O que é alçada de aprovação de despesas e como implementar

Entenda a importância da alçada de aprovação para a gestão financeira eficiente de viagens corporativas.

Um dos pilares do sucesso de uma empresa passa pela forma com a qual ela lida com as suas finanças. Neste aspecto, existem alguns processos que podem ajudar os gestores a manter o financeiro sempre em ordem, como é o caso da alçada de aprovação.

Além de garantir o controle financeiro, a alçada de aprovação de despesas também determina a conformidade nas empresas. Afinal, ela define limites claros sobre quem pode aprovar certos tipos de despesas e em quais condições.

Este processo evita que gastos inesperados ou não planejados prejudiquem o orçamento de uma organização. Empresas que lidam com um grande volume de aprovações, como aquelas com alta demanda de viagens corporativas, precisam de uma alçada de aprovação para manter o fluxo de trabalho ágil.

Hoje, vamos explorar qual é a sua importância para as empresas, seus benefícios e como implementá-la de forma eficaz. Portanto, continue a sua leitura para descobrir como otimizar este processo dentro da sua organização. 

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O que é a alçada de aprovação de despesas?

A alçada de aprovação de despesas é parte essencial de uma estrutura que define boas práticas para a gestão financeira de uma empresa.

No contexto das viagens corporativas, ela representa a autoridade de uma pessoa ou departamento para validar os gastos realizados pelos colaboradores, assegurando que estejam em conformidade com a política interna estabelecida. 

Um sistema estruturado de alçada de aprovação de despesas gera eficiência no controle financeiro das organizações. A partir de fluxos bem definidos, o processo de análise se torna minucioso e dá visibilidade aos gestores sobre a forma como os gastos são feitos e de eventuais desperdícios que podem ser cortados.

Na prática, a alçada de aprovação garante que diferentes níveis hierárquicos dentro da empresa tenham responsabilidade sobre os gastos. Isso garante um controle mais eficiente das finanças e uma maior prevenção de fraudes.

Por exemplo, enquanto um colaborador que está viajando em nome da empresa pode ter autorização somente para aprovar pequenas despesas, gastos maiores podem exigir a aprovação de um gerente ou diretor.

Como funciona a aprovação por alçadas na Paytrack?

A aprovação por alçada significa que, para cada intervalo de valores do relatório, haverá grupos de aprovadores diferentes,

Com isso, ela pode ser indicada para qualquer etapa que dependa de uma aprovação, como por exemplo Autorização, Aprovação, Conferência ou Finalização.

Neste caso, a parametrização é feita através do menu Configurações, Fluxos,  selecionar o fluxo desejado e marcar a opção “Utilizar alçadas” na etapa.

Logo após, o próximo passo é configurar a alçadas dentro da sua hierarquia. Aqui, o cadastro de alçadas contém três campos: identificador, descrição e acima de.

Ao cadastrar suas alçadas, é preciso abrir a lista de aprovadores da hierarquia desejada. Os relatórios com valores compreendidos em determinado intervalo serão enviados somente para os aprovadores definidos nas hierarquias.

Qual a importância da alçada de aprovação para as viagens corporativas?

A alçada de aprovação de despesas é importante por vários motivos. Primeiro, porque ela garante o respeito aos valores máximos autorizados para cada gasto. Isso evita gastos desnecessários e garante que todas as despesas estejam de acordo com o orçamento.

Além disso, ela dá previsibilidade para a gestão financeira e evita surpresas desagradáveis, além de proteger de fraudes. Afinal, ao definir quem pode aprovar determinadas despesas, a empresa ganha uma camada extra de segurança.

Outro ponto que vale a pena reforçar é que ela oferece autonomia para os colaboradores em viagens. Ou seja, com políticas bem ajustadas, eles sabem exatamente o quanto podem gastar e não precisam preencher relatórios de reembolso à mão.

Para empresas que lidam com um alto volume de viagens corporativas, ter um sistema de alçadas bem definido facilita e acelera o processo de aprovação. Isso garante que as decisões sejam tomadas com rapidez e responsabilidade, sem comprometer o controle dos custos.

Portanto, a alçada de aprovação é uma ferramenta crucial para as empresas com grande demanda de viagens. Isso porque ela garante uma gestão responsável, eficiente e alinhada aos objetivos financeiros e operacionais da organização.

Quais os benefícios da alçada de aprovação?

Ter uma alçada de aprovação é fundamental para empresas, principalmente aquelas que lidam com viagens corporativas. A sua implementação é responsável por proporcionar uma série de benefícios, como por exemplo:

1. Controle financeiro mais eficiente

A alçada de aprovação de despesas produz um controle financeiro mais rigoroso dentro das empresas. Com limites claros sobre quem pode aprovar determinados tipos de despesas, garante-se que nenhum gasto fora do planejado passe despercebido.

Ou seja, agora é possível evitar que despesas maiores sejam aprovadas sem a supervisão adequada. Isso não só protege o orçamento disponível, como também oferece mais previsibilidade de gastos para as empresas.

Além disso, esse controle facilita o monitoramento de despesas em tempo real, permitindo que gestores acompanhem  o fluxo de aprovações. Isso faz com que eles identifiquem possíveis excessos antes que eles se tornem um problema.

2. Alto nível de compliance

Empresas de todos os tipos e tamanhos estão sujeitas a fraudes e irregularidades no seu dia a dia. No entanto, com a implementação da alçada de aprovação, é possível aumentar o nível de compliance.

Isso porque agora os gatos são analisados por diferentes camadas hierárquicas, dificultando a ocorrência de gastos indevidos ou fraudulentos. Isso proporciona maior transparência ao processo de aprovação, uma vez que as decisões ficam registradas e podem ser auditadas.

Atualmente, a implementação de sistemas automatizados para gerenciar essas aprovações, como é o caso da Paytrack, também facilita a prevenção de fraudes. Com a tecnologia, a segurança é reforçada e o risco de má conduta financeira é reduzido.

3. Agilidade no processo de aprovação

A alçada de aprovação ajuda a agilizar o processo de aprovação de despesas, o que é altamente benéfico para empresas com alto volume de viagens corporativas. Afinal, ela reduz a burocracia e faz com que aprovações sejam mais rápidas e eficientes.

Sendo assim, empresas que possuem alçada de aprovação se resguardam contra atrasos nas operações. Isso possibilita manter o fluxo de trabalho contínuo, sem comprometer o controle e a segurança dos processos.

4. Conformidade com as políticas de despesas

Toda empresa precisa de uma política de despesas. Aqui, estamos falando de regras e diretrizes que determinam como será feita a gestão dos gastos. Com a alçada de aprovação, as organizações garantem que suas políticas internas sejam seguidas à risca.

Isso porque agora é possível determinar previamente quais colaboradores têm permissão para aprovar determinadas categorias de despesas. Isso aumenta a conformidade com as regras internas e evita que despesas fora do escopo sejam aprovadas sem o devido controle.

Como aplicar a alçada de aprovação na sua empresa?

Implementar a alçada de aprovação na sua empresa demanda tempo e o seguimento de algumas etapas. Desta forma, confira conosco quais são os principais passos para garantir que ela funcione:

1. Defina níveis hierárquicos e responsabilidades

O primeiro passo é identificar quais colaboradores, dentro da estrutura organizacional, têm autoridade para aprovar diferentes tipos de despesas.

Para isso, é preciso separar as despesas em diferentes categorias (viagens, alimentação, hospedagem etc) e atribuir os limites de aprovação para cada nível hierárquico.

Sendo assim, líderes de equipe podem ter autorização para aprovar despesas menores, enquanto o CFO ou diretoria financeira deve aprovar valores maiores, por exemplo.

2. Estabeleça os limites de aprovação

Estabelecer limites de aprovação para cada nível hierárquico é fundamental para evitar qualquer tipo de gasto excessivo. No entanto, eles devem estar sempre alinhados com o orçamento da empresa e suas necessidades operacionais.

Com isso, as empresas podem adotar limites por valor ou tipo de despesas, garantindo mais controle sobre seu fluxo financeiro. Recomenda-se fazer revisões periódicas para garantir que eles continuem relevantes para a empresa.

3. Tenha políticas claras de aprovação de despesas

É fundamental estabelecer políticas claras que descrevam como deve ser feito o processo de aprovação de despesas. Isso inclui, por exemplo, definir o que pode ser reembolsado, quais tipos de despesas precisam de aprovação prévia e quais são as responsabilidades de cada colaborador.

Neste momento, o ideal é documentar e compartilhar essas políticas com toda a equipe. É o que garante que todos os envolvidos estejam alinhados com o processo.

4. Use uma plataforma de gestão de despesas

Automatizar o processo de aprovação é uma maneira eficaz de garantir que a alçada de aprovação seja aplicada corretamente. Com isso, utilizar uma plataforma de gestão de despesas, como a Paytrack, permite que o fluxo de aprovação ocorra de forma automática, sempre de acordo com os parâmetros definidos.

Sendo assim, ao facilitar o controle, a empresa reduz o tempo de aprovação e garante que todas as despesas sejam devidamente monitoradas.

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