Como lidar com adiantamento de despesas corporativas

O adiantamento de despesas corporativas dentro de um pequeno ou médio negócio é totalmente possível, desde que existam processos bem claros e uma política de despesas bem definida.

Trazendo a gestão de custos de despesas corporativas para empresas maiores, o número de pessoas e etapas envolvidas, bem como a disponibilização desse recurso aos colaboradores, ganha uma proporção maior. 

A verdade é que independente do porte do negócio, o gerenciamento das despesas é indispensável, não apenas na perspectiva de compliance, como também para a saúde e desenvolvimento da empresa no mercado.

Diante disso, o controle de adiantamentos que você efetua é eficiente? O processo das despesas corporativas adotado torna sua gestão mais econômica, segura e prática?

Para te ajudar a ter clareza quanto ao assunto, neste conteúdo apresentamos as possibilidades de adiantamento de despesas, alguns aspectos que reforçam porque é necessário ficar atento a esse processo e como fazer a diferença na sua gestão de despesas corporativas. Continue a leitura!

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O que é adiantamento de despesas corporativas? 

Os adiantamentos de despesas são valores cedidos previamente ao colaborador que, quando baseados no custo estimado das despesas, auxiliam a manter maior controle sobre o orçamento da empresa. 

Ao utilizar adiantamentos para as viagens de seus colaboradores, eles serão incentivados a manter suas despesas dentro dos valores cedidos, evitando surpresas com gastos inesperados.

No entanto, os adiantamentos demandam a comprovação de todo o uso do recurso. O que muitas vezes se torna um desafio para o gestor, que depende da prestação de contas dos seus colaboradores.

Como é feito o adiantamento?

O adiantamento é um processo individual e cada empresa pode desenvolver seus próprios meios. Mas é importante que seja bem organizado e eficiente para que não haja nenhum prejuízo.

Neste tópico separamos os meios de adiantamento mais comuns pertencentes ao cotidiano das empresas, com seus prós e contras. Confira!

Adiantamento em espécie 

Esse modelo consiste em disponibilizar o valor do adiantamento em dinheiro físico. No entanto, com o surgimento de formas mais automatizadas, esse modelo de adiantamento se mostra um tanto ineficiente por trazer riscos de fraudes.

Isso porque, ao disponibilizar o valor em espécie, o dinheiro pode ser utilizado para outras finalidades, além de risco de roubos. 

Adiantamento por depósito

Algumas empresas optam por fazer o adiantamento para despesas de viagens com depósitos na conta dos colaboradores. Apesar de ser um método rápido e bastante eficaz, não é considerada uma boa prática a nível de compliance.

Esse método pode colocar a empresa em situações de riscos nas quais pode haver prejuízo financeiro e até jurídico, já que o dinheiro está diretamente ligado à conta do colaborador. Além disso, o processo é pouco auditável, o que prejudica a gestão financeira.

Adiantamento por cartão

O Paytrack Card para despesas corporativas de viagens são uma verdadeira mão na roda tanto para empresas quanto para colaboradores.

Enquanto funcionários têm a praticidade de pagar tudo sem precisar mexer na própria conta corrente, a companhia consegue monitorar os custos e saber exatamente a origem de cada um deles.

Há muitas vantagens, sejam elas estratégicas, sejam a nível de praticidade, no uso do cartão corporativo em vez do adiantamento para despesas de viagens depositado em conta.

Centralização de processos, redução de gastos, transparência e segurança são os principais benefícios em contar com o cartão para o adiantamento da sua empresa, simplificar processos e garantir compliance.

Quando o adiantamento de despesas é utilizado?

O adiantamento de despesas é um meio de pagamento disponibilizado antecedente à alguma atividade realizada em prol da empresa, dessa forma a organização libera o valor para que o colaborador tenha suporte para cobrir eventuais despesas.

Existem algumas situações onde o adiantamento se aplica, os quais vamos explorar a seguir.

Viagem corporativa

No caso das viagens corporativas o adiantamento ocorre quando a empresa disponibiliza um valor prévio para que o colaborador possa cobrir eventuais despesas relacionadas a viagem como alimentação, deslocamento (uber, taxi), etc.

Lembre-se que após a viagem é necessário que o viajante realize a prestação de contas dentro dos prazos e seguindo a política de viagem da empresa, para que esse valor seja contabilizado nas despesas da empresa.

Prestação de serviços 

A prestação de serviço se aplica quando o colaborador efetua alguma compra no nome da empresa, seja para materiais de escritório, eletrônicos, papelaria, ou até mesmo pagar algum fornecedor, basicamente é quando um colaborador faz o intermédio da empresa com algum produto ou serviço mas a empresa que é o órgão pagante. 

Controle de quilometragem

O controle de km se caracteriza pelo uso do veículo próprio do funcionário para atividades em prol da empresa, nesse caso se aplica às políticas de reembolso para ressarcir valores de combustível, por exemplo.

Quais os riscos em fazer adiantamento de despesas 

Você já parou para pensar sobre os diversos riscos e prejuízos que o adiantamento para despesas de viagens podem trazer para a sua empresa?

A sua empresa pode estar perdendo muito dinheiro com a falta de controle dos adiantamentos em espécie e depósitos em conta. Além de processos manuais e o risco de ações trabalhistas contra a empresa. 

Riscos do adiantamento depositado em conta 

É uma prática bastante suscetível a fraudes e prejuízos, por ser pouco auditável prejudica o compliance implicando em diversos problemas como o colaborador sacar o dinheiro, que pode ser utilizado para outros fins. Uma vez que a empresa não tem controle sobre a conta corrente do colaborador, é impossível monitorar este tipo de atitude.

Conta negativada: também representa um grande risco, O valor depositado é automaticamente absorvido pelo banco o que é devido. Assim, o colaborador não terá dinheiro para realizar a viagem e a empresa terá perdido o valor adiantado.

Processo trabalhista: A partir do momento que o colaborador possua os comprovantes que a empresa depositou um certo valor na sua conta, de forma recorrente, é possível iniciar um processo contra a empresa, alegando que o valor depositado faz parte do seu salário.

Este é um risco muito grande para a sua empresa e pode fazer com que ela perca milhares de reais em uma única ação.

Riscos do adiantamento em espécie

Ao disponibilizar o adiantamento para despesas de viagens em espécie, a empresa e o viajante correm diversos riscos. Estes riscos, não só aumentam os gastos das empresas, como aumentam a insegurança dos colaboradores.

Uso indevido: No momento que o colaborador tem o dinheiro em mãos, há chances dele ser utilizado para necessidades pessoais. Assim, a empresa perde esse valor e o colaborador fica sem adiantamento para despesas de viagens, o que gera um grande transtorno para contornar a situação.

Rouba ou perda de dinheiro: Manusear dinheiro vivo, sempre vem com o risco de roubos. O colaborador pode parar em postos de gasolina ou mesmo em restaurantes, se descuidar e ser alvo de roubos ou furtos. O que coloca o colaborador em grande risco.

Existe uma lei de adiantamento de despesas que as empresas devem seguir?

A lei no Brasil sobre adiantamento de despesas prevê que a empresa deve dar suporte ao viajante cobrindo todas as despesas da viagem. 

O regime de adiantamento, dá sustentação a essa lei através da definição “consiste na entrega de numerário ao servidor, sempre precedido de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que, por sua natureza ou urgência, não possam aguardar o processamento normal”. 

Ter conhecimento da legislação é fundamental para garantir cordialidade e deve estar descrito na política de viagens da empresa.

Qual o valor máximo para adiantamento de despesas?

Segundo as normas de aplicação do adiantamento Artigo 30 – “Nenhuma despesa realizada pelo regime de adiantamento poderá ultrapassar o valor correspondente a duas vezes o salário mínimo mensal vigente na região”.

Como manter o controle dos adiantamentos

Uma das formas de ter controle dos adiantamentos para despesas de viagens é por meio de planilhas. Esse, no entanto, é um método manual e que pode exigir muito mais tempo de trabalho operacional, o que afeta diretamente a produtividade do setor responsável.

A melhor forma de ter um controle exato dos adiantamentos é com uma solução tecnológica e com o cartão corporativo. Assim a sua empresa consegue ter acesso em tempo real ao valor adiantado e aos gastos que o viajante teve durante a viagem. 

Além disso, há uma significativa redução dos custos e dos riscos que os adiantamentos em espécie e via depósito bancário oferecem.

Sua empresa consegue proteger os recursos financeiros e, em vez de depositá-los na conta dos funcionários, os utiliza para pagar as faturas de despesas diretamente ligadas às viagens.

O adiantamento para despesas de viagens pode ser um processo muito mais seguro, desde que seja feito da maneira certa.

A melhor forma de garantir que seu colaborador poderá custear tudo que precisar à serviço da empresa é oferecendo o cartão corporativo conectado a uma solução de acompanhamento de custos e conciliação de faturas.

Como fazer um adiantamento de despesas corporativas mais eficaz?

Já ficou claro o quanto o adiantamento de despesas, embora importante, pode ser uma operação burocrática e trazer prejuízos para a empresa, no entanto, existem algumas medidas que podem tornar esse processo igualmente eficiente e ágil tanto para os colaboradores quanto para a empresa.

Prefira então se aliar a tecnologia e buscar meios de realizar essas operações com mais segurança e agilidade.

Cartão pré pago

O cartão corporativo é uma ótima opção pois evita que o colaborador circule com dinheiro em espécie e, caso sobre algum saldo do adiantamento, ele já está pronto para ser reutilizado ou estornado para a empresa, sem a necessidade de transferências que possam acarretar eventuais taxas. Além de possibilitar a visualização de todos os gastos por meio  de um extrato.

Carteira Digital

Através de uma carteira digital, a empresa transfere o valor necessário de forma automática para o cartão do colaborador.

Desse modo, o colaborador não precisa se deslocar até a empresa para pegar o dinheiro em espécie ou ir até uma agência bancária. Assim, a empresa também não precisa realizar a transferência manualmente, reduzindo tempo no processo.

Com o cartão e a solução para prestação de contas integradas, tanto o propósito do adiantamento quanto as despesas realizadas, ficam devidamente registrados. Munindo a empresa com provas no caso de ações trabalhistas.

Pix Corporativo

A era digital revolucionou os meios de pagamento e criou condições para que os processos bancários sejam tão ágeis e rápidos como qualquer outro recurso.

O pix corporativo, traz agilidade que toda operação financeira precisa podendo ser efetuado de qualquer lugar a qualquer horário, o que é uma ótima alternativa nas tratativas de adiantamento e reembolso de despesas uma vez que em caso de falta o valor pode ser rapidamente coberto pela empresa, além de possuir várias formas de transação o pix não abre mão da segurança de dados e do controle em tempo real dos gastos.

Sistema de gestão de despesas corporativas

Não deixe de tornar a tecnologia sua aliada. Utilize um sistema ou aplicativo para solicitação de adiantamentos e gestão de despesas, controle seu processo e o torne mais prático e intuitivo.

Desta forma, as trocas de e-mails diminuem e o risco de um colaborador acabar não recebendo o seu adiantamento ou extrapolar nas despesas também.

Adiantamentos, reembolsos, solicitação de serviços. A gestão de despesas de viagens envolve muitos custos, que precisam ser devidamente analisados para que seja possível controlá-los.

Garantindo economia e segurança para as operações pilares da organização a fim de preservar adequadamente os recursos da empresa, um sistema de gestão é a melhor opção para o controle de despesas.

Como configurar um adiantamento na plataforma da Paytrack?

Para que seja possível solicitar um adiantamento, é necessário seguir o seguinte passo a passo:

• Acesse a aba “Configurações“;
• Clique em “Políticas“;
• Selecione a política;
• Pesquise pela regra “Utilizar adiantamentos“;
• Faça a ativação, tornando o ícone verde.

Além disso, outras regras podem ser habilitadas de acordo com a necessidade da organização, são elas:

1. Bloquear relatório de adiantamentos pendentes (futuros)

Para garantir que colaboradores não fiquem com uma quantidade acumulada de valores a devolver para empresa, é possível limitar a quantidade de adiantamentos em aberto com ações de Alerta ou Bloqueia.

São considerados adiantamentos em aberto aqueles relatórios que não estão Finalizados, Cancelados ou em Rascunho e que sua data seja maior que a data atual.

2. Bloquear relatório de adiantamentos pendentes (passados)

Para garantir que colaboradores não fiquem com uma quantidade acumulada de valores a devolver para empresa, é possível limitar a quantidade de adiantamentos em aberto com ações de Alerta ou Bloqueia.

São considerados adiantamentos em aberto aqueles relatórios que não estão Finalizados, Cancelados ou em Rascunho e que sua data seja menor ou igual a hoje.

3. Utilizar adiantamento complementar

Permite ao colaborador solicitar adiantamento complementar na etapa Prestação de Contas. O Adiantamento complementar gera uma novo relatório que será submetido ao fluxo de aprovação e integração, porém despesas serão lançadas no relatório origem.

Integração com cartão adiantamento

Assim que um adiantamento é aprovado, é possível transferir ou recarregar o cartão adiantamento do colaborador automaticamente. Isso é feito por meio do seguinte passo a passo:

• Acesse o menu “Configurações“;
• Vá até a aba “Cadastros“;
• Clique em “Recursos“;
• Clique em “Adicionar” para criar um novo recurso ou selecionar um recurso existente.

No Tipo de crédito, basta selecionar “Recarga” para que o cartão seja recarregado a partir do saldo empresa ou “Transferência” para que o saldo seja transferido do cartão principal para o cartão do colaborador.

• Guia “Adiantamentos“;
• Botão “+ Adicionar“;
• Preencha o tipo de serviço e o valor diário;
• Clique em confirmar.

Adiantamento detalhado

Para o adiantamento detalhado, é necessário realizar mais algumas configurações:

• Menu “Configurações“;
• Vá até a aba “Políticas“;
• Selecione a política;
• Pesquise pela regra “Utilizar roteiro“;
• Ative-a, tornando o ícone verde;
• Ajuste a ação para “Bloqueia“.

Além disso, outra regra pode ser habilitada de acordo com a necessidade da organização:

Bloquear divergência entre o valor e o valor detalhado do adiantamento: bloquear ou alertar casos em que o valor calculado pelo adiantamento detalhado for diferente do valor final do adiantamento para evitar a alteração do valor calculado automaticamente.

Principais dúvidas sobre adiantamento de despesas

A seguir, confira algumas das principais dúvidas sobre este processo:

O que é adiantamento de despesas corporativas? 

O adiantamento de despesas é um meio de pagamento disponibilizado antecedente à alguma atividade realizada em prol da empresa, dessa forma a organização libera o valor para que o colaborador tenha suporte para cobrir eventuais despesas. 

Como é feito o adiantamento?

Cada empresa tem sua forma de fazer o adiantamento. Os meios mais comuns são adiantamento em espécie, adiantamento por depósito ou adiantamento por cartão.

Quando o adiantamento de despesas é utilizado?

O adiantamento é utilizado em casos de viagem corporativa, prestação de serviços ou controle de quilometragem.

Há riscos em fazer adiantamento de despesas?

A sua empresa pode estar perdendo muito dinheiro com a falta de controle dos adiantamentos em espécie e depósitos em conta. Além de processos manuais e o risco de ações trabalhistas contra a empresa em casos de adiantamentos diretamente na conta do colaborador.

O que é um adiantamento complementar e como solicitá-lo?

O adiantamento complementar é aquele solicitado quando a solicitação já está na etapa de prestação de contas. Ele gera uma nova solicitação que é submetida à aprovação.

Para solicitar um adiantamento complementar, siga o passo a passo abaixo:

• Clique em “configurações” e, em seguida, clique em “políticas”, selecione a política que deseja adicionar esta regra;
• Clique em “Regras”, pesquise “Utilizar adiantamento complementar” e, em seguida,ativeesta regra;
• Clique em “Despesas”, em “Visualizar despesas”, em seguida, selecione a solicitação que deseja adicionar um adiantamento complementar;
• Clique em “Adiantamentos”, clique em “+ Adiantamentos”, em seguida, preencha as informações e ao final clique em “Confirmar”;
• Ao final deste processovai aparecer umpop-upsemelhante ao indicado abaixo,clique em “Entendi” parafinalizar o processo de solicitação de adiantamento detalhado.

Pronto! Agora você sabe como solicitar um adiantamento complementar.

A tecnologia é sua amiga

Fazer a gestão das políticas de despesas e viagens, aprovações e conferências das despesas pode ser uma situação muito trabalhosa. Tempo é dinheiro e quanto mais rápido conseguimos realizar essas tarefas, sem perder a gestão e o controle, melhor!

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