No-show em viagens corporativas: o que é e quais os impactos?

Quem tem o costume de viajar a trabalho sabe que imprevistos acontecem. Um voo perdido, uma reunião que se estende além do esperado ou um compromisso cancelado de última hora podem resultar no no-show.

Este termo é utilizado para definir quando um passageiro, por qualquer motivo, não comparece a um voo, reserva de hotel, entre outros serviços sem realizar o cancelamento.

Dessa forma, a empresa responsável pode emitir multas integrais ou parciais, gerando custos adicionais para a gestão de viagens corporativas de uma organização.

Entender o conceito de no-show e suas consequências é fundamental para otimizar a gestão de viagens, principalmente em empresas que lidam com deslocamentos frequentes.

Portanto, leia este conteúdo e confira tudo o que você precisa saber sobre o no-show em viagens corporativas, desde seu significado até práticas e ferramentas para prevenir esse tipo de situação.

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O que é no-show em viagens corporativas?

O no-show é um termo muito comum no setor de turismo e transporte. Ele se enquadra em situações nais quais um passageiro ou hóspede não comparece ao serviço contratado, sem aviso prévio ou cancelamento dentro do prazo estabelecido.

Nas viagens corporativas, o no-show pode ocorrer por diversos motivos, desde imprevistos logísticos a alterações de última hora na agenda de reuniões. Independentemente da causa, ele pode gerar cobranças parciais e integrais, comprometendo o orçamento da empresa.

Dessa forma, ele representa um desafio para as organizações. Afinal, ele impacta diretamente nos custos da viagem, afetando a previsibilidade de despesas.

Entender o que é o no-show e por que ele ocorre é o primeiro passo para se criar estratégias que reduzam esse tipo de desperdício e tornem a gestão de viagens mais eficiente.

Como funciona a taxa de no-show?

O no-show pode ocorrer em diferentes momentos de uma viagem corporativa, sendo que cada uma delas possui suas especificidades.

Entender os tipos mais comuns de cobrança é essencial para que a empresa previna prejuízos e estabeleça uma política de viagens mais eficaz. Veja os principais:

• Aéreo: acontece quando o passageiro não embarca no voo reservado e não realiza o cancelamento ou remarcação do bilhete dentro do prazo estabelecido pela companhia aérea. Isso pode implicar em perda total da passagem, além de taxas adicionais para reemissão;
• Hotelaria: quando o colaborador não faz o check-in na data combinada e, além disso, não comunica o cancelamento da hospedagem. Dependendo da política do hotel, pode haver cobrança de mais uma diária ou até o valor total da reserva;
• Transporte terrestre: pode ocorrer com traslados agendados, aplicativos de mobilidade ou com o aluguel de veículos. O não comparecimento também pode gerar taxas ou cobranças integrais.

Quando ocorre o no-show, a empresa precisa lidar com um custo que não estava previsto no orçamento de viagens, comprometendo o seu orçamento.

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Quais os impactos do no-show para as empresas?

A taxa de no-show, apesar de parecer somente com um contratempo pontual, pode gerar uma série de efeitos negativos para as empresas.

Ou seja, as perdas financeiras diretas e o comprometimento da experiência do colaborador em viagem são impactos que podem surgir por meio desta cobrança. Por isso, entendê-los é essencial:

Consequências financeiras

O impacto financeiro do no-show nas empresas pode ser altamente significativo, principalmente com um alto volume de viagens corporativas.

Empresas que não possuem uma política clara ou ferramentas que ofereçam visibilidade sobre os compromissos de viagem podem encontrar dificuldades em controlar o orçamento.

Afinal, a não utilização de passagens aéreas, reservas de hotéis ou serviços de transporte contratados, sem o devido cancelamento, pode resultar na perda integral do valor, além de possíveis multas.

Problemas operacionais e de logística

O no-show também pode impactar diretamente a logística de uma viagem corporativa. A ausência em compromissos previamente agendados pode afetar reuniões com clientes, treinamentos, entre outras agendas.

Desse modo, empresa e colaborador precisam replanejar toda a agenda de tarefas, fazer remarcações de última hora e, muitas vezes, envolver múltiplas áreas para contornar os imprevistos.

Tal contexto, em empresas com operações em diferentes estados ou países, gera um impacto ainda mais sensível.

Prejuízos à experiência do viajante

Olhando diretamente para o viajante, o no-show pode gerar estresse, desgaste emocional e frustração, especialmente quando existem falhas na comunicação ou falta de suporte adequado.

Reagendamentos em cima da hora, perda de benefícios corporativos ou até mesmo ausência de cobertura para novos custos prejudicam a percepção sobre a experiência da viagem.

Como evitar no-show em viagens corporativas?

Evitar o no-show em viagens corporativas exige uma combinação de planejamento, comunicação e auxílio da tecnologia.

Muitas vezes, a ausência do colaborador em serviços contratados está mais relacionada a fatores como a falta de visibilidade e organização do que a imprevistos inevitáveis.

Sendo assim, confira algumas práticas que podem ajudar a empresa a reduzir a ocorrência desse problema e os custos que ele acarreta:

1. Ter uma política de viagens bem definida

Uma política de viagens clara e bem definida orienta os colaboradores sobre prazos para cancelamentos, procedimentos de alteração e suas responsabilidades.

Tais diretrizes, quando implementadas de forma eficiente, evitam que os viajantes tenham dúvidas e comportamentos que podem gerar o no-show.

2. Utilizar ferramentas de gestão de viagens

Plataformas de gestão de viagens e despesas corporativas, como é o caso da Paytrack, automatizam lembretes, centralizam informações e facilitam o acompanhamento dos compromissos dos colaboradores.

Por meio de alertas de embarque, check-in e reservas, a Paytrack atua de forma decisiva para evitar esquecimentos e reforçar o compromisso com a agenda de viagens.

3. Comunicar alterações com agilidade

Mudanças na agenda corporativa devem ser rapidamente informadas ao setor responsável pelas viagens.

Afinal de contas, a antecipação permite realizar cancelamentos dentro dos prazos estabelecidos pelas companhias aéreas, hotéis, etc. Isso evita cobranças indevidas por no-show.

4. Monitorar e analisar indicadores de no-show

Por fim, é fundamental acompanhar os dados sobre ocorrências de no-show nas viagens corporativas.

Com uma análise bem feita, é possível identificar padrões, quais os departamentos com maior recorrência e possíveis gargalos no processo.

Sendo assim, os gestores podem implementar ajustes eficazes e até mesmo renegociar com fornecedores, a fim de evitar a cobrança da taxa de no-show.

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Conte com a Paytrack como aliada na gestão de viagens corporativas

Evitar o no-show, reduzir desperdícios e garantir uma experiência eficiente para o viajante são desafios enfrentados diariamente por gestores de viagens. Nesse cenário, contar com uma solução completa e inteligente como a Paytrack é essencial.

A Paytrack oferece uma plataforma que automatiza processos, centraliza as reservas, ativa alertas em tempo real e oferece total visibilidade sobre as movimentações em uma viagem corporativa.

Dessa forma, os gestores podem tomar decisões mais ágeis e precisas, evitando erros operacionais que podem resultar em custos desnecessários como o no-show.

Seja para aprimorar a experiência do viajante, reduzir prejuízos ou trazer mais compliance ao processo, a Paytrack é a aliada certa para transformar a gestão de viagens corporativas na sua empresa.

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