O headcount é um dos indicadores mais importantes nas empresas para a gestão de pessoas, para o planejamento organizacional, controle orçamentário, estruturação de equipes e definição de metas. Por isso, tornou-se fundamental na tomada de decisão estratégica de líderes de Recursos Humanos e áreas administrativas.
Neste artigo, vamos explicar o que significa esse termo, como ele é calculado, sua aplicação na prática e no gerenciamento da força de trabalho.
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O que é headcount?
Numa tradução literal, headcount significa “contagem de cabeças”. Portanto, ele se refere ao número total de colaboradores em um determinado período, levando em conta as baixas e as recentes contratações. Isso inclui os que trabalham na organização independente do cargo e jornada de trabalho, desde líderes até o pessoal operacional.
Em alguns casos, inclui todos que estão envolvidos na organização, aplicando a diferentes tipos de contratos (CLT, Pessoa Jurídica, estagiário, etc.), o que pode variar conforme a política e os objetivos da empresa.
O objetivo da métrica é fornecer um panorama sobre o tamanho da força de trabalho da empresa e entender como está a estrutura de funcionários em cada departamento e em cada função. A ideia é entender se a demanda total está bem distribuída em todos os setores, gerando, assim, eficiência operacional.
Como o headcount pode ser aplicado na prática?
O indicador headcount tem uma aplicação prática na gestão estratégica de pessoas para mensurar a eficiência de Recursos Humanos (RH). Ele é uma métrica importante para a realização de várias atividades dentro do departamento, entre elas, as seguintes:
- Recrutamento e seleção: orienta o planejamento da área de RH, levantando a quantidade suficiente de funcionários em cada departamento, identificando a necessidade de contratações e realocações e, até mesmo, áreas com vagas sobressalentes;
- Retenção e turnover de talentos: permite avaliar saídas constantes de pessoal;
- Realização de treinamento: os dados possibilitam saber se há necessidade capacitação e qualificação dos profissionais;
- Avaliação de desempenho: fornece informações de monitoramento de produtividade de pessoal e eficácia dos processos internos ao comparar o quantitativo de funcionários aos resultados alcançados;
- Planejamento de sucessão: constata brechas na estrutura de pessoal que são importantes para quem vai assumir cargos estratégicos no futuro;
- Planejamento orçamentário: importante para a gestão dos custos com salários, encargos e benefícios de funcionários. Quanto maior o índice, maior o volume de recursos necessários para cobrir despesas de pessoal;
- Planejamento estratégico: assegura que a organização tenha a equipe ideal para alcançar os objetivos previstos no negócio e se torne competitiva no mercado;
- Variações sazonais: dependendo do ramo da empresa, haverá a necessidade de contratação de pessoal em determinadas épocas do ano, o que fará com que o headcount aumente. Assim, a empresa poderá buscar opções para não sobrecarregar o quadro atual como contratação de terceiros ou realização de parcerias.
Por que o headcount é importante na gestão de pessoas?
O headcount é um indicador que tem grande peso na gestão das empresas por ser uma métrica que impacta diretamente o tamanho da força de trabalho. A análise correta e de forma estratégica dessa métrica oferece inúmeras informações importantes para os gestores como necessidade de treinamento, planejamento de custos, etc.
Vale lembrar que as organizações atualmente buscam um RH cada vez mais estratégico e que gere resultados, e menos focado apenas em processos operacionais. Entre as vantagens do headcount para a gestão das empresas, podemos citar algumas:
- Panorama sobre a força de trabalho: permite ter ciência de informações essenciais para a gestão de recursos humanos;
- Tomada de decisão: oferece dados que embasam decisões como contratação e realocação de funcionários;
- Monitoramento de tendências: aponta variações no índice de aumento ou queda da força de trabalho.
Como calcular o headcount da sua empresa?
As empresas fazem o cálculo somando a quantidade de funcionários em tempo integral e em meio período. Se a organização tem no quadro de colaboradores 1.000 trabalhando em período integral e 50 em meio período, o headcount total é 1.050.
Em alguns casos, as empresas calculam esse indicador de forma segmentada. Assim, ficará mais fácil identificar o custo-médio da empresa por pessoa contratada de forma total e também categorizada:
- Setor;
- Cargo;
- Função;
- Idade;
- Gênero;
- Tipo de jornada (integral, parcial, etc.);
- Regime de trabalho (presencial, remoto, híbrido).
Além disso, o cálculo do headcount não precisa ser feito apenas uma vez por mês. Pode ser realizado de forma regular, em intervalos mensais, trimestrais, sazonais ou num período ideal para que a empresa tenha sempre atualizadas as mudanças na força de trabalho.
Dependendo da empresa, essa contagem ainda é realizada de maneira manual com a conferência no livro de registro de funcionários no qual devem constar informações atualizadas sobre admissões e demissões. Já nas organizações em que esse sistema foi digitalizado, o processo é bem mais fácil e rápido.
Casos previstos em lei:
O headcount serve ainda para análise de casos especiais previstos em lei como a contratação pelas empresas, com quadro superior a 100 colaboradores, de até 5% de pessoas com deficiências ou em processo de reabilitação pelo INSS, de acordo com a Lei Brasileira de Inclusão da Pessoa com Deficiência, Lei n° 13.416/2015.
O indicador ainda influencia a quantidade de estagiários de uma organização: um para quem tem até cinco funcionários; até dois para quadros de seis a dez; até cinco, de 11 a 25 colaboradores; até 20% nas organizações com mais de 25.
Além disso, empresas com mais de sete colaboradores podem contratar menores aprendizes. Já as microempresas, empresas de pequeno porte e entidades sem fins lucrativos não precisam seguir essa obrigatoriedade.
Qual a diferença entre headcount e FTE?
Algumas pessoas ainda confundem a função do headcount com a do Full Time Equivalent (FTE – Equivalente em Tempo Integral). Os dois indicadores são utilizados em análises feitas pela gestão do departamento de Recursos Humanos e servem para identificar a quantidade de colaboradores alocados nas operações de um negócio. Enquanto o headcount fornece um panorama do quantitativo, o FTE tem como foco a qualidade e capacidade de trabalho efetiva.
Como o nome diz, no FTE, o volume de trabalho dos colaboradores, mesmo na jornada parcial ou temporária, é convertido para o equivalente em tempo integral. Daí, será possível fazer uma comparação da carga de trabalho de todos. O objetivo é ter um indicador que permita a análise de produtividade de forma igual e facilite o planejamento do departamento de recursos humanos.
Para isso, basta dividir as horas trabalhadas pelo funcionário pelo número de horas de tempo integral. Se ele trabalha 20 horas e a jornada integral da empresa é de 40 horas, o cálculo do FTE é:
20/40= 0,5 ou 50%
Em outro exemplo, numa empresa que tem jornada integral de 40 horas e possui 30 colaboradores que trabalham meio período, o FTE seria:
30 (colaboradores) x 20 (horas de meio período) /40 (horas de meio período) = 15
Logo, a organização teria o equivalente a 15 funcionários em tempo integral.
Headcount ideal: como alinhar tamanho de equipe e estratégia?
Ter um headcount otimizado é o objetivo de todo gestor de empresa. A organização, assim, garante o número ideal de colaboradores e que todos tenham o potencial máximo aproveitado. Por isso, o indicador é um aliado para os gestores atuarem de forma mais estratégica, principalmente, no que diz respeito ao tamanho da força de trabalho.
Como a contagem de profissionais direciona o planejamento de contratações, identificando o perfil do profissional necessário, entre outros fatores, o headcount ideal evita que os profissionais fiquem sobrecarregados, fortalece tecnicamente o quadro de funcionário e contribui para aumento da diversidade. Ter esse indicador bem dimensionado tem impacto positivo também no cumprimento das demandas esperadas e possibilita ter uma empresa preparada para oportunidades e desafios.
Empresas que investem no social e reconhecem a importância das pessoas para o sucesso acompanham o headcount de forma estratégica. Afinal, os colaboradores têm limitações e só podem cumprir um número máximo de horas de trabalho.
Como a tecnologia pode facilitar o controle de headcount?
Apesar de ser um indicador de cálculo simples, o headcount exige controle eficiente, especialmente em empresas grandes. Nessas organizações, a tecnologia ajuda a centralizar as informações em um único lugar e facilita a integração entre áreas, a prestação de contas, o acompanhamento em tempo real e outras análises estratégicas.
As empresas utilizam ferramentas de automação para digitalizar o quadro de funcionários e atualizar o indicador em tempo real. Com isso, evitam inconsistências nas informações sobre admissões e demissões, além de erros no cálculo do headcount.
Portanto, a tecnologia vai possibilitar o uso de sistemas com painéis digitais, os chamados dashboards, que oferecem uma visão mais detalhada e integrada com outras áreas e que vão agilizar a tomada de decisão.
Além disso, a digitalização facilita fazer comparações de cenários para decidir pela redução ou aumento do número colaboradores, levando em conta outras métricas como produtividade e custo. Ela também viabiliza realizar um comparativo, por meio de dados concretos, com outras empresas do mercado que utilizam as melhores práticas e servem de modelo para o setor.
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