Se você gerencia uma empresa, provavelmente, já ouviu falar neste termo. Mas, afinal, o que são despesas operacionais e como elas podem afetar os lucros do seu negócio?
Um exemplo: você já fechou um mês de vendas excelente, mas na hora de ver o resultado bate aquela frustração? A conta não fecha, o lucro some. Parece até mágica, mas o truque é velho: despesas operacionais fora de controle.
Não é exagero. Para muitos CFOs e controllers, esse é o verdadeiro fantasma da gestão financeira. Afinal, não importa o quanto a empresa venda, se o gasto do dia a dia não for acompanhado, ele engole a margem.
Neste artigo, explicamos o que são despesas operacionais, com exemplos claros, além de dar dicas importantes de como controlá-las e gerenciá-las de maneira eficiente, para que sua empresa não pare de crescer.
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O que são despesas operacionais?
Despesas operacionais são os custos que mantêm a engrenagem girando. Não têm relação direta com a produção, mas, sem eles, a operação não existe.
Energia, aluguel, salários administrativos, marketing, viagens a trabalho. Tudo isso é despesa operacional e deve ser considerado como tal dentro do orçamento de qualquer empresa.
Na linguagem contábil, aparecem como OPEX (Operational Expenditures) na DRE (Demonstração do Resultado do Exercício). E é justamente ali que você percebe o impacto: quanto maior esse número, menor o lucro operacional.
Tipos de despesas operacionais
Para não deixar dúvidas sobre despesas operacionais, estas são as mais comuns dentro de qualquer gestão:
- As administrativas cobrem o básico. Estrutura, aluguel, contas fixas, equipe de apoio.
- As comerciais puxam as vendas. Comissões, publicidade, feiras, representação.
- E há as diversas, que vão de viagens corporativas a treinamentos e manutenção.
Outra divisão importante: fixas e variáveis. Fixas não mudam muito, com o aluguel sendo um exemplo clássico. Já as variáveis oscilam bastante, como reembolsos e passagens aéreas. É aí que muitas empresas perdem a mão.
Exemplos práticos de despesas operacionais
Quer visualizar melhor? Aqui vai um checklist comum do que se encaixa dentro das despesas operacionais:
- Aluguel da sede ou escritórios regionais
- Folha de pagamento de áreas não produtivas
- Água, luz, telefone, internet
- Campanhas de marketing, anúncios online
- Comissões de vendas
- Viagens de negócios e reembolsos de deslocamento
- Serviços terceirizados como limpeza e TI
- Cursos, workshops, treinamentos
- Licenças de softwares
Se você se identificou com a lista, não está sozinho. A maioria das empresas lida com isso todo mês. A diferença está em quem controla e quem apenas paga.
O impacto no desempenho financeiro
Aqui é onde mora o problema. Quando essas despesas crescem sem freio, elas corroem a margem de lucro. E o pior: de forma silenciosa, fazendo empresários acreditarem que há algo de “errado” com suas companhias.
Pense em um colaborador que viaja sem política definida. Outro que pede reembolso duplicado. Uma área que gasta mais do que deveria com serviços externos. Separados, parecem irrelevantes. Somados, geram uma dor de cabeça que explode no fluxo de caixa.
Resultado: menos capacidade de investir, atrasos em compromissos e pagamentos corporativos e, em alguns casos, perda de confiança de investidores e sócios.
Como otimizar a gestão das despesas operacionais?
Neste cenário todo, não existe fórmula mágica, mas alguns passos são essenciais para otimizar a gestão de despesas operacionais:
- Mapeie seus gastos e abra tudo: centro de custo, área, colaborador, pois o que não é visto, não é gerido.
- Separe fixos de variáveis, já que isso ajuda a prever oscilações e entender de onde vem a pressão no orçamento.
- Defina políticas claras. Por exemplo: quem pode viajar, quanto pode gastar, como funciona a aprovação. Política escrita é economia garantida.
- Automatize, porque as planilhas quebram. Sistemas integrados trazem agilidade, rastreabilidade e reduzem fraudes.
- Acompanhe em tempo real. Relatórios trimestrais já não servem. Em resumo, se faz necessário um dashboard atualizado, alerta imediato e dados à mão.
Gestão de fornecedores, orçamentos e negociações
Outro ponto que, muitas vezes, é esquecido dentro da gestão de despesas operacionais é o relacionamento com os fornecedores.
Por exemplo, contratos de serviços recorrentes, como internet, manutenção, terceirizados ou mesmo hospedagens corporativas. Tudo isso pode pesar bastante no orçamento se não for avaliado periodicamente com atenção.
Neste sentido, três práticas fazem toda a diferença:
- Negociar prazos e condições melhores com fornecedores estratégicos, aproveitando o volume da empresa como poder de barganha.
- Comparar orçamentos regularmente, evitando que contratos antigos se tornem caros em relação ao mercado.
- Avaliar performance dos fornecedores, garantindo que o valor entregue compense o custo.
Gestão de despesas não é apenas cortar gastos internos, mas também extrair mais eficiência do dinheiro destinado a terceiros.
Como a Paytrack ajuda empresas a controlarem e reduzirem suas despesas operacionais
A Paytrack atua de maneira precisa e eficiente, tornando detalhes sobre gestão de viagens, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos mais simples e claros.
Na prática, sua empresa passa a ter:
- Automação completa: do pedido ao reembolso, tudo documentado.
- Compliance: nada de notas duplicadas ou gastos fora da política passando despercebidos.
- Integração nativa com ERPs como SAP, TOTVS e Oracle.
- Dashboards e relatórios estratégicos: visão por centro de custo, projeto, colaborador.
- Facilidade para o colaborador: app simples, registro de comprovantes por foto, agilidade no reembolso.
- Economia em viagens: com recursos como Price Tracking e reaproveitamento de bilhetes não usados.
Em suma: menos burocracia, mais controle. E, no fim das contas, menos dinheiro perdido para que o seu negócio cresça de maneira exponencial.
As despesas operacionais não vão desaparecer. Mas podem, e devem, ser controladas com inteligência.
Empresas que deixam esse tema de lado podem pagar caro já no presente e ainda mais no futuro. Já aquelas que tratam as despesas operacionais como parte estratégica da gestão financeira ganham eficiência, transparência e fôlego para crescer.
A Paytrack está pronta para ajudar sua empresa nesse caminho. Se você quer transformar o jeito de lidar com a prestação de contas, o próximo passo é simples: agende uma demonstração gratuita e veja como funciona na prática.
Esperamos que este conteúdo sobre despesas operacionais tenha sanado suas dúvidas Se necessário, pode ainda contatar nossos especialistas e saber ainda mais sobre como a Paytrack pode te ajudar.
