas empresas. Leia e tire suas dúvidas!
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O que faz um consultor de viagens corporativas?
O consultor de viagens é o profissional responsável por organizar, planejar e otimizar toda a jornada de viagens corporativas de uma empresa.
Com isso, ele atua como uma ponte entre a organização, os viajantes e os fornecedores de serviços, garantindo maior eficiência e conformidade com as políticas internas.
Na prática, o consultor analisa as necessidades específicas de cada viagem, recomenda soluções alinhadas ao orçamento da empresa e assegura que cada detalhe esteja dentro das diretrizes estabelecidas. Isso inclui, por exemplo, negociação de tarifas com companhias aéreas e redes hoteleiras, monitorar indicadores de gastos e propor melhorias nos processos de viagens.
Enquanto um agente de viagens tradicional foca somente na execução da reserva, o consultor de viagens atua como um gestor estratégico. Ele avalia riscos, propõe alternativas mais econômicas e assegura a melhor experiência para o colaborador em trânsito.
Portanto, ele é uma peça-chave na gestão de viagens e despesas corporativas, ajudando empresas a equilibrar custos, compliance e bem-estar dos viajantes.
Leia: Como construir uma política de despesas corporativas eficiente
Consultor x agente de viagens: qual a diferença?
Muitas vezes confundidos, o consultor de viagens e o agente de viagens têm funções distintas no mercado corporativo.
Deste modo, o agente de viagens é o profissional que atua de forma mais operacional. Seu foco está em executar reservas de passagens, hospedagens, transportes e outros serviços essenciais para uma viagem corporativa.
Em contrapartida, o consultor de viagens possui uma visão mais estratégica. Portanto, além de lidar com reservas, ele também analisa o contexto da empresa, aplica as políticas internas, negocia condições especiais e monitora indicadores de desempenho.
Entender essa diferença é essencial porque mostra como a atuação do consultor é mais abrangente e alinhada às demandas modernas de governança corporativa.
Quais são as responsabilidades do consultor de viagens?
O papel do consultor de viagens corporativas envolve tanto atividades operacionais quanto estratégicas. Com isso, ele garante que as empresas tenham controle sobre custos, compliance e experiência dos viajantes.
A seguir, confira com maior detalhes quais são as principais responsabilidades desse profissional na gestão de viagens corporativas:
Negociação com fornecedores e economia para a empresa
O consultor de viagens corporativas atua como interlocutor direto com as companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros prestadores de serviço.
Desse modo, seu objetivo é buscar tarifas corporativas que sejam mais vantajosas para a empresa. Condições exclusivas contribuem para a redução dos custos totais com deslocamentos.
Além de ficar responsável pela negociação, o consultor de viagens também avalia relatórios comparativos de preços e identifica oportunidades de economia que podem passar despercebidas em uma compra individual ou descentralizada.
Garantia de compliance e aplicação das políticas de viagem
Outro ponto central da função do consultor de viagens é assegurar que todas as viagens corporativas estejam em conformidade com as políticas. Isso inclui, por exemplo, respeitar limites de diárias, rotas autorizadas, classes de voo permitidas etc.
O consultor, portanto, funciona como guardião das regras internas. Sua atuação é fundamental para prevenir desvios e garantir que a empresa cumpra exigências legais e governança.
Suporte ao viajante durante deslocamentos
O consultor não cuida apenas da reserva, ele oferece suporte contínuo ao colaborador que está em trânsito. Isso pode incluir reagendar voos em casos de imprevistos, solucionar problemas de hospedagem e até mesmo garantir assistência emergencial em situações críticas.
Esse atendimento humanizado garante que o colaborador se concentre em suas atividades de trabalho, sem perder produtividade por conta de qualquer tipo de contratempo.
Análise de indicadores e relatórios de performance
Na era digital, o consultor de viagens precisa dominar ferramentas de análise de dados. Ele é o responsável por consolidar relatórios de gastos, identificar padrões de comportamento dos viajantes da empresa e propor ajustes para otimizar recursos.
São esses relatórios que oferecem à gestão financeira insights valiosos para a tomada de decisão. Isso permite que a empresa tenha previsibilidade orçamentária e acompanhe o retorno sobre o investimento em viagens corporativas.
Como o papel do consultor evoluiu com a tecnologia?
O perfil do consultor de viagens corporativas mudou radicalmente nos últimos anos. Afinal, antes seu foco estava quase exclusivamente em lidar com reservas e ajustes operacionais. Hoje, a tecnologia permitiu que ele se tornasse um analista estratégico, orientado por dados.
Ou seja, tradicionalmente, esse profissional atuava com tarefas manuais como cotações em diferentes canais, conferência de notas fiscais, verificação de disponibilidade e comunicação via e-mails. Além de demorado, essa rotina de atividades aumentava a margem para erros, atrasos e descumprimento de políticas internas.
Com a digitalização e o avanço das plataformas SaaS no mercado, esse cenário foi transformado. Isso porque o consultor passou a contar com o suporte de plataformas integradas, capazes de unificar processos como reservas, aprovações, orçamentos e políticas corporativas em apenas um único fluxo.
Sendo assim, essas ferramentas liberam o consultor de viagens de atividades repetitivas, permitindo que ele se concentre em tomar decisões de alto impacto.
O resultado? Esse profissional deixa de ser visto como apenas um executor e passa a ser reconhecido como um parceiro estratégico das empresas.
Como gerar mais valor ao papel do consultor de viagens com dados e plataformas de gestão?
A transformação digital elevou o papel do consultor de viagens corporativas a um novo patamar. Afinal, hoje ele conta com dados e soluções tecnológicas que proporcionam eficiência, economia e visibilidade a gestão de mobilidade corporativa.
A seguir, veja como as plataformas de gestão podem ampliar o valor desse profissional:
- Uso de OBTs e integrações com ERP: Online Booking Tools (OBTs) integradas a sistemas de gestão (ERP) permite que cada reserva ou despesa seja registrada de forma automática e vinculada aos centros de custo da empresa. Isso resulta em um processo sem falhas manuais, com compliance aplicado desde a solicitação;
- Inteligência de dados para identificar oportunidades de economia: com dashboards e relatórios em tempo real, o consultor passa a enxergar padrões de comportamento de viagem, rotas mais usadas, tarifas mais vantajosas e possíveis desperdícios. Ou seja, agora ele pode tomar suas decisões de forma mais assertiva;
- Automação de processos que libera tempo para a estratégia: o consultor para de desperdiçar tempo com tarefas repetitivas e ganha espaço para se dedicar a análises estratégicas, como avaliar ROI de viagens e propor ações de melhoria contínua;
- Visibilidade total da jornada do viajante: centralizar todos os serviços de viagem em um único pacote permite ao consultor ter uma visão completa da jornada do colaborador, garantindo maior controle sobre o custo total da viagem.
Portanto, o consultor de viagens, quando apoiado em soluções integradas como a Paytrack, passa a ter um papel ainda mais estratégico na gestão de viagens e despesas corporativas de uma empresa.
O que a Paytrack oferece para consultores de viagens?
O consultor de viagens corporativas moderno precisa de uma plataforma que centralize informações, automatize processos e ofereça dados confiáveis para decisões estratégicas. E é
Com uma plataforma completa para a gestão de viagens e despesas corporativas, ele passa a ter acesso a:
- Automação de auditoria e compliance;
- Visão consolidada do custo total da viagem;
- Visibilidade em tempo real sobre viagens e despesas;
- Integração nativa com ERPs, OBTs e políticas corporativas;
- Ferramentas de análise de tarifas e economia inteligente.
Sendo assim, o consultor deixa de atuar apenas no nível operacional e assume um papel de estrategista.
Na Paytrack, acreditamos que a gestão de viagens não deve ser apenas logística, mas sim o ponto de partida para a inteligência financeira da empresa.
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