Em um cenário empresarial cada vez mais competitivo, a eficiência e a sustentabilidade financeira de uma organização dependem de diversos fatores interligados. Entre eles, o setor de compras emerge como um pilar estratégico, indo muito além da simples aquisição de bens e serviços. 

A atuação do setor de compras impacta diretamente a cadeia de suprimentos, o orçamento e, consequentemente, os resultados financeiros da empresa.

Compreender a profundidade de suas funções e a relevância de sua otimização principalmente contando com tecnologias de automação é fundamental para qualquer gestor que busca excelência operacional e rentabilidade. 

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O que é o setor de compras e qual sua importância?

O setor de compras, também conhecido como departamento de compras ou compras e suprimentos, é a área responsável por adquirir todos os bens, serviços e insumos necessários para o funcionamento de uma empresa. 

A importância do setor de compras é imensa, embora possa parecer uma função puramente operacional à primeira vista.

Isso acontece porque esse setor vai além de garantir que a organização tenha acesso ao que precisa: ele desempenha um papel crucial na otimização de custos, na qualidade dos produtos ou serviços finais e na manutenção da competitividade.

Em organizações modernas, o setor de compras é visto como um centro de inteligência de mercado. As equipes deste departamento pesquisam, avaliam e selecionam fornecedores, negociam condições, gerenciam contratos e asseguram que as aquisições estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa.

Sendo assim, uma gestão de compras eficaz pode determinar a diferença entre lucro e prejuízo, impactando desde a matéria-prima utilizada na produção até os serviços de manutenção e tecnologia. Sua relevância reside na capacidade de gerar valor, mitigar riscos e promover a eficiência operacional em toda a cadeia de valor.

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Diferença entre compras diretas e indiretas

Para entender a complexidade do setor de compras, é importante diferenciar os principais tipos de aquisições:

• Compras diretas: são bens e serviços diretamente ligados ao produto final ou ao serviço principal da empresa. Isso inclui matérias-primas, componentes, embalagens e outros insumos essenciais para a produção. Por exemplo, em uma fábrica de móveis, a madeira, o tecido e as ferragens seriam compras diretas.
• Compras indiretas: aquisições que não estão diretamente relacionadas ao produto ou serviço final, mas que são indispensáveis para o funcionamento da empresa. Alguns exemplos podem ser: material de escritório, serviços de limpeza, manutenção de equipamentos, licenças de software, serviços de consultoria, passagens aéreas e hospedagem para viagens corporativas.

A gestão das compras diretas é fundamental pois afeta a qualidade e o custo do produto final. No entanto, também é imprescindível garantir uma gestão eficiente das compras indiretas, mesmo não impactando o produto, pois contribui na redução de despesas corporativas e na otimização do orçamento.

Principais funções do setor de compras

As funções do setor de compras são multifacetadas e exigem um alto nível de organização e estratégia, abrangendo desde a identificação da necessidade até o controle pós-aquisição. Confira a seguir, então, o que faz o setor de compras em cada uma das etapas do processo de aquisição:

1. Cotação: pesquisar e identificar potenciais fornecedores que possam atender às necessidades da empresa. Solicitar propostas e orçamentos detalhados, comparando preços, prazos, condições de pagamento e especificações técnicas.
2. Negociação: conduzir a negociação com os fornecedores selecionados para obter as melhores condições possíveis em termos de preço, qualidade, prazo de entrega, garantias e suporte. As técnicas de negociação são cruciais aqui.
3. Pedido: formalizar a aquisição por meio da emissão de um pedido de compra, que detalha todos os termos e condições acordados. Este documento serve como base para criação de contrato entre as partes.
4. Recebimento: coordenar o recebimento dos bens ou serviços adquiridos, verificando a conformidade com o pedido em termos de quantidade, qualidade e especificações.
5. Controle: monitorar o desempenho de fornecedores, gerenciar o estoque (quando aplicável) e acompanhar o cumprimento dos contratos de compra. Esta etapa é vital para a melhoria contínua e a análise de custos.

Como o setor de compras se relaciona com finanças e orçamento

O setor de compras e o departamento financeiro devem ser parceiros intrínsecos. Cada decisão de compra tem um impacto direto no fluxo de caixa, nas despesas operacionais e, em última instância, na lucratividade da empresa. 

Por isso, uma gestão de compras eficiente e bem integrada ao departamento financeiro contribui significativamente para a redução de custos e para a saúde financeira geral.

Integração entre áreas

O setor de compras não deve ser percebido apenas como uma área operacional dentro das empresas. Na verdade, ele tem o potencial de se tornar um protagonista no planejamento estratégico e na redução de despesas, principalmente quando se integra de forma eficaz com outras áreas da empresa, como:

• Com o Financeiro: neste caso, o setor de compras colabora na elaboração do orçamento, na gestão de fluxo de caixa e na análise de rentabilidade das aquisições.
• Com o RH: aqui compras atua na aquisição de benefícios, treinamentos, serviços de consultoria e materiais para colaboradores.
• Com Viagens: gerencia contratos com agências de viagens, companhias aéreas e hotéis, buscando as melhores tarifas e políticas de viagens corporativas.
• Com Produção/Operações: garante o abastecimento contínuo de insumos, evitando paradas na produção e otimizando o estoque.
• Com Vendas: assegura que os produtos e serviços adquiridos estejam alinhados com as necessidades dos clientes e a estratégia de mercado.

Sendo assim, essa integração com toda a empresa permite que o setor de compras tenha uma visão mais ampla das necessidades gerais, transformando gastos em investimentos estratégicos e promovendo uma cultura de eficiência operacional em todos os níveis.

Desafios enfrentados pelo setor de compras

Apesar de sua importância, existem diversos desafios do setor de compras que podem comprometer sua eficácia e o impacto positivo na saúde financeira da empresa. Superar esses obstáculos é crucial para maximizar o potencial da área.

Falta de integração

Um dos maiores desafios é a falta de integração entre o setor de compras e as demais áreas da empresa, conforme falávamos anteriormente. Portanto, quando os departamentos operam em silos, sem comunicação ou alinhamento de objetivos, podem ocorrer problemas como:

• Compras duplicadas: diferentes áreas comprando o mesmo item ou serviço de forma independente, gerando gastos desnecessários.
• Falta de padronização: ausência de padrões de qualidade ou especificações, levando a aquisições inconsistentes.
• Dificuldade no planejamento: falta de visibilidade sobre as necessidades futuras das outras áreas, dificultando o planejamento de compras e a negociação de contratos vantajosos.
• Desalinhamento estratégico: compras que não apoiam os objetivos de longo prazo da empresa.

Essa desintegração pode levar a um aumento de custos, ineficiência e perda de competitividade, prejudicando diretamente a saúde financeira da empresa.

Gerenciamento de custos

O gerenciamento de custos é um desafio constante, especialmente quando se trata de custos indiretos. Enquanto as compras diretas são geralmente bem controladas devido à sua ligação com o produto final, é muito mais difícil rastrear e controlar os gastos indiretos.

A falta de visibilidade sobre esses gastos variáveis e a descentralização das compras menores podem levar a um desperdício significativo. Por isso, o setor de compras precisa desenvolver estratégias robustas para a análise de custos e melhor controle de despesas corporativas, identificando oportunidades de redução de custos sem comprometer a qualidade ou a operação.

Compliance

A conformidade, ou compliance, é outro desafio crítico. O setor de compras deve garantir que todas as aquisições estejam em conformidade com as políticas internas da empresa, regulamentações governamentais, leis fiscais, ambientais e trabalhistas. Isso inclui:

• Políticas de compras: aderência a limites de gastos, aprovações e processos internos.
• Ética e transparência: prevenção de fraudes, conflitos de interesse e práticas antiéticas.
• Regulamentações: cumprimento de normas específicas do setor, como segurança, qualidade e privacidade de dados.
• Gestão de riscos: avaliação e mitigação de riscos associados a fornecedores (financeiro, reputacional, operacional etc.).

A não conformidade com qualquer desses processos pode resultar em multas, sanções legais, danos à reputação e perdas financeiras significativas. Como sugestão para a sua empresa, um caminho que pode auxiliar na garantia do compliance é contar com o apoio de uma consultoria financeira empresarial para direcionar melhor a gestão das finanças e compras.

Digitalização e automação: como a tecnologia ajuda a otimizar o setor de compras?

Para além dos desafios e principais rotinas, é importante reconhecer que o setor de compras nas empresas está em constante evolução, tendo a digitalização e a automação de processos como principais destaques.

Essas melhorias na rotina podem acontecer por meio da adoção de ferramentas digitais e plataformas de compras digitalizadas, que permitem que as empresas otimizem suas operações de maneiras que antes eram impensáveis. Veja alguns exemplos de como a tecnologia pode auxiliar:

• Automação de processos: tarefas repetitivas, como emissão de pedidos de compra, gerenciamento de faturas e acompanhamento de entregas podem ser automatizadas, liberando o tempo da equipe para atividades mais estratégicas, como a negociação e a gestão de fornecedores. Isso aumenta a produtividade e a eficiência operacional.
• Análise de dados: sistemas de tecnologia em compras coletam e analisam grandes volumes de dados sobre gestão de despesas e fornecedores. Essa análise de custos aprofundada permite identificar tendências, oportunidades de redução de custos e otimizar estratégias de planejamento de compras.
• Diminuição de fraudes em compras: todas as compras da empresa precisam passar pelo setor responsável, e muitas vezes podem acontecer enganos por páginas fraudulentas ou clonagem de cartões. Um exemplo é a compra de passagens para viagens corporativas.
• Controle de gastos variáveis e indiretos: despesas como viagens, adiantamentos e reembolsos muitas vezes passam pelo setor de compras e impactam o orçamento. Com a tecnologia, elas podem seguir um fluxo otimizado de aprovação que gera economia de tempo para todos.

A Paytrack é um exemplo de tecnologia que pode auxiliar nessas rotinas

A plataforma é uma solução completa para gestão inteligente de despesas e viagens corporativas que permite centralizar e automatizar o controle de gastos, garantindo maior visibilidade, conformidade com políticas corporativas e redução de custos.

A plataforma otimiza ainda a aprovação de despesas, o registro de comprovantes e a prestação de contas, liberando as equipes de compras e financeira para atividades mais estratégicas, ao mesmo tempo em que oferece uma análise de custos detalhada para tomadas de decisão mais assertivas. 

A tecnologia no setor de compras não é mais um luxo, mas uma necessidade para empresas que buscam excelência e sustentabilidade financeira. Fale com a nossa equipe e saiba mais sobre como a Paytrack pode apoiar o seu setor de compras!