ajuda os gestores de várias maneiras. Mas, para que realmente proteja o negócio, precisa ser realizada de maneira correta e regular.
Neste artigo, iremos falar sobre a finalidade da sangria de caixa, quando e como deve ser feita. Boa leitura!
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O que é sangria de caixa?
A sangria de caixa consiste na retirada de dinheiro não programado nas operações da empresa. O gestor pode realizá-la no fechamento do caixa, diariamente ou uma vez por mês, conforme a necessidade da organização.
Então, em algumas situações, como na aquisição de um produto ou para evitar que muito dinheiro fique disponível — especialmente em empresas com grande fluxo de valores, como supermercados — a organização retira esse recurso. Nesses casos, ela recolhe os valores excedentes e os envia para a tesouraria, em uma operação conhecida como “alívio de caixa”.
O gestor, em qualquer ramo empresarial, pode determinar a sangria de caixa. No entanto, é fundamental que ele a realize corretamente, pois, do contrário, o processo pode gerar problemas no fluxo de caixa e, consequentemente, impactar a gestão financeira da empresa.
Qual a finalidade da sangria de caixa?
A sangria de caixa valida a contabilidade da empresa para garantir a integridade dos valores, pois permite identificar e corrigir irregularidades no fluxo de caixa, como troco errado ou até mesmo furto. Funciona como uma espécie de auditoria, ou seja, um monitoramento constante para acompanhar e levantar o dinheiro que está disponível já que que ainda é comum que os clientes façam pagamentos em espécie.
Contudo, esse procedimento possibilita identificar divergências entre o valor arrecadado (disponível fisicamente) e o relatório do caixa (o que o sistema mostra). Quando o valor da sangria supera o registrado, ocorre uma quebra de caixa positiva.Se inferior, será uma quebra de caixa negativa.
Se realizada com frequência, a sangria permite identificar rapidamente se essas informações não estão batendo e evitar prejuízos maiores para a empresa. Por isso, os gestores financeiros precisam manter o controle dos valores contábeis para evitar erros operacionais e até fraudes.
Quando realizar a sangria de caixa?
O momento ideal para a empresa realizar a sangria do caixa depende do tipo de organização e do volume de capital gerado, mas a empresa deve fazê-la sempre que precisar controlar o fluxo financeiro e retirar o excedente de dinheiro.São quantias que ultrapassam o fundo de caixa, ou seja, aquelas ficam disponíveis para situações como o troco, por exemplo.
Além disso, pode ser considerada uma estratégia para mitigar os riscos associados ao acúmulo de dinheiro em caixa. O objetivo aqui é evitar manter de maneira visível valores altos que podem deixar a empresa vulnerável a ações de criminosos, como roubos ou furtos. Com a realização dessa operação várias vezes ao dia, uma quantia menor de dinheiro ficará disponível, minimizando os riscos e reduzindo o prejuízo.
É fundamental que o gestor saiba como realizar essa sangria de caixa de forma eficiente. Veja as nossas dicas:
Como fazer a sangria de caixa?
Dependendo do porte e do ramo da empresa, o gestor pode realizar a sangria várias vezes ao dia e, nesse caso, o processo acontece da seguinte maneira:
1. Contagem – Comece a operação com a conferência do dinheiro definido para ser retirado na sangria e mantenha no caixa apenas o valor máximo de limite. Em alguns casos, isso é feito de forma manual ou com o auxílio de contador de células;
2. Registro – Anote no sistema financeiro da empresa o valor que foi retirado do caixa e outras informações como dia, horário e a identificação do funcionário que fez essa operação.
3. Cautela do dinheiro – O próximo passo é proteger o dinheiro retirado, colocando-o em um cofre ou fazendo o depósito em um banco, seguindo as regras da empresa.
4. Conferência final – Por último, atualize o valor do caixa, registrando a retirada do montante e atualizando o saldo no sistema.
Confira boas práticas para controlar a sangria de caixa com segurança
Fazer sangria de caixa parece ser uma operação financeira simples, mas precisa seguir alguns processos para que atinja os objetivos propostos. Aqui, listamos dicas para a sua realização com segurança:
Planejamento – Tenha definidos os critérios para realização da sangria como frequência e limite máximo do dinheiro que deve ficar no caixa. Reveja essas informações em ocasiões que vão gerar aumento na movimentação de capital como datas comemorativas.
Controle eficaz do caixa – Realize o monitoramento regular de todas as movimentações de entrada e saída de dinheiro do dia como como pagamentos, compras, vendas, montante no final do dia etc. Nenhuma movimentação deve ficar de fora.
Operação regular – O gestor deve fazer a sangria de caixa regularmente e não deve esquecê-la.
Padronização da operação – Estabeleça um padrão para evitar inconsistências que poderiam gerar informações dúbias e assegurar que o processo esteja sendo feito sempre da mesma forma.
Casos de discrepâncias – O primeiro passo é refazer a operação realizando nova contagem, checar se toda movimentação do dia foi registrada e identificar dados que não foram contabilizados. Se necessário confirmar a precisão, solicite que outra pessoa faça uma apuração adicional.
Interferência nas operações – Como na sangria, é preciso que o processo seja feito com calma e sem erros, evite horários de pico e uma forma que não impacte as atividades rotineiras da empresa.
Otimização de pagamentos – Invista em soluções que facilitem o pagamento e a entrega de trocos aos clientes.
Como a tecnologia ajuda a garantir compliance no controle de caixa?
A tecnologia atua como uma aliada dos gestores financeiros no controle de caixa, tornando o processo mais rápido e seguro. Empresas podem implementar soluções tecnológicas, como a Paytrack, que evitam erros humanos, reduzem falhas e otimizam os pagamentos feitos pelos clientes.
O sistema automatizado vai permitir acompanhar todas as movimentações financeiras, fazendo um controle mais efetivo da saída e entrada de dinheiro. Além de tornar o processo de sangria menos complexo e mais organizado, a tecnologia vai deixar as operações ágeis e, assim, melhorar a gestão financeira da empresa, principalmente, naquelas que movimentam grandes quantias de valores diariamente.
Outra facilidade proporcionada pela tecnologia é a integração do processo de sangria com o sistema financeiro da empresa. Dessa forma, a gestão das atividades ficará mais transparente, precisa e eficiente.
Como a Paytrack complementa o controle de processos relacionados ao caixa da empresa?
A Paytrack é uma plataforma que reforça o controle e a rastreabilidade de processos financeiros, complementando o controle de caixa físico e digital e ajudando empresas a manterem práticas seguras e transparentes. Entre os diferenciais, estão os seguintes:
- Complementa o controle de caixa ao automatizar processos relacionados a despesas e adiantamentos.
- Oferece visibilidade completa sobre movimentações financeiras ligadas a viagens, reembolsos e despesas operacionais.
- Permite rastrear e auditar os fluxos de aprovação e pagamento, reduzindo riscos de perdas e fraudes.
- Integra com ERPs e sistemas de PDV, garantindo conciliação e integridade dos registros financeiros.
- Ajuda a consolidar informações financeiras para facilitar o fechamento de caixa e auditorias internas.
