Política de viagens corporativas: o que são e como criar uma?

Uma política de viagens corporativas funciona como um conjunto de diretrizes instituídas pela empresa que orientam os colaboradores na prática das viagens de negócios. Sendo que elas são essenciais para garantir viagens corporativas mais eficientes, seguras e econômicas.

A falta de uma política eficiente em relação à viagem e deslocamentos pode ser a porta de entrada para vários riscos. Isso porque os profissionais podem acabar gastando valores maiores do que o previsto ou até mesmo com despesas não reembolsáveis.

Portanto, ter a política da sua empresa bem definida otimiza rotinas, garante que os gestores possam fazer a gestão de despesas de forma eficiente e que os colaboradores cumpram todas as regras estabelecidas.

Pensando nisso, criamos um artigo completo para te auxiliar nas principais dúvidas sobre política de viagens corporativas, além de disponibilizar um modelo de políticas de viagens corporativas editável e gratuito criado por nossos especialistas. Acompanhe conosco!

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O que são as políticas de viagens corporativas?

A política de viagens corporativas é um documento essencial onde se estabelecem as diretrizes para regulamentar e padronizar todas as viagens a trabalho feitas por seus funcionários.

Ter uma política bem definida é fundamental para que todas as viagens corporativas sejam realizadas em conformidade com as necessidades da empresa.

Deste modo, o modelo precisa conter, essencialmente, todos critérios nos quais os colaboradores devem seguir quando a demanda for viajar pela empresa. As regras devem esclarecer:

• Limite de gastos;
• Procedimentos de reservas, passagens e locação;
• Políticas sobre uso de veículos pessoais para viagens a trabalho;
• Processos de reembolso;
• Despesas permitidas e não permitidas;
• Procedimento para prestação de contas e relatórios de despesas;
• Prazos e processos de aprovação.

O principal objetivo das políticas de viagens é aumentar o compliance e o controle de custos com viagens, além de prevenir erros em registros de despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.

Sendo assim, este tipo de documento é crucial para que colaboradores saibam como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por sua vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.

Qual a importância de ter uma política de viagens corporativas bem definida?

Você tem ideia de quantos e quais os gastos sua empresa tem em viagens corporativas? Esse tipo de controle é muito importante para o bem-estar das finanças de uma empresa. Sendo que a sua falta pode acarretar em uma série de problemas.

A política de viagens corporativas entra como uma forma de padronizar processos e gastos com viagens. Assim, todo o fluxo da viagem, desde a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestação de contas, é realizado com muito mais assertividade. 

Desta forma, as políticas promovem diversos ganhos como segurança, ganho de atividade, controle de custos e, principalmente, consistência, uma vez que todos os colaboradores irão seguir as mesmas diretrizes fomentando uma cultura de coerência na instituição.

Portanto, uma política de viagens corporativas bem definida tem a capacidade de impactar viajantes e a empresa. A seguir, veja como ambos os lados podem se beneficiar:

Benefícios para empresa:

Como foi possível compreender, ter uma política de viagens corporativas bem definida é fundamental para a gestão de uma empresa. Por isso, confira conosco quais são as principais vantagens deste procedimento:

• Redução de gastos excessivos e ganho de controle: com regras claras, a empresa pode monitorar e controlar melhor as despesas de viagem, evitando gastos desnecessários e promovendo escolhas mais econômicas.
• Redução em retrabalho e processos de despesas e reembolso: com diretrizes claras, os processos de solicitação, aprovação, e reembolso de viagens são mais rápidos e menos burocráticos, aumentando assim a eficiência operacional.
• Aumento da conformidade e a possibilidade de uma cultura de consistência: a empresa garante que todas as viagens sejam realizadas em conformidade com as leis e regulamentos locais e internacionais.

Aproveite para ler o nosso conteúdo sobre o tema Reembolso de quilometragem: o que é e como fazer

Benefícios para viajantes

Além das empresas, quem viaja também pode se beneficiar. Isso porque o outro lado da moeda, os funcionários, também podem colher alguns benefícios, como por exemplo:

• Autonomia e flexibilidade dentro de suas demandas: processos simplificados e suporte durante a viagem resultam em menos tempo gasto em burocracias e mais tempo dedicado ao trabalho.
• Segurança: diretrizes de segurança claras e cobertura de seguro proporcionam maior tranquilidade, especialmente em viagens internacionais ou para áreas de risco.
• Conhecimento sobre processos e prazos: os funcionários sabem exatamente o que esperar em termos de reembolso, tipos de acomodação permitidos, e processos a seguir, o que reduz incertezas e estresse.
• Redução de desapontamento com reembolso: procedimentos simplificados para aprovação e reembolso tornam a vida dos funcionários mais fácil, permitindo que eles se concentrem em seu trabalho.

Além disso, vale lembrar que a política deve fazer sentido com as necessidades da empresa e de seus colaboradores. Sendo que é importante ter o equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.

Portanto, ter uma política de viagens corporativas bem estruturada evita erros e transtornos e, com o tempo, trará retornos positivos para o cenário de viagens da sua empresa.

Motivos para padronizar sua política de viagens corporativas

Além dos benefícios para a empresa e os viajantes corporativos, existem 3 principais motivos para que você faça e padronize sua política de viagens corporativas:

1. Transparência na comunicação com a equipe
2. Definições claras evitam gastos desnecessários
3. Eficiência significa não gastar tempo à toa

A seguir, confira em detalhes os motivos para padronizar sua política de viagens!

1. Transparência na comunicação com a equipe

Gestores de viagens e profissionais envolvidos no controle de custos e aprovações devem se reunir para a criação de regras. Elas devem ser claras e consolidadas em um documento que esteja disponível para todos os viajantes. 

Esse é o primeiro passo para evitar desencontro de informações, dúvidas ou mal-estar com a equipe. Com isso, na política devem estar definidas regras como:

• Valores diários de alimentação;
• Compra de passagens aéreas;
• Gastos com transportes;
• Antecedência para solicitação de viagem, por exemplo, tempo mínimo de 24 horas;
• Prazo para envio do relatório de despesas. 

2. Definições claras evitam gastos desnecessários 

Além da política, um controle eficaz de dados e processos também é fundamental. Contar com uma solução de gestão é ideal para garantir que as regras sejam cumpridas. Afinal de contas, essas ações reduzem custos desnecessários. 

Com o controle e agências de viagens corporativas integradas ao sistema de gestão, é possível escolher por passagens e hospedagens com melhor custo-benefício, além de controlar despesas extras. 

Por meio de uma solução como o Paytrack, o gestor, além de acompanhar em tempo real o cumprimento da política de viagens, também consegue visualizar todos os deslocamentos e integrar profissionais que vão ao mesmo destino, reduzindo custos duplicados. 

3. Eficiência significa não gastar tempo à toa 

Sem uma política definida, o gestor passará horas se dedicando à conferência dos relatórios – se é que eles existem – e, no fim da semana, mês ou ano, terá um custo elevado sem sequer saber exatamente onde ele ocorreu.

Com a documentação das regras para viajantes, não conformidades serão simplesmente excluídas e o profissional estará ciente dessa questão. Exceções, quando necessárias, serão avaliadas esporadicamente, sem onerar no orçamento.

Com as regras e dados das últimas viagens, o gestor consegue prever e programar os custos da área, sem extrapolar o orçamento e direcionar os investimentos também para outras ações. Sendo assim, quem controla as viagens vai colher uma redução de custos e fazer muito mais com menos.

Melhores práticas para uma política de viagens corporativas

Uma política de viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas pela sua empresa. Para que esta comunicação seja efetiva, é preciso que, ao escrevê-la, você leve em consideração para quem você está falando.

Para evitar a má interpretação das regras e o baixo engajamento, a sua política de viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.

A ideia é que o documento se conecte aos seus colaboradores e não seja alheio ao dia a dia do viajante. Por isso, tenha estes pontos em mente:

• Categorias e orçamentos claros: os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias de despesas eles podem gastar;

• Seja realista: a redução de custos é fundamental para o programa de viagens, mas de nada adianta definir tetos de gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;

• Mantenha simples: seus colaboradores precisam ter autonomia para responder às próprias perguntas. Seja breve e objetivo.
• Ofereça treinamentos: ofereça treinamentos para garantir que os funcionários entendam como seguir a política.
• Atualize frequentemente: certifique-se de que é responsabilidade de alguém validar se os membros da equipe estão usando a política e como pode ser melhorado;

• Política orientada à digitalização: garanta que a sua política de viagens possa ser aplicada em softwares de gestão de viagens, os OBTs.

Essas práticas vão te ajudar a desenvolver uma política de viagens corporativas que equilibre eficiência, controle de custos e a satisfação dos funcionários.

Passo a passo para criar uma política de viagens corporativas 

Uma boa política de viagens corporativas é pensada para que os colaboradores entendam e estejam engajados. Afinal de contas, só assim ela fará sentido e será colocada em prática por todos.

Nossa sugestão é simples: faça uma análise com seus gestores e até mesmo colaboradores sobre quais os principais pontos que trazem mais dúvidas ou que devem ser melhorados na hora do deslocamento.

Além disso, alinhe também todas as atividades que envolvam as viagens corporativas, do início ao fim. O importante é conversar e debater sobre as melhores opções para ambos os lados, empresa e colaborador.  

Outra dica importante é adaptar a política aos níveis hierárquicos da empresa. Desse modo, defina os tipos de serviços e prazos de acordo com os cargos presentes entre os viajantes.

Por fim, não se esqueça: cada empresa deve ter a sua política de viagens, sendo ela adaptada às suas peculiaridades e necessidades específicas. 

Sendo assim, agora que você já sabe a importância de ter uma política de viagens corporativas bem definida e tem uma ideia do que considerar para começar, preparamos um guia para aplicar na sua empresa:

1. Levantamento de dados

As viagens corporativas são uma necessidade transversal em muitas empresas. Ou seja, diversos setores têm interesse no resultado das políticas e processos de viagem.

Desta forma, crie um comitê multidisciplinar na sua empresa para discutir a política de viagens. Diferentes perspectivas enriquecem o documento e farão com que ele atenda de forma integral às necessidades de todos os envolvidos.

Veja alguns perfis que podem ser convidados para a discussão:

• CEO: responsável pela visão estratégica do negócio, é importante que a sua visão seja incluída no processo.
• CFO ou Gerente Financeiro: os gastos com viagem comumente são o segundo maior custo de diversas empresas, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideração;
• Recursos humanos: o bem-estar, segurança e satisfação dos colaboradores é essencial para que o objetivo das viagens seja atingido;
• Lideranças das áreas de negócio interessadas: traga os gestores destas áreas para a discussão, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: a pessoa ou setor responsável pela gestão das viagens precisará garantir o cumprimento das políticas;
• Viajantes frequentes: o viajante está na ponta do processo e será ele que deverá cumprir a política de viagens.

O levantamento de dados orientará a criação das políticas. Nesta fase, é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas como: média de gastos, tipos de despesas mais utilizados, tipos de serviços, principais destinos e viajantes etc.

2. Perfil dos viajantes e as políticas

Diferentes perfis de viajantes pedem diferentes políticas de viagem. Ou seja, é comum que, mesmo com uma política de viagens definida, alguns grupos de viajantes tenham benefícios diferentes de outros da mesma empresa. Um exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.

Estes casos acabam sendo tratados como exceções à regra. No entanto, se uma exceção é recorrente, automaticamente perde o caráter de exceção e, com isso, perde-se o controle.

Por isso, não tenha medo de criar políticas diferentes de acordo com o perfil dos grupos de viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesão às políticas mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.

Sendo assim, o perfil do viajante pode ser identificado na fase de levantamento de dados e construído com base diversos critérios, como:

• Setor;
• Cargo ou função;
• Benefícios específicos.

Além do perfil dos viajantes, é preciso compreender qual o perfil de negócio da sua empresa. O foco das suas viagens é com objetivos comerciais, que podem ser planejados com maior antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutenção de equipamentos, por exemplo, e tem menos antecedência?

As características do seu negócio serão relevantes para definir as normas de viagem de seus colaboradores.

3. Orçamento de viagens

O orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma informação importantíssima para a construção das regras de viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área de negócio ou por tipo de despesa.

Desta maneira, o nível de detalhamento dependerá da política orçamentária da sua empresa, mas será preciso que o processo de gestão de serviços e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.

Além disso, a definição das regras de despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização dos custos de viagem.

4. Definindo as regras da política de despesas corporativas

Agora que você já sabe quais os tipos de viajantes, as características das viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras. Veja quais fatores levar em consideração:

Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?

Serviços pré-viagem, como a emissão de aéreos, são reservados e pagos antes que o colaborador embarque. Contudo, existem outras despesas, como alimentação e táxi, realizadas durante a viagem, que não são pagas com antecedência.

Neste caso, qual o recurso que o viajante utilizará? Esta definição é importante pois impacta no fluxo de reembolsos e prestação de contas, e até mesmo no orçamento familiar de seus colaboradores.

Aqui estão algumas pontos de atenção para se considerar ao definir o tipo de recurso disponibilizado ao seu colaborador:

• Recurso próprio do colaborador e o reembolso de despesas: caso a sua intenção seja trabalhar apenas com o reembolso de despesas, recomendamos que você repense. Em geral, este método gera insatisfação nos colaboradores que ficam com o orçamento familiar comprometido.

• Adiantamento: fornecer um adiantamento para a realização das despesas dos colaboradores evita o comprometimento de recursos próprios dos viajantes, mas exige um controle ainda mais preciso sobre as despesas. Este recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestação de contas é um processo importantíssimo.

• Cartão de crédito corporativo: esta opção além de não comprometer o salário do colaborador, não compromete o caixa da sua empresa.

Leia também: Melhores práticas para o seu controle de gastos empresariais

Defina regras para cada tipo de custo de viagem

Nas regras de despesas, é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideração as peculiaridades do seu negócio. Com isso, confira conosco alguns fatores de extrema importância neste processo:

• Reembolsável ou não reembolsável: o tipo de despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar um dos recursos cedidos pela empresa para pagar.

• Categorias de despesas reembolsáveis: avalie ponto como quais as despesas mais comuns nas viagens de seus colaboradores ou quantos dias em média eles passam nos destinos.

Neste momento, os benchmarks são recursos valiosos para entender o quanto empresas semelhantes à sua gastam nessas despesas. 

Por isso, defina um teto para as despesas, mas não restrinja suas opções com restaurantes ou hospedagens obrigatórias.

A seguir, veja alguns pontos sobre os principais tipos de despesas em viagens corporativas:

• Alimentação: para definir o valor máximo em refeições, leve em consideração o custo de alimentação em determinadas regiões. Para isso, consulte o custo de refeições em sites como da Alelo e Sodexo;

• Transporte por aplicativo: devido ao caráter flutuante do valor das corridas, estas políticas mais detalhadas podem ser gerenciadas por meio de contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas para a gestão de múltiplos aplicativos de mobilidade urbana.

Reembolso de km: o valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo de desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta

Contratação de serviços de viagem

As políticas para a contratação de serviços de viagem englobam tanto o processo de solicitação quanto limites de valores permitidos.

Apesar de cada serviço de viagem ter suas particularidades, as regras de antecedência para solicitação eram um ponto comum entre todos os tipos de serviço, já que, no geral, garantem melhores tarifas. 

Ainda assim, podemos definir diversas políticas práticas para garantir o controle de custos em viagens. Veja a seguir exemplos de políticas de aéreos e hospedagens:

• Aéreos: quando falamos em aéreos, nem sempre o menor preço é o melhor preço, então cuidado com este tipo de política. Se o menor preço de aéreo for às 5h da manhã, você colocará de lado o bem-estar do colaborador? Ou ainda, o custo da hora extra do viajante compensa o valor da passagem?
• Hospedagem: na hospedagem, é importante se atentar para fatores como a definição do valor máximo da hospedagem, tipo de quarto permitido, fazer uma seleção de hotéis com ou sem café da manhã etc.

Caso sua empresa possua acordo com fornecedores de serviços, não deixe de especificá-los nas políticas e garantir que estejam disponíveis para a comparação com outros fornecedores.

5. Definição dos processos de solicitação, aprovação e prestação de contas 

Como sabemos, a política de viagens funciona como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.

Deste modo, escreva de forma clara e objetiva no documento qual o procedimento para solicitar serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá passar.

Isso porque um processo padronizado facilita a gestão dos pedidos, a compra e reserva de serviços, além de aumentar o controle sobre os custos.

Da mesma forma, descreve as regras para prestação de contas. Sendo assim, os seus viajantes saberão como justificar seus gastos, já que possuem em mãos todas as informações que seu time financeiro precisa para a comprovação fiscal das despesas.

As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle de prestação de contas via planilhas não são nada eficientes à medida que seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma solução para gestão de despesas e viagens corporativas.

Essas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo de solicitações e aprovações em um único lugar, evitando que se percam entre seus e-mails.

Além disso, elas viabilizam a validação das políticas no momento da seleção dos serviços, minimizando os custos de viagens e potencializando o seu controle e gestão.

6. Garanta a segurança e bem-estar do viajante

Se há algo que a pandemia nos ensinou nos últimos anos foi a importância de ter orientações claras sobre como proceder caso ocorram imprevistos.

O bem-estar do viajante precisa ser uma prioridade para a sua empresa. Por isso, dedique uma sessão em sua política para descrever estes procedimentos e contatos de emergência para garantir que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.

7. Invista no engajamento dos colaboradores

Agora que você construiu sua política, o engajamento dos colaboradores dependerá de uma comunicação assertiva e abrangente do documento.

Desta forma, aqui estão algumas ideias de comunicação para conscientização sobre a política de viagens da empresa:

• Campanha de e-mails para todos os colaboradores;
• Resumo das políticas em formato de infográfico;
• Lembrete com as políticas um dia antes das viagens;
• Validação automática de políticas no software de gestão de viagens;
• Aceite das políticas no software de gestão de viagens.

Confira também: Como utilizar o Pix Corporativo para facilitar suas despesas corporativas

Modelo de política de viagens corporativas

Sem sombra de dúvidas, o mais importante é que a sua política de viagens corporativas saia do papel e comece a ser aplicada o quanto antes para que a sua empresa tenha à disposição todos os benefícios proporcionados.

Para isso, disponibilizamos um modelo gratuito, feito por especialistas, para que sua empresa adapte a sua realidade operacional e jurídica.

Baixe o modelo editável de política de viagens corporativas preenchendo o formulário abaixo  e coloque em prática todos os passos que discutimos neste artigo!

Como implementar uma política de viagens corporativas? 

Uma política de viagens entra em ação para organizar os processos de locomoção e gerenciar as despesas. Isso significa que os processos precisam ser claros e eficientes.

Sendo assim, para implementar tal política na gestão da sua empresa, separamos algumas dicas essenciais:

1. Defina objetivos e critérios da política de viagens: estabeleça claramente quais são os objetivos da política, como o controle de custos, segurança dos funcionários, e conformidade com as normas da empresa. 
2. Envolva as pessoas chaves na elaboração e implementação da política: reúna uma equipe multidisciplinar, incluindo representantes de finanças, recursos humanos, gestão de viagens e funcionários que viajam frequentemente.
3. Definição de diretrizes: estabeleça diretrizes claras que deixem claro quem está coberto pela política, quais despesas são permitidas, como as viagens devem ser solicitadas e aprovadas etc.
4. Comunique: comunique a política de forma ampla e clara a todos os funcionários, utilizando diferentes canais como e-mails, reuniões, e a intranet da empresa.
5. Ofereça treinamentos: proporcione treinamentos específicos para garantir que os funcionários saibam como aplicar a política em suas viagens.

É importante que cada etapa seja cumprida com clareza, que os dados sejam qualificados e que os integrantes responsáveis pela implementação também busquem qualificar além de comunicar, oferecendo treinamentos e capacitação para os colaboradores.

Como garantir que os colaboradores sigam a política de viagens corporativas?

Uma vez que a política de viagens é definida, é imprescindível garantir que todos os colaboradores sigam o que foi estabelecido à risca. Para isso, a empresa deverá adotar algumas ações.

Ou seja, é preciso investir na comunicação clara e uma abordagem prática. A seguir, confira dicas para garantir o cumprimento da política:

• Comunique de forma clara: Use uma linguagem simples e acessível para que todos compreendam as regras.
• Facilite o acesso às informações: Disponibilize a política em plataformas de fácil acesso, como intranets ou aplicativos corporativos.
• Ofereça treinamentos periódicos: Realize workshops e treinamentos para educar os colaboradores sobre a importância de seguir as políticas de viagem.
• Crie um sistema de aprovação dinâmico: Estabeleça fluxos de aprovação para revisar e aprovar todas as viagens antes da reserva.
• Reconheça e recompense a conformidade: Crie incentivos para os colaboradores que seguem corretamente as políticas, promovendo boas práticas.

Além disso, conte com a tecnologia para garantir o cumprimento da política. A Paytrack automatiza o processo de reserva e prestação de contas, aplicando as políticas automaticamente.

Implemente essas dicas e veja as regras e diretrizes sendo respeitas e seguidas corretamente por todos os seus colaboradores.

Como atualizar e revisar a política de viagens da minha empresa?

Conforme as atividades da empresa vão se expandindo, no panorama de aquisição de novos clientes, novos roteiros e eventos, entre outros fatores, é preciso revisitar a política de viagens corporativas.

Ou seja, é importante ter esse costume, estabelecendo períodos fixos durante o ano, para manter sempre a conformidade e o bom resultado das práticas das políticas. Para isso, separamos 3 dicas para te auxiliar, confira:

1. Revise a política atual de suas viagens em comparativo com o mercado

O mercado de viagens é inconstante e acelerado – conforme a inflação e o cenário econômico evoluem, isso impacta nas viagens corporativas – por isso, é preciso avaliar as condições atuais das viagens do seu negócio e o comportamento do mercado.

Deste modo, analise os concorrentes e seus gastos referente a passagens, hospedagem etc, e faça um comparativo, avaliando a possibilidade de negociar novos fornecedores, adquirir novas estratégias de planejamento ou adotar um sistema de gestão de de viagens corporativas.

2. Identifique áreas que precisam de atualização

No momento de atualizar a sua política de viagens corporativas, é importante se perguntar: ela ainda engloba todas as áreas da organização?

Com isso, esteja atento à evolução do quadro de colaboradores, demandas, processos e operações envolvidos na área e identifique se a política atual ainda faz sentido. Essa revisão pode incluir mudanças na política, novas práticas de reservas ou atualizações de prazos, processos e meios de pagamento.

3. Defina novas diretrizes

Após identificar todas as mudanças necessárias, envolva os gestores e responsáveis pela área e busque definir novas diretrizes que acompanhem a legislação atual.

Além disso, leve em consideração novos processos e certifique-se que a mesma reflita os objetivos da empresa e continue promovendo economia de recursos e segurança aos colaboradores.

É importante ressaltar a necessidade de comunicar a mudança das diretrizes. Por isso, informe aos colaboradores as novas práticas, os motivos das alterações e garanta que todos saibam como implementá-la.

Como equilibrar a conformidade regulatória com a satisfação do viajante na política de viagens corporativas?

Este tópico pode representar um desafio para as instituições – uma vez que regras são regras, ainda assim é difícil agradar a todos – portanto, existem alguns métodos que podem ajudar no equilíbrio entre ambas partes. Confira alguns exemplos:

1. Defina procedimentos

Crie procedimentos e políticas relacionadas a regulamentações aplicáveis. No entanto, é necessário manter uma maior flexibilidade para acolher as necessidades dos viajantes, promovendo o bem-estar geral.

2. Ofereça opções de viagens

Ofereça uma possibilidade de participação do colaborador no processo de planejamento da viagem. Exemplo: autonomia para escolher estadia, companhias aéreas, restaurantes, isso pode elevar o nível de satisfação do colaborador.

3. Assegure o desempenho dos processos de reembolso

Esteja seguro que sua empresa possui prazos e processos bem definidos em relação a atividade de ressarcimento dos valores. Afinal, nenhum colaborador gosta de processos morosos e burocráticos. Por isso, garanta que essa operação seja ágil e eficiente.

4. Conte com feedbacks

Os viajantes são parte importante da política de viagens corporativas, eles vivem em campo ativamente utilizando as diretrizes. Portanto, se preocupe em colher feedbacks sobre as políticas, facilitando o equilíbrio entre as conformidades regulatórias e a satisfação dos viajantes.

Aproveite e saiba tudo sobre: Perdi o voo, o que fazer? Saiba quais seus direitos e os deveres da empresa

Como garantir que minha política está alinhada aos objetivos de negócios da empresa?

O passo mais importante para garantir que a política de viagens esteja sempre alinhada à realidade atual de um negócio é entender quais são os objetivos da sua empresa e definir metas de curto, médio e longo prazo.

Com isso, considere como as viagens corporativas impactam o cenário da sua empresa e o peso do valor aquisitivo que ela possui para o negócio. Qual a finalidade dessas viagens? Fortalecer vínculo com clientes? Aumentar as vendas? Divulgar a marca? Entenda de que forma ela agrega a instituição.

Depois de percorrer esse trajeto e entender melhor como as viagens contribuem para o seu negócio, desenvolva uma política de viagens corporativas que transmita os valores da empresa e assegure o cumprimento dos objetivos.

Por fim, comunique as diretrizes aos colaboradores e certifique-se que seja do entendimento de todas as motivações de tais regras. Por fim, estabeleça um prazo fixo para atualizar regularmente as políticas e garantir que elas ainda correspondam aos objetivos da empresa.

Como medir e avaliar a eficácia de uma política de viagens?

Além de estruturar uma política de viagens corporativas e fazer revisões de forma periódica, é preciso também garantir a eficácia da mesma. Para isso, separamos algumas dicas que podem te auxiliar nesse processo, confira conosco:

1. Desempenho da política

Avalie e garanta que todas as partes envolvidas estão cumprindo as diretrizes. Aqui, caso esteja havendo irregularidades, observe a raiz do problema e lide com ela.

2. Panorama do orçamento

Faça um acompanhamento e observe de perto as despesas da empresa. Aqui, é preciso comparar se a política de viagens corporativas está impactando na redução desses custos ou não. Tais dados serão úteis na tomada de decisão.

3. Impacto nos objetivos

É fundamental observar se a política está cumprindo seu papel de manter a consistência dos objetivos da empresa, seja na geração de receita, melhora na qualidade dos processos, nível de satisfação dos colaboradores.

4. Cenário de custo benefício 

Por fim, faça uma análise para observar se o retorno das diretrizes estão páreos com os custos. Por exemplo, o comparativo entre o custo dessas viagens e o retorno que elas trazem na lucratividade da empresa.

Essa boa prática de medir e avaliar a eficácia da política de viagens é mais uma oportunidade de ajustar as políticas aos valores da empresa. Assim, pode-se garantir uma maior segurança para seus processos de viagens.

Tecnologia como aliada das políticas de viagens corporativas

Ter uma política de viagens bem definida é só o começo. Ainda é preciso entender que somente deixar por escrito em um documento pode não ser tão eficaz.

Ainda que se faça um trabalho de engajamento entre os colaboradores, utilizar um software para validar e fazer a gestão de viagens e despesas é essencial.

Deste modo, se o colaborador solicitar uma viagem fora do mínimo de dias antecipados previstos na política, o software de gestão de viagens e despesas pode recusar ou enviar um aviso de violação.

Ou ainda, se ele envia uma nota fiscal com gastos não permitidos, o software, como o Paytrack, é capaz de identificar e tomar uma ação pré definida. 

Esses são alguns exemplos do que o uso da tecnologia pode proporcionar na hora de aplicar as definições das políticas de viagens.

Lembre-se que a chave para uma política que tenha ampla adesão entre os colaboradores é a simplicidade. 

Definir regras de gastos e processos deve ser feito em conjunto. Apenas um comitê multidisciplinar poderá fornecer todas as perspectivas necessárias para criar uma política que atenda às necessidades de ambas as partes.

Além disso, adotar uma solução que centralize seu processo e valide as políticas em tempo real assegura que elas serão seguidas em todas as etapas, garantindo a gestão precisa e minimização dos custos em viagens.

Precisa de ajuda para aplicar suas políticas de viagens com um sistema de gestão? Peça uma demonstração!