Cartão corporativo: saiba como escolher para sua empresa

Realizar o acompanhamento de pagamentos corporativos feitos em dinheiro pode ser um desafio intenso para os gestores financeiros de uma empresa. Sendo assim, uma solução prática e eficiente é a adoção do cartão corporativo.

Além de auxiliar na gestão de despesas corporativas e refletir em segurança e confiabilidade tanto para a empresa quanto para os viajantes, os cartões corporativos simplificam os passos de conferência e prestação de contas.

No entanto, por mais que escolher um cartão corporativo soe como uma tarefa simples, esta decisão envolve uma série de fatores. Desde as taxas de benefícios oferecidas até a definição de uma política interna para uso do cartão.

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Neste artigo, vamos falar sobre o que é um cartão corporativo e quais os benefícios e modelos que a sua gestão vai encontrar no mercado. Portanto, acompanhe conosco e descubra como melhorar a gestão de despesas da sua empresa.

O que é um cartão corporativo?

Diferente dos cartões pessoais, os cartões corporativos são utilizados apenas para despesas da empresa, ou seja, gastos ligados a um CNPJ.

A partir do uso do cartão corporativo no dia a dia das empresas, os gestores podem realizar adiantamentos para os seus colaboradores, eliminando a necessidade de utilizar e carregar dinheiro em espécie. 

Deste modo, será possível ajustar os valores de adiantamento em casos como viagens de negócios, hospedagem, alimentação, dentre outros gastos operacionais.

Além disso, ele pode ser configurado com limites específicos e regras de uso que permitem à empresa monitorar e gerenciar de maneira mais eficaz as despesas realizadas pelos funcionários.

Isso significa que, durante uma viagem empresarial, o colaborador só poderá utilizar o cartão corporativo para fins que estejam de acordo com a política de despesas corporativas da empresa.

Outra facilidade que o uso do cartão corporativo traz às instituições é a simplicidade e otimização na hora de realizar as conferências de gastos. Isso porque as compras efetuadas com um cartão corporativo trazem veracidade às informações.

Para o que serve o cartão corporativo?

O cartão corporativo serve para facilitar a gestão e o controle das despesas corporativas. Isso porque ele permite que os funcionários façam pagamentos relacionados ao trabalho de maneira rápida e eficiente.

Ele funciona da mesma forma que um cartão pessoal, o que significa, em poucas palavras, que se há limite ou crédito disponível, o usuário poderá efetuar compras.

Deste modo, o cartão corporativo pode ser utilizado para quaisquer tipos de gastos gerados em nome da empresa, desde que haja, além dos valores disponibilizados, aval da gestão para tal gasto, ou ainda, previsto na política de despesas da organização.

Sendo assim, ele é amplamente utilizados para uma variedade de fins, como por exemplo:

• Despesas de viagens (passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte, entre outros gastos);
• Compra de materiais e suprimentos para o escritório;
• Pagamento de serviços;
• Reembolso de despesas corporativas;
• Controle financeiro.

Em resumo, o cartão corporativo serve como uma ferramenta essencial para uma gestão eficiente das finanças corporativas. Afinal, a gestão das despesas empresariais ocorre de maneira controlada e transparente.

Quem pode ter um cartão corporativo?

O cartão corporativo é uma solução financeira destinada principalmente para empresas, instituições e organizações de diferentes tamanhos e setores.

No geral, os detentores do cartão corporativo são executivos, gestores e líderes de cada área, porém, não há uma regra para isso. A própria empresa é responsável por definir quem pode ter, dentro da instituição, o cartão corporativo e quais usos poderão ser feitos.

Ou seja, é importante ressaltar que a concessão de um cartão corporativo geralmente vem acompanhada de políticas e diretrizes claras sobre seu uso. O objetivo é garantir que ele seja utilizado de maneira apropriada e alinhada aos interesses da empresa.

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O que não pode ser comprado no Cartão Corporativo para empresas?

O uso do cartão corporativo por parte dos funcionários, principalmente aqueles que viajam a trabalho, deve estar alinhado às necessidades e aos interesses da empresa. Ou seja, existem certos tipos de despesas que não são permitidas.

Desta forma, o que não pode ser comprado no cartão corporativo, na maioria das vezes, é definido pela política de despesas da empresa. A seguir, confira alguns exemplos de gastos que são considerados indevidos:

• • Despesas pessoais: gastos com entretenimento, como ingressos para shows ou cinemas, até compras pessoais, como roupas, eletrônicos ou itens de supermercado etc;
  • Compras não relacionadas ao trabalho: despesas com presentes pessoais, doações não autorizadas, ou compras de itens que não têm relação direta com as atividades da empresa;
  • Combustível para fins pessoais: utilizar o cartão para cobrir gastos de combustível para fins pessoais;

• Alimentação após o horário de trabalho: confraternizações com amigos, familiares, entre outros fins pessoais.

Sendo assim, é essencial que os colaboradores compreendam e sigam rigorosamente as diretrizes estabelecidas pela empresa para o uso do cartão corporativo. Para isso, invista em uma comunicação clara e ofereça treinamentos.

Como os cartões corporativos facilitam a gestão de despesas?

Se você está considerando optar por um cartão corporativo para substituir seus processos de reembolso e adiantamento por depósito em conta, essa é a hora de descobrir como ele facilita a gestão das suas despesas!

Nos últimos anos, os cartões corporativos tornaram-se mais sofisticados, inteligentes e ajustados às necessidades dos empresários.

Ou seja, com um cartão corporativo, as empresas podem gerenciar todas as despesas dos colaboradores a partir de uma única plataforma. Isso porque muitos dos sistemas de gestão de despesas já possibilitam a integração das faturas, o que simplifica a análise dos gastos e a prestação de contas, por exemplo.

Além disso, um cartão corporativo integrado ao sistema de gestão de despesas, como o da Paytrack, possibilita funções como:

• Definir limites de gastos e aplicar regras de transação de cartão por colaborador ou unidade de negócios;
• Controlar fornecedores aprovados e locais de transações com cartão corporativo;
• Monitorar o fluxo de despesas por meio de uma única plataforma;
• Facilitar o processo de relatório de despesas;
• Limitar a fraude e o uso indevido dos cartões.

Algumas empresas ainda evitam os cartões corporativos por medo de perder o controle dos seus gastos. No entanto, com uma política de despesas clara, o cartão corporativo ajuda a economizar tempo, recursos e dinheiro.

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Como escolher um cartão corporativo para a empresa?

Na hora de escolher o cartão corporativo ideal, é necessário analisar a necessidade da empresa. Além de auxiliar na rotina e gestão financeira, o cartão tem como objetivo otimizar a rotina do colaborador, gerando autonomia e segurança.

Desta forma, é preciso entender que escolher o cartão corporativo ideal para a sua empresa é uma decisão estratégica que pode impactar diretamente na eficiência da gestão financeira e no controle das despesas.

Por isso, confira conosco alguns passos essenciais que você deve considerar ao selecionar um cartão corporativo:

1. Entenda as necessidades da sua empresa

O primeiro passo é avaliar as necessidades específicas da sua empresa. Neste momento, leve em consideração o volume de despesas que serão realizadas com o cartão, o número de colaboradores que precisarão usá-lo e os tipos de gastos mais comuns (viagens, compras de suprimentos, etc).

2. Avalie taxas e custos associados

Hoje, é possível encontrar várias opções de cartões corporativos no mercado.E, diferentes cartões vêm com uma variedade de taxas, como anuidades, taxas de transação internacional, juros sobre saldos não pagos, tarifas de saque etc.

Deste modo, compare as especificidades de cada cartão e escolha uma opção que ofereça um bom equilíbrio entre custo e benefício. Além disso, certifique-se também de que os custos estejam dentro do orçamento da empresa.

3. Limites de crédito e flexibilidade

É importante que o cartão corporativo ofereça limites de crédito adequados às necessidades da sua empresa. Hoje, alguns cartões permitem que os limites sejam ajustados para cada colaborador, o que pode ser útil para controlar os gastos corporativos.

Além disso, verifique a flexibilidade do cartão em termos de condições de pagamento, como por exemplo o prazo de pagamento e possibilidade de parcelamento.

4. Facilidade de gestão e controle

Opte por um cartão corporativo que ofereça ferramentas robustas de gestão e controle, como a possibilidade de personalizá-lo para cada usuário, monitoramento em tempo real das transações, e integração com o sistema financeiro da empresa.

Isso porque esses recursos facilitam a administração das despesas e ajudam a manter o controle sobre os gastos.

Quais os tipos de cartão corporativo?

A escolha entre um cartão de crédito corporativo e um cartão pré-pago corporativo depende da política de despesas de cada empresa. Afinal de contas, cada um deles tem características distintas que podem ser mais ou menos adequadas dependendo do contexto.

Sendo assim, vamos aprofundar nas principais diferenças entre os dois e considerar qual deles pode valer mais a pena para o seu negócio.

1. Cartão de crédito corporativo

Assim como um cartão de crédito pessoal, o cartão de crédito corporativo recebe um limite de valor pré-aprovado e estabelecido pela operadora e pode ser utilizado para compras com pagamento posterior em fatura.

Ou seja, estamos falando de um tipo de cartão que permite que a empresa possa fazer grandes compras ou cubra eventuais despesas inesperadas sem precisar necessariamente de dinheiro disponível de forma imediata.

2. Cartão pré-pago corporativo 

O cartão pré-pago corporativo tem como modo de uso para os colaboradores em crédito, porém o valor é previamente adiantado pela empresa. Com isso, os colaboradores podem gastar apenas o valor disponível no cartão, o que ajuda a controlar o orçamento e evitar dívidas.

Sendo assim, os gestores precisam aprovar um valor de adiantamento dentro do cartão corporativo, liberando assim o colaborador para efetuar as suas compras e demandas externas em nome da empresa.

Com o cartão corporativo pré-pago da Paytrack, você pode fazer uma gestão de despesas mais assertiva. Afinal de contas, ele possibilita o acompanhamento de todos os gastos dos funcionários em tempo real.

Qual deles vale mais a pena?

O cartão de crédito corporativo apresenta vantagens para aquelas empresas que necessitam de flexibilidade de crédito. Ele é recomendado para situações onde o acesso ao crédito é importante para gerenciar grandes despesas ou para cobrir gastos imprevistos.

Em contrapartida, o cartão pré-pago corporativo não fica para trás. Sendo que ele é mais adequado para empresas que priorizam o controle rigoroso sobre as despesas, desejam evitar endividamento e precisam gerenciar orçamentos fixos ou projetos específicos.

Sendo assim, ele é útil tanto para pequenos negócios ou equipes que necessitam de um controle financeiro mais rígido e previsível quanto para médias e grandes empresas que desejam maior assertividade na gestão de despesas corporativas.

Portanto, a escolha entre um cartão de crédito corporativo e um cartão pré-pago corporativo depende do perfil financeiro da sua empresa, das necessidades de flexibilidade e controle de gastos, além dos benefícios que você considera mais relevantes.

Como contabilizar despesas com cartão corporativo?

Ao aderir o uso do cartão corporativo pré-pago Paytrack integrado às despesas da sua empresa, você estará investindo na automação de lançamentos e despesas, facilitando os processos na gestão financeira da empresa.

Com o cartão corporativo, é possível acompanhar os gastos em tempo real. Além disso, também será possível acessar os lançamentos de gastos diretamente ao sistema, sendo possível manter a veracidade das informações e a parametrização com as políticas internas da empresa.

Hoje, a realidade de muitas empresas passa pela realização da conciliação de faturas manualmente. Além de gerar excesso em materiais físicos, como papéis e notas fiscais (que facilmente podem ser perdidas), tal processo demanda tempo extra, muita atenção e possivelmente, muitas pessoas envolvidas no processo.

Sendo assim, ao automatizar estes processos, a gestão poderá centralizar todas as despesas em um único lugar, conciliar as faturas de forma simples e segura. Sua empresa também poderá otimizar tempo e equipe, podendo assim remanejar outras atividades essenciais.

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4 práticas para ter o controle dos gastos do cartão corporativo da sua empresa

Para que o uso de cartão corporativo seja bem sucedido, a empresa deve definir expectativas e comunicar claramente as responsabilidades do titular do cartão desde o início. 

Na Paytrack, desenvolvemos um conjunto de práticas recomendadas para gerenciar o uso e ter mais controle dos gastos do cartão corporativo da sua empresa. Confira!

1. Crie uma política de despesas

Antes de colocar os cartões para uso dos colaboradores, reserve um tempo para configurar uma política de despesas corporativas que englobe o uso desses cartões. Com isso, seus colaboradores deverão utilizar os cartões apenas dentro das regras da empresa.

Além de manter as despesas comerciais sob controle, implementar e seguir uma política de despesas auxilia caso sua empresa passe por uma auditoria futura. Caso seja necessário, invista em capacitação e treinamentos.

2. Monitore os hábitos de gastos dos funcionários

Gerencie proativamente os hábitos de gastos dos funcionários por meio de alertas e monitorando a atividade de transações regularmente, não apenas quando o extrato mensal é entregue.

Isso é especialmente importante e útil, tanto para pequenas empresas que possuem um orçamento limitado, quanto para grandes empresas que estão altamente sujeitas a fraudes corporativas.

Esse tipo de monitoramento proativo ajuda a detectar problemas antes que eles se tornem significativos, permitindo que a empresa mantenha o controle sobre seus recursos financeiros.

3. Facilite seus relatórios de despesas de cartão de crédito corporativo

Quanto mais simples for o processo de relatório de despesas, maior a probabilidade de seus funcionários o seguirem. Por isso, investir em uma ferramenta de gestão é uma ótima maneira de simplificar e eliminar o atrito do seu processo de relatório de despesas.

Além disso, vale reforçar que relatórios automatizados reduzem a possibilidade de erros manuais e facilitam a auditoria, garantindo que todas as despesas corporativas sejam registradas e justificadas corretamente.

4. Sincronize os gastos diretamente com seu sistema de gestão de despesas corporativas

Integrar os dados dos cartões corporativos diretamente com o sistema de gestão de despesas da empresa é uma prática que pode transformar a maneira como os gastos são gerenciados. 

O cartão corporativo, quando integrado a um sistema de gestão de despesas, dá a capacidade de economizar tempo com a conciliação de faturas, aumenta a segurança no cumprimento de políticas e possibilita que seu time financeiro extraia automaticamente recibos e faça uma prestação de contas mais ágil, já que todas as informações estão disponíveis no mesmo lugar.

Como o cartão corporativo da Paytrack pode ajudar a sua empresa contra fraudes?

Obter uma plataforma moderna e flexível para gerir as finanças do seu negócio é uma boa opção, mas se até aqui você ainda acredita que manter o trabalho manual nas despesas funciona, vamos destacar alguns diferenciais que fazem da Paytrack uma ótima opção para seu negócio.

Com foco em gestão de despesas e viagens corporativas, a Paytrack garante a economia de tempo e redução de custos do seu negócio através da conciliação de faturas parametrizadas com as políticas internas de despesas e do cartão corporativo Paytrack.

Através da plataforma de despesas com o cartão corporativo Paytrack, sua empresa disponibiliza adiantamentos diretamente a todos os cartões de seus colaboradores que estão eventualmente viajando a negócios.

Agora, o colaborador pode usar o valor depositado para as despesas da viagem. Logo em seguida, todos os custos serão automaticamente integrados à prestação de contas.

Desse modo, o colaborador pode digitalizar os comprovantes pelo aplicativo com as funções de leitura (OCR) e enviar com facilidade a conferência da gestão, que irá posteriormente, conciliar os valores com o que foi depositado.

Além disso, o cartão pré-pago da Paytrack possui chip, senha e restrições de uso, além da possibilidade de transferência de saldo e histórico de solicitações, saques em qualquer caixa 24h e é aceito em todos os locais com a bandeira VISA, inclusive internacionalmente.

Com essa solução, seu negócio terá transparência nos gastos, evitando fraudes que possam prejudicar o caixa empresarial, permitindo um caminho mais fácil para viagens corporativas internacionais.

O futuro da gestão de despesas da sua empresa é digital e integrado!

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