Compreender as categorias de carros para locação é fundamental para otimizar os custos e garantir a satisfação dos colaboradores nas viagens corporativas. Afinal de contas, o aluguel de carros para viagens é uma despesa bastante relevante nos orçamentos das empresas.
Pensando nisso, esse guia vai explicar como as locadoras organizam suas frotas e, principalmente, como escolher a categoria de carros mais adequada para cada situação e implementar um controle eficiente desses gastos em sua empresa.
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Quais são as categorias de carros para locação?
As categorias de veículos para locação seguem um padrão de classificação e servem para facilitar a escolha do veículo ideal para cada necessidade.
No Brasil, as principais categorias de carros para locação incluem: categoria econômica (grupo A/B), intermediária (grupo C), executiva (grupo D/E), categoria SUV e utilitários e luxo.
Categoria econômica (grupo A/B)
A categoria econômica (grupo A/B) compreende veículos compactos e econômicos, como, por exemplo, Fiat Mobi, Volkswagen Up e Hyundai HB20.
Em geral, é uma categoria que oferece um excelente custo-benefício para viagens individuais, com pouca bagagem e para deslocamentos urbanos curtos.
Categoria intermediária (grupo C)
A categoria intermediária se refere aos carros de porte médio que equilibram conforto e economia.
São exemplos de modelos da categoria intermediária o Nissan Versa, Volkswagen Virtus e Toyota Yaris.
Em relação à categoria econômica, o grupo C oferece mais espaço interno e porta-malas maior.
Categoria executiva (Grupo D/E)
A categoria executiva inclui veículos premium, com foco no conforto e na imagem corporativa. São exemplos de modelos desse grupo Toyota Corolla, Honda Civic e Volkswagen Jetta.
Normalmente, essa categoria de carros é a ideal para viagens de executivos e clientes importantes.
Categoria SUV e utilitários
A categoria SUV e utilitários compreendem veículos com maior capacidade de carga e de passageiros. O Nissan Kicks, Hyundai Creta e Jeep Compass são modelos desse grupo.
Por isso, é ideal para viagens com muitas pessoas ou com muitas bagagens e materiais.
Categoria luxo
Por fim, como o próprio nome sugere, a categoria luxo se refere aos carros que priorizam o máximo de conforto e status.
Por isso, compreendem veículos premium de marcas renomadas, ideais para situações especiais ou para altos executivos.
Como as locadoras classificam as categorias de carros para locação?
As categorias de carros de locadoras seguem padrões internacionais adaptados ao mercado brasileiro.
Essa classificação considera os seguintes fatores:
- Tamanho e capacidade: número de passageiros e volume do porta-malas
- Motorização: potência do motor e tipo de combustível
- Nível de equipamentos: ar-condicionado, direção hidráulica, câmbio automático
- Marca e modelo: posicionamento no mercado e imagem da marca
- Consumo de combustível: eficiência energética do veículo
No entanto, embora existam esses padrões, cada locadora pode ter algumas particularidades na classificação.
Sendo assim, antes de alugar um carro,é importante verificar as especificações exatas de cada categoria. Porque, dependendo da locadora, um grupo pode incluir modelos de carros diferentes.
Como escolher a categoria ideal de carro para uma viagem corporativa?
Escolher a categoria de carro para aluguel em uma viagem corporativa envolve analisar tanto as características da viagem quanto o objetivo corporativo e o perfil do usuário. Então considere:
Análise do perfil da viagem
Além disso, é importante se atentar também às seguintes características da viagem:
- Duração: viagens longas podem justificar categorias mais confortáveis
- Distância: trajetos extensos demandam veículos mais potentes
- Número de passageiros: grupos maiores necessitam veículos maiores
- Volume de bagagem: mais bagagens demandam mais espaço no porta-malas
- Tipo de estrada: rodovias ou vias urbanas influenciam na escolha
Objetivos corporativos
Além do mais, é fundamental levar em consideração qual é o motivo da viagem e quem vai viajar. Então, os seguintes fatores podem ajudar a dar esse direcionamento:
- Nível hierárquico: pois executivos podem ter direito a categorias superiores
- Tipo de cliente: reuniões importantes podem exigir veículos executivos
- Imagem da empresa: porque alguns setores demandam veículos que refletem o posicionamento da marca
- Orçamento disponível: para equilibrar necessidades com limites de gastos
- Políticas da empresa: limites pré-estabelecidos para cada função ou situação
Qual o papel da política de viagens no controle das categorias de carros para locação?
A política de viagens é essencial para fazer um controle eficiente da locação de veículos, afinal de contas, é ela que vai estabelecer diretrizes claras que orientam as escolhas e garantem o uso responsável dos recursos da empresa.
Elementos essenciais da política
Nesse cenário, os elementos essenciais da política de viagem em relação à locação de carros são:
- Categorias permitidas por função: pois ajudam a definir quais colaboradores podem utilizar cada categoria
- Limites de diárias: estabelecer valores máximos por categoria e destino
- Aprovações necessárias: processos para categorias superiores ou situações especiais
- Fornecedores preferenciais: parcerias que oferecem melhores condições
- Documentação obrigatória: comprovantes e justificativas necessários
Benefícios de uma política de viagem
Nesse contexto, os benefícios de uma política de viagem eficiente são:
- Controle de custos: evita gastos desnecessários com upgrades
- Transparência: todos conhecem as regras e limites
- Compliance: garante aderência às normas internas e externas
- Eficiência: agiliza o processo de aprovação e reembolso
- Auditoria: facilita a verificação e controle dos gastos
Como evitar gastos excessivos com upgrades em categorias de carros para locação inadequadas?
Os upgrades sem autorização representam uma das principais fontes de gastos excessivos no aluguel de carros em viagens corporativas.
Algumas estratégias que envolvem controles preventivos e monitoramento ativo podem minimizar esse problema:
- Reservas antecipadas: garantem a disponibilidade da categoria desejada
- Parcerias estratégicas: acordos que limitam ofertas de upgrade
- Políticas claras: definições específicas sobre quando upgrades são permitidos
- Aprovações prévias: necessidade de autorização para mudanças de categoria
- Relatórios regulares: acompanhamento dos gastos por categoria e colaborador
- Análise de desvios: identificação de padrões de upgrades não autorizados
- Educação e conscientização: orientação sobre uso adequado das categorias
- Auditorias periódicas: verificação da aderência às políticas estabelecidas
Como a Paytrack ajuda sua empresa a controlar as locações de veículos corporativos?
A Paytrack oferece uma solução completa para o controle de locação de veículos em viagens corporativas, proporcionando visibilidade total, automatização dos processos de auditoria e gerencia as despesas e reembolso por quilometragem.
A plataforma permite configurar regras específicas por colaborador, função ou projeto, aplicando automaticamente as categorias de carros para locação permitidas para cada situação, eliminando aprovações desnecessárias e garantindo aderência às políticas estabelecidas.
Além disso, integra-se com principais locadoras para fazer o rastreamento automático de reservas e monitorar mudanças de categoria e upgrades.
Com dados consolidados e automatizações inteligentes, a Paytrack ajuda a empresa a refinar o controle de suas políticas, auditar facilmente o histórico de locações, automatizar a prestação de contas e otimizar continuamente seus gastos.
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