Quais tipos de software para empresas devo adotar na minha organização? Para que servem na prática? O que levar em consideração na hora de escolher o software para a minha empresa?
Antes de implementar um software empresarial, no entanto, é preciso entender quais tipos existem no mercado, os objetivos de cada e entender como selecionar o melhor para a sua empresa com base em diversos critérios.
Com essas questões em mente, preparamos um conteúdo especial para você que pensa em começar a utilizar um software ou já utiliza mas ainda tem dúvidas em relação à sua eficiência.
Além disso, os especialistas da Paytrack estão sempre dispostos a tirar todas as suas dúvidas sobre softwares empresariais, principalmente os softwares de gestão de despesas e viagens corporativas.
O que são softwares empresariais e por que adotá-los
Software empresarial, também chamado de software de aplicação empresarial é um software de computador utilizado por organizações e não por usuários individuais. O software empresarial é, portanto, essencial para as funções comerciais e de operações críticas das empresas. Vejamos a seguir por que você deve adotá-los:
Aumento da eficiência e produtividade organizacional
O software empresarial automatiza operações em áreas como Recursos Humanos, Marketing e Infraestrutura, dessa forma, reduzindo o tempo gasto com tarefas manuais e burocráticas. Isso resulta em um aumento na eficiência e produtividade operacional, dado que os funcionários podem se concentrar em tarefas mais estratégicas.
Alinhamento interno
Além disso, alguns tipos de software empresarial permitem também centralizar a comunicação interna da organização, como os softwares colaborativos (Trello, Miro, Slack, etc).
Aumento da satisfação dos clientes
Principalmente as categorias de software corporativo que envolvem gerenciamento de relacionamento com o cliente, automação de marketing e central de atendimento, melhoram a eficiência operacional e fornecem dados sobre as necessidades e satisfação dos clientes.
Com a centralização dos dados dos clientes, as organizações podem melhorar seus serviços e, portanto, atender de forma mais personalizada.
Segurança da informação
Além disso, o software empresarial entrega também segurança aos dados internos, através de recursos como a criptografia de dados e controle sobre os acessos, protegendo as informações da empresa e dados externos (de clientes e fornecedores).
Melhora na gestão financeira
Finalmente, ao adotar softwares empresariais, as empresas melhoram também a gestão de despesas corporativas. Dessa forma, eles permitem que as empresas monitorem indicadores de desempenho, acompanhem o fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, faturamento e outras informações importantes para ter melhor controle sobre as despesas e tomar decisões de maneira mais assertiva.
As principais categorias de software para empresas
Selecionamentos as categorias de software empresarial mais importantes para a maioria das empresas:
Planejamento de Recursos Empresariais (ERP)
O Enterprise Resource Planning (ERP), ou Software de Planejamento de Recursos Empresariais em português, é uma solução que integra todas as áreas da empresa em um único sistema. Ou seja, sua função é centralizar os processos de áreas distintas, como finanças, estoque, vendas, RH, produção e contabilidade, tudo em um único lugar.
O ERP é importante porque fornece uma base confiável para a tomada de decisões de cada área. Por exemplo, assim como o setor de finanças precisa do ERP para realizar o fechamento contábil, o setor de vendas exige o ERP para o gerenciamento das ordens do cliente.
Quais são as vantagens de adotar o ERP? Partindo do princípio que o ERP fornece uma visão global dos processos, ele tem, portanto, vantagens como:
- Eliminar retrabalho e melhorar eficiência operacional;
- Facilitar o planejamento dos recursos, de modo a reduzir custos;
- Possibilitar o monitoramento em tempo real do desempenho financeiro e operacional;
- Facilitar o compliance, por meio do cumprimento das normas.
Exemplos e casos de uso
Exemplos comuns de ERP são SAP, Oracle NetSuite, Omie e Bling. O SAP pode ser usado em setores de fabricantes, varejo, empresas centradas em serviços, serviços públicos e atacadistas. Veja só:
- Varejo: com a chegada do e-commerce, tornou-se necessário que dados de lojas físicas e e-commerce fossem integrados. O SAP faz a integração entre a loja física e a loja virtual, conectando estoque, vendas e o faturamento. Dessa forma, o ERP ajuda os varejistas a aumentarem as conversões do site, reduzir o abandono de carrinhos e aumentar a média de pedidos.
- Empresas centradas em serviços: contabilidade, serviços jurídicos e outros usam a tecnologia ERP para alinhar os compromissos com entrega de serviços às finanças da empresa. O ERP auxilia na consistência do cronograma, na gestão da lucratividade do projeto e no uso dos recursos.
Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM)
Customer Relationship Management (CRM) ou na tradução, Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente é um software usado para:
- Gerenciar o relacionamento com os clientes;
- Fornecer informações sobre as necessidades dos clientes;
- Otimizar recursos e tempo: ao oferecer dados sobre os clientes em um só local.
Segundo artigo publicado pela Salesforce, a média das organizações utilizam 900 tipos de aplicações diferentes, mas apenas 29% desses apps estão integrados. Para estar acima dessa estatística, a empresa precisa centralizar sua cultura em torno dos clientes com a solução de uma CRM.
Exemplos e casos de uso
Exemplos conhecidos no mercado são o Salesforce, HubSpot CRM, e RD Station CRM. Observe os casos de uso em dois setores distintos:
- Vendas: vendedores utilizam planilhas diferentes de clientes. O CRM centraliza os leads, gera relatórios de conversão e faz previsão de vendas. O resultado é aumento da taxa de fechamento e previsibilidade;
- Atendimento ao cliente no pós-venda: ao invés de os clientes precisarem repetir as informações a cada contato do vendedor, o CRM armazena o histórico de interações (via chat, telefone, e-mail) e mede satisfação (NPS, CSAT). No retorno dos contatos, os vendedores podem dar respostas personalizadas e rápidas, com base nas conversas anteriores. O resultado é maior retenção e fidelização.
Inteligência de Negócios (BI)
Em conjunto com os anteriores, o Business Intelligence (BI) ou Inteligência de Negócios, é um dos tipos de software para empresas essenciais para o seu sucesso. O BI reúne dados de várias fontes (planilhas, nuvem, datacenters) para a análise e geração de relatórios.
Dessa maneira, os usuários da empresa conseguem ter uma visão ampla e consistente dos dados. Além disso, o software:
- Mostra padrões e tendências;
- Fornece informações sobre processos de negócios;
- Oferece dashboards e relatórios.
Exemplos e caso de uso
Power BI (Microsoft), Tableau (Salesforce), e SAP Analytics Cloud são algumas das principais referências de BI. O Power BI pode ser integrado com Excel, ERP e SWL, e o SAP com o ERP SAP, tendo como foco planejamento corporativo. Vejamos um caso de uso de BI:
- Finanças: um dos desafios do setor financeiro é reunir relatórios financeiros e orçamentários. O BI conecta-se ao ERP e extrai dados (de contas a pagar, receita e gastos), gera dashboards (fluxos de caixa, comparação de orçamento) e oferece relatórios automatizados em tempo real.
Gerenciamento de Recursos Humanos (HRM)
Assim como o ERP, CRM e BI, o HRM ou Gerenciamento de Recursos Humanos é um software empresarial que reúne as funções desempenhadas por um departamento de RH.
Esse software consiste em um conjunto de ferramentas que permite realizar atividades como:
- Recrutamento e seleção;
- Treinamento;
- Gerenciamento de férias;
- Gestão de jornada;
- Gestão de benefícios
- Folha de pagamento;
- Retenção e desenvolvimento de talentos;
- Avaliação de desempenho;
- E outros.
Exemplos e casos de uso
Os principais do mercado são Gupy, Sólides, TOTVS RH, Denios RH e Oracle HCM Cloud. Veja dois exemplos práticos:
- Recrutamento e seleção: normalmente tem alta rotatividade e demora nos processos seletivos. O HRM atua para automatizar e otimizar o trabalho, centralizando currículos, a triagem, além de organizar entrevistas. O resultado é contratações mais rápidas e assertivas.
- Folha de pagamento e compliance: erros manuais em cálculos e atrasos em holerite. O HRM transforma esse cenário ao calcular automaticamente os pagamentos, além de integrar com bancos e com a contabilidade. O resultado é maior compliance, e otimização de tempo e recursos.
Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (SCM)
Tal como os tipos de softwares para empresas que listamos, outro relevante para mencionar é o SCM, que significa Supply Chain Management, ou Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos, em português.
O SCM é uma ferramenta estratégica para coordenar tarefas que envolvem a cadeia de suprimentos, isto é, as redes de fabricantes, fornecedores, logística e varejo.
A função do SCM é acompanhar mercadorias, atualizar a produção, gerenciar o faturamento e auditoria de fornecedores. O SCM gerencia todo o caminho, da saída do fornecedor até a chegada ao consumidor.
Exemplos e caso de uso
Amazon Managed Blockchain, Amazon Forecast, Oracle SCM Cloud, entre outros. Um caso de sucesso é o da GE Power, empresa que usa o Oracle Cloud Supply Chain Management para consolidar 15 ferramentas de previsão, aumentar a precisão das previsões em torno de 20% e reduzir o tempo para gerar relatórios em mais de cinco dias.
Softwares de colaboração e produtividade
Softwares de colaboração e produtividade são ferramentas criadas para auxiliar equipes de trabalho a centralizarem tarefas, fluxos de trabalho e se comunicarem de maneira mais rápida e eficiente.
Esses softwares são usados para gestão de projetos e tarefas, para comunicação corporativa, gestão de documentos, entre outras funções.
Exemplos e caso de uso
Para gerenciar projetos e tarefas temos o Trello, Asana e o Monday.com, por exemplo.
Já para comunicação corporativa, são muito utilizadas ferramentas como o Slack e o Microsoft Teams.
Com o intuito de gerir documentos, Notion e Google Workspace são exemplos de softwares muito comuns.
Um caso de sucesso é da empresa Scan2CAD, que tem crescido com simplicidade, flexibilidade e visibilidade. No lugar de distribuir tarefas entre várias ferramentas, a empresa usa o Trello para administrar projetos, vendas e gerenciar produtos. Segundo depoimento do CEO Luke, a ferramenta ajuda a reduzir horas de trabalho, já que reúne as tarefas em um único espaço.
Softwares de gestão de despesas corporativas
A gestão de despesas corporativas para ser eficiente precisa da tecnologia. Processos manuais só geram mais despesas, mais retrabalho e erros que podem ter consequências graves como as fraudes corporativas.
O mercado hoje apresenta tecnologias acessíveis para que as empresas possam simplificar a gestão financeira. As maiores vantagens de adotar um software de gestão de despesas corporativas são:
- Redução de custos: ao gerir melhor os recursos, reduzem-se os custos. Com o controle e monitoramento detalhado dos gastos, é possível identificar despesas extras desnecessárias;
- Transparência e conformidade: Com os registros detalhados das despesas, o financeiro corre menos riscos legais e regulamentares, aumentando sua compliance, e deixando os processos mais transparentes para os stakeholders;
- Cumprimento de políticas internas: o software de gestão de despesas é conectado à política de despesas da empresa, garantindo que os gastos estejam em conformidade;
- Segurança: o software inclui etapas como o controle de permissões, em que somente pessoas autorizadas têm acesso às informações.
Exemplo e caso de uso
A plataforma de gestão de despesas corporativas da Paytrack é um exemplo. Ela conta com estas funcionalidades:
- Automação da prestação de contas: através da leitura automática de notas fiscais (OCR com IA);
- Parametrização de políticas de despesas: por centro de custo, tipo de colaborador e outros;
- Visualização em tempo real dos dados: através de relatórios gerenciais;
- Detector de gastos não permitidos: por meio de auditoria automatizadas;
- Análises comparativas: por rota, área e colaborador;
- Integração com diferentes ERPs, RHs, CRMs, bancos e APIs.
Um exemplo de sucesso com o software da Paytrack é o do BR Partners. A empresa adotou a Paytrack em 2021 e atualmente 60% dos colaboradores são usuários ativos da plataforma. A leitura de cupons via OCR agregou valor aos processos da empresa. Por meio da Paytrack, o Banco ganhou mais agilidade.
Softwares de gestão de viagens
Finalmente, temos os softwares de gestão de viagens. Viagens a negócios são parte da rotina de muitas empresas. Por isso, ter uma boa gestão de viagens é fundamental para as organizações.
Os softwares de gestão de viagens possibilitam que as empresas façam reservas, monitorem despesas e organizem os dados, tudo alinhado com a sua política de despesas.
Exemplo e casos de uso
Com o objetivo de potencializar as oportunidades e otimizar os recursos da sua empresa, a Paytrack oferece uma plataforma de gestão de viagens corporativas, com funcionalidades que te ajudam a gerenciar uma viagem corporativa . A plataforma:
- Integra dados da reserva e política de viagem, garantindo que o colaborador esteja em conformidade com as regras da empresa;
- Ajuda a rastrear e organizar o fluxo de viagem, do planejamento à prestação de contas;
- Contribui para relatórios mais completos sobre mobilidade corporativa, incluindo horários de embarque, chegada e uso de serviços;
- Salva dados de compras, número de bilhete e outras informações importantes para o viajante corporativo não ter problemas no embarque.
É o caso do Grupo Mateus. Um dos desafios da empresa era manter as viagens a trabalho dentro da política de viagens corporativas. Por esse motivo, o Grupo Mateus procurou a Paytrack e encontrou nela a solução para revolucionar a gestão de viagens. Para se ter uma ideia, o gerente executivo Marcelo Cascimiro afirmou que 80% das solicitações de viagens estavam fora da política, antes da Paytrack.
Acesse nosso material gratuito: Modelo de política de viagens corporativas.
Como escolher o software certo para sua empresa
Escolher o software ideal para a sua empresa pede uma análise cuidadosa e detalhada de diversos fatores: necessidades da empresa, objetivos, funcionalidade, escalabilidade, usabilidade, integração, suporte técnico e custo-benefício.
Necessidade da empresa
Primeiramente, é preciso fazer um diagnóstico das necessidades reais da sua empresa. Por exemplo, verificar quais são as principais dores: excesso de trabalhos manuais, retrabalho, problemas de compliance, despesas não autorizadas, etc. Além disso, entender quais áreas serão impactadas pela implementação do software: RH, marketing, financeiro?
Objetivos da empresa com o software
Para que será usado o software: gestão de pessoas, gestão de despesas e viagens. colaboração, planejamento de recursos empresariais? O que a empresa espera atingir ao implementar o software empresarial: melhorar a gestão financeira, reduzir custos, melhorar a comunicação interna?
Ainda que um software possa resolver mais de um problema, é preciso entender qual é o objetivo principal que a organização espera alcançar.
Funcionalidade
Nesse sentido, é imprescindível entender as funcionalidades do software e avaliar se cumprem com os objetivos estabelecidos pela empresa.
Escalabilidade
A empresa de software empresarial acompanha o crescimento da sua empresa? Por exemplo, ela dá conta da quantidade de dados do seu negócio?
Usabilidade
Levando em conta que os colaboradores serão as pessoas que irão usar software, devemos avaliar o grau de dificuldade para usá-lo: será preciso fornecer treinamentos longos para os funcionários?
Integração
O software possui integração com outros sistemas: CRM, ERP, BI e bancos?
Suporte técnico
Em casos de urgência, há atendimento 24h e é rápido?
Custo-benefício
Por fim, o custo-benefício: o valor do serviço compensa o lucro obtido com ele? Avaliar licença, manutenção e treinamento, por exemplo.
Próximos passos para implantar ou atualizar softwares na empresa
Iniciar a implementação de um software exige planejamento, comunicação e engajamento das equipes.
1. Alinhe com as equipes
Converse com as equipes: TI, financeiro, etc. Representantes de cada equipe ficam responsáveis por cada etapa da implementação do software. O financeiro pelo orçamento e o TI pela infraestrutura e integração, por exemplo.
2. Entenda o processo de implementação
No momento de realizar a implementação, é preciso ter cuidado para evitar erros que podem comprometer a eficácia da nova ferramenta.
Softwares que não tem uma usabilidade simples podem exigir treinamentos longos para os colaboradores.
Implementar exige cautela e calma. Chegar na empresa com um novo software e esperar que os funcionários saibam utilizá-lo no mesmo dia é uma ilusão e um risco para a sua empresa.
3. Realize treinamentos
Como falamos, implementar um software não acontece de um dia para o outro. Alguns podem ser até simples de implementar, mas mesmo assim, um treinamento adequado é sempre interessante para toda a organização. Os treinamentos podem ser mais práticos e podem ser mais curtos ou longos.
A sua empresa está passando por dificuldades na gestão de despesas? Agende uma demonstração gratuita da Paytrack e descubra na prática como funciona nossa solução incomparável.
