KPIs Financeiros: indicadores para a gestão de despesas

Como está a saúde financeira da sua empresa? Responder essa pergunta passa por uma série de fatores, como a análise dos principais KPIs financeiros.

Os KPIs são indicadores-chave que ajudam gestores a ter uma visão clara das despesas da empresa. Desse modo, eles são essenciais para garantir uma gestão financeira eficiente e sustentável.

Analisar as métricas certas é fundamental para que seja possível tomar decisões mais estratégicas. Desde medir o custo total das viagens corporativas até avaliar o retorno sobre investimentos (ROI) em diferentes áreas, os KPIs financeiros podem manter o orçamento da empresa sob controle.

No entanto, quais indicadores financeiros uma empresa deve analisar? Para entender melhor como avaliar como estão as finanças do seu negócio, leia este conteúdo!

Vamos explorar juntos quais são as principais métricas que todo gestor deve acompanhar. Portanto, acompanhe conosco e tire todas as suas dúvidas!

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O que são KPIs financeiros?

Os KPIs financeiros (Key Performance Indicators) são indicadores utilizados para medir o desempenho financeiro de uma empresa.

De acordo com dados do Governo Federal, houve um aumento de 25,7% no número de empresas encerradas em 2024. Visto que empreender não é uma tarefa das mais simples, entender como está a saúde financeira de um negócio é essencial.

Com isso, os KPIs financeiros ajudam gestores e equipes a entender se a organização está no caminho certo para atingir seus objetivos estratégicos, seja controlar custos, aumentar a lucratividade ou melhorar a eficiência operacional.

Na gestão de despesas corporativas, esses indicadores fornecem uma visão mais ampla e quantitativa sobre como o dinheiro da empresa está sendo gasto. Com isso, os gestores podem identificar em quais áreas podem economizar.

Em resumo, os KPIs financeiros funcionam como um bússola para a saúde financeira da empresa, permitindo tomadas de decisão mais ágeis e informadas.

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Principais KPIs financeiros para a gestão de despesas corporativas

Acompanhar os KPIs financeiros certos é fundamental para manter um controle eficiente sobre os gastos da empresa.

Tais indicadores viabilizam uma análise detalhada das despesas corporativas, ajudando a identificar padrões, otimizar processos e evitar qualquer tipo de desperdício.

A seguir, confira conosco quais KPIs podem ajudar gestores a tomar as melhores decisões para uma empresa:

1. Margem de lucro líquida

Esse KPI indica o percentual de lucro obtido após a dedução de todos os custos e despesas.

Desse modo, um percentual baixo pode indicar que a empresa está gastando mais do que deveria. Caso a empresa não o monitore com atenção, ela pode acabar comprometendo sua sustentabilidade financeira.

Para otimizar a margem de lucro líquida de uma empresa, é preciso avaliar os principais centros de custo e identificar oportunidades de economia.

2. Retorno sobre o investimento (ROI)

O ROI é um indicador que mede a eficiência dos investimentos realizados pela empresa, comparando os retornos obtidos com os valores investidos.

Na gestão de despesas corporativas, esse KPI é essencial para avaliar se gastos como viagens, treinamentos e eventos, estão realmente trazendo benefícios financeiros para a empresa.

Portanto, se um gestor percebe que o ROI de determinadas despesas está baixo, isso pode indicar que os investimentos não estão gerando valor para a organização.

3. Retorno sobre o patrimônio líquido (ROE)

O ROE (Return on Equity) é um KPI financeiro que mede a rentabilidade da empresa em relação ao patrimônio líquido dos sócios ou acionistas.

Dessa forma, um ROE elevado indica que a empresa está utilizando bem seus recursos para gerar lucro. Em contrapartida, um indicador baixo liga um sinal de alerta de que os retornos não estão compensando os investimentos realizados.

Monitorar e otimizar despesas é uma forma de manter o ROE saudável e garantir a sustentabilidade financeira da empresa.

4. EBIT e EBITDA

O EBIT e EBITDA também são KPIs financeiros fundamentais para a avaliação da saúde financeira da empresa. No entanto, é preciso entender suas diferenças.

• EBIT (Earnings Before Interest and Taxes): indicador que mede a eficiência operacional da empresa antes de deduções financeiras, como juros e impostos. Com isso, ele mostra se o negócio está gerando lucro com suas atividades principais, desconsiderando fatores externos;
• EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization): essa métrica também exclui juros, impostos, mas também depreciação e amortização, garantindo uma análise mais clara do desempenho operacional da empresa.

Desta forma, a gestão de despesas corporativas possui um impacto direto em tais indicadores. Afinal, gastos desnecessários podem reduzir o EBIT e o EBITDA, comprometendo a competitividade da empresa.

5. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa aponta todas as entradas e saídas financeiras da empresa em um determinado período.

Com isso, manter esse indicador positivo é essencial para garantir que a empresa tenha liquidez suficiente para cobrir suas obrigações sem a necessidade de empréstimos ou financiamentos.

Na gestão de viagens e despesas corporativas, processos como adiantamentos mal geridos, reembolsos demorados e pagamentos indevidos podem comprometer o equilíbrio do fluxo de caixa.

Portanto, empresas que utilizam plataformas para gerir despesas, como a Paytrack, conseguem prever melhor seus custos e evitar surpresas financeiras.

6. Rentabilidade

A rentabilidade mede a capacidade da empresa de gerar lucro em relação aos investimentos e custos operacionais.

Se a empresa possui um alto volume de receitas, mas seus custos são igualmente altos, sua rentabilidade pode ser comprometida, o que reduz sua capacidade de crescer.

Sendo assim, acompanhar a rentabilidade permite identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos sem prejudicar a operação da empresa.

7. Liquidez

A liquidez representa a capacidade da empresa de arcar com suas obrigações de curto prazo sem comprometer sua operação.

Empresas com baixa liquidez enfrentam dificuldades para cobrir despesas inesperadas, como reajustes de contratos, multas e gastos emergenciais.

Desta forma, controlar despesas corporativas de forma eficiente melhora a liquidez, visto que evita desperdícios e garante que os recursos sejam utilizados de forma estratégica.

8. Despesas por centro de custo ou projeto

Segmentar as despesas por centro de custo ou projeto é essencial. Afinal, este indicador permite que os gestores tenham uma visão detalhada de onde o dinheiro da empresa está sendo aplicado.

Esse controle ajuda a identificar quais são as áreas que estão consumindo mais recursos do que o necessário e permite a realocação de verbas de forma estratégica.

Por exemplo, se um determinado departamento apresenta um gasto muito maior com viagens do que os demais, pode ser necessário revisar as políticas ou buscar fornecedores mais econômicos.

O acompanhamento deste KPI facilita a tomada de decisões baseadas em dados concretos, reduzindo desperdícios e tornando os investimentos mais eficientes.

9. Tempo médio de aprovação de reembolsos

O tempo médio de aprovação de reembolsos é responsável por medir quanto tempo a empresa leva para processar e aprovar solicitações de reembolso de despesas feitas por funcionários.

Na gestão de despesas e viagens corporativas, um processo de reembolso demorado pode gerar insatisfação entre os colaboradores e dificultar o controle financeiro da empresa.

Portanto, automatizar a gestão de reembolsos com plataformas, como a Paytrack, permite acelerar esse processo, o que garante mais transparência e eficiência.

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Como analisar os KPIs financeiros para otimizar a gestão de despesas?

Acompanhar os KPIs financeiros é fundamental para uma gestão de despesas mais eficaz. No entanto, apenas monitorar os números não é suficiente.

Ou seja, é preciso interpretar os dados corretamente e utilizá-los para embasar as decisões estratégicas, o que pode levar à redução de custos, ao aumento da eficiência operacional etc.

Confira conosco algumas das melhores práticas para analisar KPIs financeiros e garantir uma gestão de despesas assertiva:

1. Estabeleça metas e benchmarks

Em primeiro lugar, antes mesmo de analisar os KPIs, é necessário definir metas claras e parâmetros de comparação. Isso pode incluir, por exemplo, benchmarks internos e externos.

Dessa maneira, se o tempo médio de aprovação de reembolsos na empresa é de 15 dias, enquanto a média do mercado é de 7 dias, entende-se a necessidade de otimizar alguns processos.

2. Avalie tendências e não apenas valores isolados

Um KPI pode parecer dentro do esperado em determinado momento, mas a análise de tendências ao longo do tempo pode revelar pontos de atenção.

Por exemplo, se a margem de lucro líquida está em queda constante, isso pode indicar um aumento progressivo nos custos operacionais da empresa.

Da mesma forma, um fluxo de caixa positivo pode mascarar um crescimento nas despesas se não for analisado junto com a rentabilidade.

3. Identifique gargalos e padrões de consumo

Segmentar os gastos por centro de custo ou projeto permite identificar onde estão os maiores desperdícios dentro de uma empresa.

Se um determinado setor apresenta despesas muito acima da média com deslocamentos de viagens, pode ser necessário revisar as políticas de reembolso ou negociar tarifas corporativas com fornecedores.

4. Crie relatórios periódicos e compartilhe os dados

A análise de KPIs financeiros não deve ficar restrita somente à equipe financeira. Compartilhar relatórios periódicos com líderes de diferentes áreas é fundamental.

Isso porque toda a empresa passa a compreender a importância da gestão de despesas e, com isso, contribuir para que os custos sejam otimizados.

5. Utilize tecnologia para otimizar a análise de KPIs

O uso de ferramentas de automação financeira, como softwares de gestão de despesas, é fundamental. Afinal, eles ajudam a coletar, analisar e visualizar os KPIs de forma intuitiva e em tempo real.

Desse modo, os gestores podem tomar decisões mais rápidas e embasadas em dados concretos, reduzindo erros e aumentando a previsibilidade financeira.

Como a Paytrack ajuda a transformar dados financeiros em decisões estratégicas?

Uma gestão eficiente de despesas corporativas depende da capacidade de transformar dados financeiros em insights estratégicos.

A Paytrack oferece uma solução completa para centralizar informações, automatizar processos e fornecer inteligência financeira em tempo real. Agora, as empresas podem seguir sempre o melhor caminho para o crescimento sustentável.

Ao integrar diversas fontes de informação, como notas fiscais, comprovantes de despesas e transações com cartões corporativos, a Paytrack reduz erros e assegura que os dados estejam sempre atualizados para análise.

Com a plataforma, os gestores têm acesso a dashboards personalizáveis que consolidam KPIs financeiros essenciais, como fluxo de caixa, ROI, margem de lucro e despesas por centro de custo. Com isso, é possível visualizar tendências, identificar padrões e tomar decisões ágeis para otimizar os gastos corporativos.

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