A falta de integração entre viagens e despesas corporativas é, hoje, um dos maiores gargalos encontrados na gestão de milhares de empresas. É o que apontou o Global Business Travel Association 2025.
Por mais que soe apenas como um detalhe operacional, essa fragmentação representa um custo invisível que impacta diretamente o orçamento, a produtividade e a governança das empresas.
A fim de ajudar sua empresa a lidar com a falta de integração entre viagens e despesas corporativas, preparamos este artigo! Leia e descubra quais são os principais desafios da gestão e como eliminá-los com estratégia e eficiência.
Veja como a Paytrack vem ajudando as principais empresas do mercado a controlar viagens e despesas de forma integrada:
O que significa (na prática) não integrar viagens e despesas corporativas?
Quando a jornada de um viajante corporativo é tratada de maneira fragmentada, ou seja, com a reserva feita em um sistema, os adiantamentos solicitados em outro e a prestação de contas processada dias depois, os gestores perdem a visão consolidada do custo real de uma viagem.
De forma prática, é como tentar controlar um orçamento com peças de um quebra-cabeças espalhadas. O resultado? Aumento do retrabalho, baixa visibilidade, riscos de fraudes e decisões financeiras baseadas em dados imprecisos ou incompletos.
Portanto, as empresas devem tratar viagens e despesas de forma unificada. Afinal de contas, uma visão ampla de todo o processo permite entender o custo total de uma viagem, o que facilita a tomada de decisões estratégicas.
A fragmentação gera um custo que não aparece na fatura, mas impacta os resultados
Segundo projeções, os gastos com viagens corporativas devem atingir US$ 1,57 trilhão em 2025, com alta de 7% no ano, após um crescimento de 10% em 2024, superando os níveis nominais de 2019.
Em um cenário de crescimento acelerado, controlar cada real investido em viagens não é apenas importante. É estratégico.
No entanto, na prática, muitas empresas ainda lidam com a falta de integração entre viagens e despesas corporativas. Isso faz com que elas tenham que lidar com impactos invisíveis como:
1. Retrabalho em massa
Já pensou em quanto tempo sua equipe perde cruzando informações entre sistemas diferentes para fechar uma única viagem?
Quando todas as etapas de uma viagem são tratadas de forma individual, os times podem levar dias apenas para aprovar um deslocamento.
2. Falta de previsibilidade orçamentária
Sem visibilidade em tempo real, o controle de gastos se torna reativo, o que aumenta o risco de estouro de orçamento.
Viagens fora da política são um risco para toda e qualquer empresa. Isso porque, além de comprometer o orçamento, elas abrem brechas para fraudes.
3. Baixa governança e risco de não conformidade
Uma gestão de viagens e despesas corporativas descentralizada abre margem para gastos aprovados fora da política, itens proibidos ou duplicidade de lançamentos que passam despercebidos.
O cenário global reforça a urgência da integração
A América Latina, por exemplo, já superou os níveis de 2019 nos gastos com viagens corporativas, com recuperação de 110%. Na América do Norte, esse número chega a 114%.
À medida que os gastos voltam a crescer, o impacto da ineficiência operacional se multiplica.
Setores como Mineração e Tecnologia da Informação têm projeções de crescimento de 8% ao ano até 2029. Já a manufatura responde por 31% de todos os gastos com viagens no mundo.
Nestes setores, onde há alto volume de viagens e margens apertadas, eficiência e integração são sinônimos de competitividade.
O novo perfil do viajante corporativo exige agilidade e integração
Engana-se quem pensa que os gestores são os únicos afetados pela falta de integração entre viagens e despesas corporativas. Do outro lado da moeda, o viajante também sobre os impactos.
A seguir, confira algumas das principais características do viajante corporativo:
- +80% viajam tanto quanto ou mais do que antes;
- 86% consideram a viagem essencial para os negócios;
- 64% já usam carteira digital;
- 67% utilizam sistemas de controle de despesas.
Ou seja, o comportamento do viajante evoluiu. Portanto, a tecnologia de gestão precisa acompanhar o novo momento do mercado corporativo.
Integração é mais do que tecnologia: é estratégia
Ter uma plataforma que integra reservas de viagens, adiantamentos, cartões corporativos e prestação de contas em um só lugar é um divisor de águas para empresas que até então lidavam com processos descentralizados.
Afinal, mais do que automatizar, é preciso estruturar processos que conversem entre si e ofereçam visibilidade total, desde a aprovação até o fechamento financeiro da viagem.
Nesse momento, a Paytrack surge como uma parceira estratégica das empresas. Com uma plataforma completa para a gestão de viagens e despesas corporativas, ela conecta toda a jornada de viagens e despesas com inteligência, IA real e foco em resultados.
A visão de “Pacote de Viagem” como solução definitiva
A Paytrack é uma plataforma que integra automaticamente todas as solicitações e despesas associadas a uma viagem (como voos, hotéis, adiantamentos e reembolsos) em uma única visão. O que oferece:
- Aprovações mais rápidas e contextualizadas;
- Clareza sobre o custo total da viagem;
- Liberdade para aprovar individualmente ou tudo de uma vez;
- Processos automatizados e conectados;
- Mais segurança na tomada de decisão;
- Conformidade com políticas e auditoria preventiva.
Em um mercado em expansão, deixar os processos desconectados é abrir mão de controle, performance e economia.
A integração entre viagens e despesas corporativas não é mais uma escolha, é o caminho para eliminar o custo invisível que impede sua empresa de crescer com eficiência.
Com a Paytrack, você tem tudo em um só lugar e sob controle. Agende uma demonstração gratuita e veja como simplificar sua operação de ponta a ponta.
