Como escolher uma agência de viagens corporativas?

Se a sua empresa possui colaboradores que viajam a trabalho e ainda não conta com uma agência de viagens corporativas, repense os seus processos! Afinal, estamos falando de um serviço especializado que pode proporcionar vários benefícios.

Isso porque uma agência de viagens corporativas é uma parceira estratégica para empresas que buscam maior eficiência, economia e segurança na gestão de deslocamentos de seus colaboradores.

No entanto, muitas empresas organizam as viagens corporativas dos seus funcionários de forma manual. Além de ter uma carga elevada de trabalho, nem sempre é possível tomar as melhores decisões, perdendo assim a chance de economizar.

Ao contratar uma agência especializada, as empresas podem centralizar a organização de viagens de negócios. Com isso, detalhes como a reserva de passagens e a prestação de contas sempre serão feitas em conformidade com as políticas internas.

Por isso, que tal descobrir como uma agência de viagens corporativas pode ser útil para a sua empresa? Acompanhe este conteúdo até o final e saiba como obter maior eficiência nas suas operações de viagens.

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O que são as viagens corporativas?

Em muitas empresas, as viagens corporativas são mais do que necessárias. Aqui, estamos falando de deslocamentos de colaboradores para outras cidades ou até mesmo países para atender os objetivos da empresa.

Deste modo, uma viagem a trabalho pode ser feita por diferentes motivos, desde o fechamento de um negócio até a participação em eventos.

Ao contrário das viagens pessoais, as viagens corporativas são planejadas e financiadas pela empresa. Sendo que cabe à organização definir como cobrir as despesas dos funcionários durante o período viajando.

Neste momento, contar com um suporte de agência de viagens corporativas pode fazer toda a diferença na organização das viagens. Afinal, este serviço facilita o planejamento e a execução de cada viagem.

E, se você está em dúvida se vale a pena ou não ter uma agência especializada à disposição da sua empresa, não se preocupe. Nós estamos aqui para te ajudar a tomar decisões estratégicas para o seu negócio.

O que é uma agência de viagens corporativas?

Uma agência de viagens corporativas nada mais é do que uma empresa especializada em fazer a gestão de viagens a trabalho para outras empresas. Ou seja, diferente das agências de viagens tradicionais, que visam atender o público geral, as agências de viagens corporativas focam exclusivamente nas necessidades das empresas, oferecendo soluções personalizadas que otimizam não somente o tempo, como também os custos.

Este serviço especializado cuida de todos os aspectos logísticos das viagens corporativas. Agora, a empresa vê processos como a reserva das passagens aéreas, hospedagem e gestão de despesas sendo feitos de forma mais eficiente.

Contratar uma agência de viagens corporativas é ter a garantia de que todos os deslocamentos serão feitos em conformidade com as políticas internas da empresa.

Além disso, as agências oferecem suporte personalizado 24/7, resolvendo qualquer imprevisto que possa surgir durante a viagem. Soluções como o Paytrack oferecem suporte humanizado e disponível em vários canais, proporcionando mais tranquilidade para os viajantes.

Não deixe de ler o nosso conteúdo sobre Documentos e dados obrigatórios para voos: tire suas dúvidas

Como uma agência de viagens para empresas funciona?

Uma agência de viagens corporativas funciona como uma aliada das empresas, oferecendo uma gestão completa e personalizada das viagens a trabalho. Por meio de uma plataforma digital e sistema integrado, ela facilita o trabalho que antes era da empresa.

Ela começa a atuar no momento em que uma viagem é solicitada, busca pelas tarifas mais competitivas na reserva de passagens, hospedagem, aluguel de carro, entre outros, e contribui no controle de gastos e reembolsos.

Durante a viagem, uma agência oferece suporte contínuo e personalizado para resolver qualquer situação incomum. Ou seja, os colaboradores podem entrar em contato caso venham a lidar com mudanças de horário, cancelamentos ou outras emergências.

Ao término de uma viagem corporativa, os gestores possuem em mãos relatórios detalhados que facilitam a prestação de contas e a gestão de reembolso. Afinal, todo o descolamento passa a ser feito de acordo com as políticas internas.

Quais as vantagens de uma agência de viagens corporativas?

Depois de descobrir o que é e como funciona uma agência de viagens corporativas, que tal entender quais são as suas vantagens?

A seguir, confira algumas das principais vantagens que acompanham a contratação de uma agência de viagens corporativas:

1. Economia de tempo e recursos

Com uma agência de viagens corporativas, a empresa poderá obter maior economia de tempo e recursos. Afinal, enquanto o serviço especializado cuida de todos os detalhes logísticos, a empresa pode focar em outras tarefas.

A agência possui ferramentas e a expertise necessária para realizar reservas rápidas, encontrar as melhores tarifas e negociar diretamente com fornecedores, o que seria muito mais demorado se feito internamente.

Além disso, eles já possuem relacionamentos estabelecidos com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos, o que permite acessar tarifas especiais e condições mais vantajosas. Isso não só reduz os custos diretos das viagens, mas também minimiza o tempo gasto em processos burocráticos.

2. Suporte especializado e disponível

Outra vantagem crucial das agências de viagens corporativas, como a Paytrack, é o suporte contínuo e personalizado, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Durante uma viagem a trabalho, imprevistos podem acontecer, como cancelamentos de voos, overbooking ou emergências médicas. Nessas situações, a agência está pronta para intervir rapidamente com soluções imediatas para garantir a segurança e o bem-estar do colaborador.

Sendo assim, esse suporte é essencial para evitar transtornos e garantir o cumprimento dos objetivos da viagem. Enquanto a agência se encarrega de resolver problemas logísticos, os colaboradores se concentram em suas responsabilidades.

3. Compliance das políticas de viagens

Contar com uma agência de viagens corporativas é fundamental para manter a conformidade com as políticas de viagem e as diretrizes de compliance da empresa.

Ou seja, a agência trabalha em colaboração com a empresa para garantir que todas as viagens e despesas estejam alinhadas com as regras internas.

Outro ponto importante é que agora os gestores podem contar com relatórios detalhados que facilitam a auditoria e o controle das despesas. Assim, é possível garantir que todas as viagens ocorram de forma transparente e em conformidade com as exigências legais e regulatórias.

4. Conforto para os colaboradores

Os benefícios das agências de viagens corporativas não são somente para a empresa. Ou seja, os colaboradores também podem se beneficiar, uma vez que eles possuem à disposição maior conforto e segurança.

Isso porque todos os detalhes relacionados às viagens a trabalho estão disponíveis de forma prática, através de um app. Portanto, você pode resolver situações que antes levariam horas em questão de minutos.

5. Controle das despesas

Por fim, as agências de viagens corporativas oferecem um controle aprimorado e maior visibilidade das despesas de viagem. Ao utilizar sistemas integrados, ela fornece relatórios detalhados sobre cada viagem, incluindo custos, fornecedores e conformidade com o orçamento.

Essa visibilidade permite que a empresa analise as despesas com precisão, identifique áreas de economia e faça ajustes necessários em suas políticas de viagem.

Além disso, o controle centralizado das despesas facilita a gestão financeira e a tomada de decisões. Com uma visão clara de como os recursos estão sendo utilizados, a empresa pode otimizar seus investimentos em viagens corporativas.

Confira: Cálculo de reembolso de quilometragem: o que é e como fazer

Como escolher a melhor agência de viagens corporativas?

Você já pode entender que buscar por uma agência de viagens corporativas pode fazer toda a diferença na sua empresa. No entanto, no momento de encontrar a opção ideal, é possível se deparar com algumas dúvidas.

Sendo assim, confira alguns pontos que a empresa deve levar em consideração neste momento:

• Tecnologia e ferramentas: Avalie as plataformas e ferramentas que a agência utiliza para gerenciar reservas, despesas e relatórios. A integração com sistemas corporativos e a oferta de soluções tecnológicas são essenciais para simplificar o processo e garantir um controle eficiente.
• Suporte especializado: Certifique-se de que a agência oferece suporte especializado para a sua empresa, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Esse suporte é crucial para resolver qualquer imprevisto que possa surgir durante as viagens.
• Flexibilidade e personalização: Escolha uma agência que seja flexível e capaz de personalizar seus serviços de acordo com as necessidades específicas da sua empresa. Isso inclui adaptar pacotes de viagens, negociar tarifas especiais e ajustar reservas conforme necessário.
• Conformidade: A agência deve alinhar-se com as políticas de viagem da sua empresa, garantindo que todos realizem reservas e despesas dentro dos parâmetros estabelecidos.
• Transparência e relatórios detalhados: Prefira agências que forneçam relatórios detalhados sobre as despesas de viagem, facilitando o controle financeiro e a auditoria.

Considerar esses pontos ajudará sua empresa a escolher a agência de viagens corporativas que melhor atenda às suas necessidades, como a Paytrack! Garanta eficiência, economia e segurança em todas as viagens de negócios.

Conte com a paytrack e otimize suas viagens corporativas

Agora que você entende a importância de escolher a melhor agência de viagens corporativas e as vantagens que ela pode trazer para a sua empresa, é hora de conhecer a Paytrack.

Com nossa plataforma especializada em gestão de viagens e despesas corporativas, oferecemos soluções completas e personalizadas para otimizar o planejamento, controle e execução de todas as suas viagens de negócios.

Na Paytrack, sua empresa terá à disposição tecnologia de ponta, suporte dedicado e uma equipe experiente para garantir que suas viagens corporativas sejam gerenciadas com eficiência e dentro das melhores práticas de compliance.

Portanto, se você busca reduzir custos, aumentar a produtividade e garantir a segurança dos seus colaboradores durante as viagens, a Paytrack é a parceira ideal.

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