Gestão de pagamentos: por que é importante para as empresas?

Não é possível que uma empresa se mantenha competitiva e tenha um caixa saudável sem ter como aliada uma gestão de pagamentos eficaz. Esse processo envolve uma função que vai além de monitorar o fluxo de caixa. Trata-se de uma ação estratégica que vai preservar a sustentabilidade financeira e prevenir riscos corporativos. Ao ter uma visão das operações financeiras, os gestores têm a possibilidade também de garantir um ambiente favorável para o crescimento corporativo.

Neste artigo, iremos mostrar como as empresas podem implementar um sistema eficiente e seguro para a gestão de pagamentos, a importância dela, os desafios mais comuns, os benefícios da automatização e centralização dos pagamentos, além de mostrar como integrar a gestão de pagamentos com ERP e plataformas de despesas.

Vale a pena a leitura!

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O que é gestão de pagamentos?

A gestão de pagamentos envolve a administração, execução e monitoramento de toda movimentação financeira realizada pela empresa. O objetivo é fornecer ao gestor um quadro com informações detalhadas de todos os pagamentos corporativos e recebimentos da organização, garantindo o cumprimento preciso e pontual de todos os compromissos.

Trata-se de um dos processos financeiros mais importantes porque busca garantir a saúde financeira da empresa.

Mas não é só isso. Esse processo realizado a partir da implementação de boas práticas possibilita também a otimização e aprimoramento das transações financeiras. Com ele, será possível ainda identificar problemas, fazer ajustes ao longo do período, prevenindo, assim, riscos e fraudes. Sem isso, a organização não consegue tomar decisões estratégicas, fazer planos de crescimento e atrair investidores.

 A gestão de pagamento inclui inúmeros tipos de transação e negociação feitos pela organização tais como:

• Planejamento e cronograma de pagamentos;
• Pagamentos de contas a funcionários e pagamentos a fornecedores;
• Recebimento de valores;
• Emissão e processamento de faturas e notas fiscais;
• Conciliação bancária, aprovação e a quitação de dívidas;
• Relacionamento e negociação com fornecedores;
• Realização e monitoramento de indicadores.

 A Paytrack oferece uma integração que facilita a gestão de pagamentos corporativos, proporcionando maior transparência, controle e agilidade nos processos internos.

Quais são os desafios mais comuns nas empresas ao lidar com pagamentos?

Quando o assunto é gestão de pagamentos, os desafios são enormes, diários e crescem conforme o tamanho da empresa, em função do aumento do volume de transações. Para a gestão de pagamentos gerar benefícios reais, é preciso que os gestores financeiros consigam superar esses obstáculos. E esses obstáculos podem ter impactos também na reputação corporativa e no relacionamento com todos os envolvidos no negócio.

Os desafios mais comuns enfrentados pelos gestores de pagamentos vão desde atrasos até invasões cibernéticas. Conheça alguns deles:

• Monitoramento – Precisa ser constante e em tempo real para que o fluxo de caixa seja realmente otimizado e possa fazer o controle financeiro empresarial, principalmente, quando a empresa oferece pagamento a prazo.
• Conciliação bancária – A empresa compara regularmente as transações financeiras realizadas com os dados bancários para garantir que todos os pagamentos sejam registrados corretamente.
• Pagamentos no prazo – Os atrasos podem gerar juros e multas, o que terá impacto no fluxo de caixa, gerar desequilíbrio e comprometer a rentabilidade e a reputação.
• Relação com fornecedores – Sem isso, não será possível negociar condições de pagamento e prazos;
• Riscos cibernéticos – A mitigação de ataques de hackers às plataformas digitais financeiras é fundamental para não comprometer e paralisar o negócio.
• Questões regulatórias – O não pagamento de tributos fiscais e trabalhistas pode acarretar multas, entre outros.
• Clima organizacional – Pode impactar a produtividade dos colaboradores em função do não cumprimento de pagamentos no prazo aos funcionários ou fornecedores, por exemplo.

Confira os benefícios da automatização e centralização dos pagamentos:

A automatização e a centralização do processo garantem organização e monitoramento, dois fatores fundamentais na gestão de pagamentos. A iniciativa envolve a utilização de softwares que visam tornar a gestão mais eficaz e facilitar o monitoramento das transações, principalmente, das organizações que movimentam grande volume financeiro.

Nesse caso, a tecnologia tem um papel na transformação da gestão ao eliminar as tarefas repetitivas, gerar precisão e pontualidade e mitigar uma série de riscos. Dessa forma, o trabalho do gestor ficará mais estratégico e alinhado às necessidades estratégicas do negócio.

Os benefícios são os seguintes:

• Agilidade – Ao centralizar os pagamentos numa mesma plataforma de gestão financeira, será possível visualizar, controlar, simplificar e dar conformidade aos processos de pagamentos e de recebimento com as políticas internas, o que terá impacto na eficiência operacional;
• Organização do fluxo de caixa – A automatização de pagamentos permite aos gestores organizar e padronizar os processos de acordo com as necessidades da empresa, e isso facilita muito o dia a dia da gestão.
• Erros humanos – O uso da tecnologia possibilita a validação de dados, facilita a identificação e correção rápida de erros como, por exemplo, pagamentos em duplicidade, e que acontecem, especialmente, quando o volume de transações é grande.
• Fraudes – A automatização e centralização das informações financeira ajudam identificar facilmente casos de irregularidades como desvios de dinheiro do caixa, por exemplo, tornando o processo mais seguro;
• Compliance – Processos automatizados proporcionam verificar se as políticas da empresa estão sendo seguidas e facilitam a realização de auditorias periódicas.
• Análises estratégicas – Ferramentas disponibilizam relatórios financeiros constantes e indicadores de desempenho que dão subsídios para aprimorar o processo ao gerar tendências, identificar melhorias e problemas, por exemplo.
• Tecnologia avançada – Soluções de inteligência artificial como blockchain podem gerar mais segurança na realização de transações financeiras.

Na Paytrack, sua empresa conta com integração nativa com os principais ERPs do mercado, com suporte técnico especializado e equipe interna dedicada à implantação.

Como integrar a gestão de pagamentos com ERP e plataformas de despesas?

A integração da gestão de pagamentos com ERP (Enterprise Resource Planning) e outras plataformas pode ser realizada de forma segura, eficiente e estratégica. O ideal é que a automação aconteça em tempo real e sincronizada, facilitando assim a transferência das informações e reduzindo os riscos de falha. Para garantir a correta agregação dos dados entre diferentes departamentos da empresa, a organização deve seguir alguns passos, entre os quais se destacam:

• Fluxo de trabalho – Como em qualquer alteração de processo, a integração de sistema requer um planejamento rigoroso, que as etapas sejam claramente identificadas e as informações necessárias definidas;
• Unificação – Garanta que seja implementado um fluxo integrado de centralização das informações em um único sistema para evitar inconsistências e aprimorar a eficiência;
• Definição de plataforma – Escolha o modelo de ERP que mais se enquadre ao negócio da empresa com relação ao custo e nível de controle e que seja compatível com os sistemas da empresa. Os mais utilizados são de integração nativa (com conectores prontos), via API (transmissão das informações diretamente para outra plataforma), via middleware (ideal para ambientes complexos com múltiplas plataformas) e customizada sob demanda.
• Segurança – É fundamental checar se as informações sensíveis estarão protegidas durante a implantação do sistema ou se há um sistema de criptografia de dados, por exemplo.
• Testes – Essa etapa vai confirmar se o processo aconteceu sem erros e se ajustes serão necessários.
• Monitoramento – Depois de finalizada a primeira fase de integração do sistema, é preciso que seja realizado um acompanhamento constante.

Paytrack: centralizando pagamentos corporativos com segurança

 A Paytrack é um sistema de gestão de despesas corporativas que possibilita a integração com diversos modelos ERPs.  Trata-se de uma solução robusta e simplificada que permite à empresa ganhar tempo, segurança e previsibilidade, transformando a gestão de pagamentos em uma vantagem competitiva.

Além disso, a solução da Paytrack proporciona uma experiência completa de governança financeira para colaboradores e empresas na gestão de viagens e despesas corporativas.

Desta forma, ao integrar a Paytrack com seu ERP, a empresa passa a operar com uma interface amigável e tecnologias avançadas e com um novo nível de controle e previsibilidade, que permite o seguinte:

• Fluxo de dados contínuo;
• Conciliação financeira automática;
• Rastreabilidade e compliance desde a origem;
• Visão unificada de performance e orçamento;

 Quer melhorar a gestão de pagamentos da sua empresa? Entre em contato com um de nossos especialistas!