Atualmente existem diversas preocupações relacionadas ao duty of care para quem viaja e mais ainda para a empresa responsável por aquela viagem corporativa. Emergências médicas, desastres naturais, acidentes e assédios são algumas das preocupações que as empresas devem ter com seus colaboradores, é aí que entra o conceito de duty of care.
Afinal, o que significa duty of care e como as empresas podem aplicá-lo na prática? Confira!
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O que é Duty Of Care?
Duty of care é traduzido no português para “dever de cuidado”, é o conjunto de obrigações e ações que uma organização deve ter com seus colaboradores. O objetivo principal é manter o bem-estar, integridade e segurança durante a viagem corporativa e também no dia a dia do colaborador na empresa, fazendo com que ele se sinta bem.
Para além das obrigações, Duty of care é um conceito que pode fazer parte da cultura da empresa.
O duty of care faz parte do conceito jurídico mais amplo de negligência e é parte do Direito Comum.
O dever de cuidado não é aplicado apenas em viagens corporativas e empresas, é aplicado também no nosso dia a dia com nossos vizinhos, colegas, família, entre outros. Portanto, é obrigação de todos cuidar do outro.
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Principais riscos em viagens corporativas e como mapeá-los
Muitas empresas pensam que garantir a segurança e bem-estar do colaborador em viagens corporativas se resume a emitir suas passagens aéreas e reservar hotéis.
No entanto, é preciso entender que a jornada do viajante vai muito além disso. O Duty of Care exige que a empresa antecipe possíveis riscos, crie protocolos e acompanhe o colaborador em toda a jornada.
A seguir, veja alguns exemplos de riscos que devem ser mapeados pelas empresas nas viagens corporativas:
- Riscos de segurança pessoal: destinos com alto índice de criminalidade, instabilidade política ou protestos;
- Riscos sanitários e de saúde: condições climáticas extremas que afetam a saúde física ou emocional do colaborador;
- Riscos logísticos e operacionais: cancelamento de voos, overbooking, extravio de bagagem;
- Riscos legais e culturais: leis locais rígidas ou distintas que podem comprometer a segurança jurídica do viajante;
Para mapear e prevenir esses riscos, a empresa pode criar protocolos e checklists obrigatórios antes de cada deslocamento. Ela orienta o colaborador sobre como se portar em um novo destino.
Impacto de uma experiência de trabalho e viagem positiva
Uma experiência positiva durante a viagem contribui diretamente para a boa execução do trabalho. No entanto, em muitos casos, o colaborador enfrenta situações que tornam essa experiência negativa.
Por exemplo, os colaboradores não querem embarcar em um voo às quatro da manhã apenas porque a passagem é mais barata nesse horário. Também não aceitam se hospedar em hotéis localizados em áreas de risco da cidade.
Ter horários de voos adequados, qualidade no transporte e na hospedagem são fundamentais para uma experiência positiva e para a produtividade do colaborador. Estar bem descansado, disposto e feliz é fundamental para qualquer viajante.
Fornecer um ambiente de trabalho agradável para os colaboradores é essencial para manter o time motivado e engajado.
Entre os principais retornos estão o aumento da produtividade e o aumento do retorno financeiro para a empresa, e o bem-estar para o colaborador.
Colaboradores que se sentem seguros e satisfeitos ao representar a companhia tendem a permanecer mais tempo na empresa e a gerar melhores resultados.
Neste sentido, o duty of care impacta na taxa de turnover, ou rotatividade de pessoal. Quando uma empresa retém talentos com eficiência, ela reduz a rotatividade de colaboradores e, consequentemente, diminui os custos com substituições e novas contratações.
Princípios do Duty Of Care
- Segurança
A segurança do colaborador e viajante é o principal fator da existência do duty of care. Seja em uma viagem a trabalho, na empresa ou mesmo em home office, o colaborador deve ter toda segurança necessária.
Hoje estamos suscetíveis a diversos tipos de perigos e por este motivo devemos estar cada vez mais preparados para mitigar riscos e diminuir seus impactos na vida dos colaboradores.
- Bem-estar, motivação e engajamento
O bem-estar de extrema importante para o colaborador. Manter-se disposto, animado e feliz é fundamental para garantir o sucesso do seu trabalho ou da sua viagem.
Sendo assim, o colaborador aumenta sua produtividade, se mantém mais engajado e entrega melhores resultados para a empresa.
Feedback do colaborador
O colaborador sempre deve dar um feedback para o seu líder, e vice-versa, ou para a empresa de forma geral.
Os feedbacks são fundamentais para que a empresa possa evoluir suas políticas e procedimentos de duty of care e melhorar a experiência de viagem do colaborador e seu dia a dia na empresa.
Nas viagens corporativas podem ser para realizar vendas, prestação de serviços, acompanhamento pós-vendas, entre outras ações que buscam elevar os resultados da empresa.
Por isso, a organização busca evoluir constantemente para obter o melhor retorno possível do investimento feito nas viagens corporativas.
Benefícios do Duty of Care para colaboradores e empresas
Implementar um programa sólido de Duty of Care traz benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Quando a empresa estrutura bem o duty of care, ela vai além do simples cumprimento das obrigações legais e transforma essa prática em uma vantagem competitiva e cultural.
Sendo assim, para o colaborador, o Duty of Care representa:
- Sensação de proteção e valorização;
- Ter canais claros de suporte e comunicação;
- Mais autonomia com segurança.
Por outro lado, a empresa também se beneficia do Duty of Care e o torna um diferencial estratégico. Confira alguns exemplos:
- Redução de riscos jurídicos e reputacionais;
- Menos afastamentos e custos com imprevistos;
- Cultura organizacional mais forte e humanizada.
Esse programa, para empresas que tratam viagens corporativas como um investimento, não como uma obrigação, proporciona resultados positivos em termos de performance, clima e reputação..
Impacto do Duty Of Care na política de viagens corporativas
Na política de viagens deve-se constar estratégias mínimas de segurança, informações sobre deslocamento, hospedagem e alimentação para que a viagem corporativa ocorra da melhor maneira possível para o colaborador.
Muitas vezes gestores têm dificuldade em definir quais as políticas de duty of care serão aplicadas ao dia a dia dos colaboradores ou mesmo às viagens corporativas. Veja alguns exemplos de políticas e procedimentos que podem ser adotados:
- Estabelecer procedimentos para situações de emergência;
- Ter um canal direto entre colaborador e empresa;
- Coletar feedback de colaboradores no pós viagem;
- Homologar fornecedores sobre requisitos mínimos de segurança (sanitária ou não);
- Analisar riscos dos principais destinos dos colaboradores.
4 passos para elaborar um plano de ação de duty of care:
O plano de ação é uma estratégia que deve ser criada para mitigar riscos situações de emergência ocorrida em viagens corporativas. A empresa deve incluir na política de viagens possíveis cenários de risco, para que a equipe desenvolva rapidamente ações capazes de contornar cada situação.
A seguir, reunimos quatro passos para a criação de um plano de ação, veja quais são:
- Mapeamento de riscos;
- Definição de políticas para mitigá-los;
- Elaboração de plano de contingência caso o risco não possa ser evitado;
- Comunicação das políticas e do plano contingencial.
Ferramentas tecnológicas e suas facilidades
As ferramentas tecnológicas estão no mercado para facilitar o funcionamento da política de viagens nas empresas. É fundamental que as políticas estejam sempre atualizadas e disponíveis para os colaboradores, de forma clara e precisa.
Como na política de viagens consta as normas de viagens a trabalho, as ferramentas irão simplificar o processo de prestação de contas, reembolsos, reservas de hotéis e passagens aéreas, entre outros.
Com o uso de ferramentas existe a possibilidade da validação de políticas on time, que é o momento que a solicitação ou despesa é registrada. Desta maneira, a soluções podem auxiliar também na aplicação das políticas de duty of care, como validação dos fornecedores homologados, identificação de colaboradores que necessitam de alguma atenção especial durante a viagens e outros.
A Paytrack é uma ferramenta completa e está disponível para facilitar a prestação de despesas das viagens corporativas. A plataforma atua no controle de despesas e reembolsos, viagens e self-booking, conciliação de faturas, mobilidade urbana, cartão adiantamento, cartão corporativo e fluxo de pagamentos.
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