A reserva de passagem para viagens corporativas é uma das principais alternativas quando se fala em estratégia e planejamento de viagens. Entenda a diferença entre reserva e emissão de passagem para garantir a escolha mais sustentável e alinhada ao momento da companhia.
Por isso, dominar essas diferenças e possibilidades é essencial para otimizar custos e garantir a conformidade nas viagens corporativas.
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O que é reserva de passagem e como funciona?
A reserva de passagem é, de forma simplificada, o ato de bloquear um assento em um voo específico, em uma data e horário determinados, antes da sua compra efetiva. Ou seja, é como “segurar” uma vaga sem necessariamente pagar por ela de imediato.
O processo para essa reserva geralmente começa com a busca por voos, seja em sites de companhias aéreas, agências online (TMC) ou plataformas de gestão de viagens corporativas. Ao encontrar o voo desejado, o sistema permite que você insira os dados do passageiro e, em muitos casos, prossiga para uma etapa de “reserva” ou “pré-reserva”.
Com isso, a tarifa e o assento ficam garantidos por um tempo limitado, geralmente, até 24 horas, garantindo que a empresa fique livre da variação cambial em viagens corporativas. Isso garante tempo para confirmar detalhes, aprovar o orçamento ou organizar o pagamento antes da compra e emissão do bilhete.
Diferença entre reserva e emissão de passagem aérea
A diferença entre reserva e emissão de passagem aérea é exatamente o que os termos dizem: em um caso, você só reserva, em outro, já faz a compra.
A reserva de passagem guarda o assento, mas não gera o bilhete. A companhia aérea emite o bilhete eletrônico (e-ticket) assim que processa o pagamento.
Assim, é fundamental lembrar que apenas após a emissão a passagem é considerada comprada e válida para embarque. Antes disso, a companhia aérea pode cancelar a reserva se o prazo de pagamento expirar ou se houver alguma falha no processo de emissão.
Vantagens e desvantagens da reserva de passagem
A prática de reservar antes de emitir a passagem aérea possui seus prós e contras, tanto para viajantes individuais quanto para empresas.
No caso de viagens a lazer, a reserva permite comparar preços, pedir a opinião de acompanhantes e planejar a viagem sem a pressão de uma compra imediata. A reserva pode ser um passo fundamental para encontrar melhores preços de passagens e otimizar o orçamento de turismo nacional ou internacional.
Já no caso da reserva de passagem aérea corporativa, tem-se uma ferramenta estratégica, pois permite negociações mais eficientes com fornecedores, um planejamento de viagens corporativas mais robusto e a garantia de que as políticas internas de viagem estão sendo seguidas.
Por outro lado, é preciso ter consciência das desvantagens de optar por essa estratégia. Uma delas é que a reserva não é uma garantia de compra. A flutuação dos preços de passagem e a disponibilidade de passagens baratas, especialmente aquelas promocionais, pode ser limitada.
Quando vale a pena reservar antes de emitir
Reservar uma passagem antes de emitir pode ser uma estratégia inteligente em diversas situações, como:
- Casos em que a empresa está aguardando aprovação interna: a reserva de passagem permite que o gestor de viagens ou o próprio funcionário bloqueie um voo com uma boa tarifa enquanto aguarda a aprovação final do orçamento disponível.
- Quando o pagamento precisa de mais tempo para ser processado ou a empresa organiza a transferência, a reserva assegura que a tarifa não seja perdida.
- Ou se é uma situação em que podem haver ajustes na agenda: imprevistos acontecem e, neste caso, reservar antes de comprar oferece flexibilidade para ajustes de agenda sem o custo de uma alteração ou cancelamento de passagem.
Principais riscos de reservar passagem aérea
Apesar das vantagens, alguns cenários tornam a reserva arriscada, como:
- Na alta temporada ou em tarifas promocionais, as companhias podem oferecer prazos de bloqueio muito curtos — às vezes de apenas algumas horas — ou nem permitir reservas.
- Quando os voos possuem alta ocupação: companhias aéreas podem liberar assentos reservados rapidamente para venda se a demanda for alta, especialmente em voos com alta ocupação.
- E no caso de prazos médios de bloqueio: enquanto algumas tarifas permitem 24 horas de bloqueio, outras podem ser de apenas 6 horas. Se você não emitir dentro do prazo, a reserva é cancelada automaticamente e você corre o risco de perder o valor ou a disponibilidade da tarifa original.
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Como empresas podem gerenciar reservas com mais segurança
Para empresas, a gestão de viagens corporativas envolve muito mais do que apenas encontrar passagens baratas. É preciso ter visibilidade, controle e garantir que todas as etapas, da reserva à emissão, estejam alinhadas com a política da empresa. O grande desafio é evitar a perda de prazos e, consequentemente, de tarifas vantajosas.
As reservas online, quando não são bem gerenciadas, podem se tornar um gargalo, gerando retrabalho e custos adicionais. É nesse ponto que a centralização em plataformas especializadas se torna indispensável. Ao unificar o processo de reserva de voo corporativo em plataformas de gestão, as organizações ganham um controle sem precedentes.
Paytrack: da reserva à emissão em um só fluxo
Plataformas como a Paytrack oferecem uma solução completa para a gestão de viagens, transformando a reserva de passagens em um fluxo seguro e eficiente. Além disso, conectam reserva e emissão, evitando perda de prazos e garantindo tarifas bloqueadas.
A plataforma dá visibilidade total das reservas de voos corporativos, permitindo que gestores acompanhem cada etapa e garantam a conformidade com a política de viagens. Com ela, você consegue:
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