Um checklist de viagem bem estruturado pode representar a diferença entre uma viagem tranquila e uma experiência cheia de imprevistos.
Afinal de contas, seja para viagens corporativas ou de lazer, essa ferramenta garante que você otimize seu tempo e não esqueça de nada importante.
Como se não bastasse, ainda assegura que viagens corporativas permaneçam em conformidade com políticas empresariais.
O objetivo deste guia é te ajudar a criar checklists eficientes e adaptados a diferentes contextos, além de explorar como essa lista pode se integrar à gestão corporativa de viagens.
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Por que ter um checklist de viagem é essencial
Um checklist de viagem funciona como seu assistente pessoal de planejamento, que organiza todas as etapas necessárias antes, durante e depois da viagem.
Quer dizer, um checklist bem elaborado transforma o processo de viagem de intuitivo (e, possivelmente, caótico) em sistemático, garantindo eficiência e reduzindo a ansiedade.
Sendo assim, o principal objetivo (e benefício) de um checklist de viagem é evitar esquecimentos e, como consequência, evitar situações de estresse.
Então, de forma geral, as principais vantagens de um checklist de viagem são:
- Reduzir imprevistos: o planejamento antecipado identifica possíveis obstáculos e permite preparar soluções.
- Otimizar tempo: com tudo listado e organizado, você evita corridas de última hora para resolver pendências.
- Aumentar o controle financeiro: especialmente em viagens corporativas, o checklist garante que todos os gastos estejam alinhados com a política da empresa.
- Aumentar a tranquilidade mental: Saber que tudo está sob controle permite focar no objetivo principal da viagem.
Enfim, viajar a trabalho pode gerar dezenas de questões, desde o que pode ou não levar no avião até os valores médios de refeições em diferentes cidades. Conte com o agente de IA do viajante corporativo da Paytrack, para resolver tudo isso de forma simples, direta e em tempo real.
Diferença entre checklist de lazer e corporativo
Embora ambos os tipos de checklists compartilhem elementos básicos, as viagens para trabalhar exigem considerações mais específicas se comparadas às viagens de lazer.
Afinal de contas, o checklist de uma viagem de lazer foca na experiência pessoal e, portanto, depende principalmente do orçamento e do itinerário.
Por outro lado, o checklist de uma viagem corporativa prioriza a conformidade com a política de viagens, a eficiência e a prestação de contas.
Em resumo, enquanto as viagens de lazer permitem maior liberdade, as corporativas demandam estrutura, controle e documentação rigorosa.
Checklist de viagem corporativa: o que não pode faltar
Em linhas gerais, um checklist de viagem corporativa eficiente deve contemplar todos os aspectos que impactam tanto o sucesso da experiência quanto a conformidade com as políticas empresariais.
Então, nesse contexto, eles devem compreender os seguintes pontos:
Checkilist de antes da viagem
Aprovações e autorizações
- Aprovação do gestor para a viagem
- Autorização prévia de gastos estimados
- Verificação dos limites de despesas por categoria
- Confirmação do código de centro de custo
Agenda e compromissos
- Lista completa de reuniões agendadas
- Contatos das pessoas participantes
- Endereços e horários de eventos
- Tempo de deslocamento entre compromissos
Reservas corporativas
- Passagens aéreas
- Hospedagem em hotéis
- Transporte local (táxi ou aluguel de carro)
- Confirmação de todas as reservas
Checklist no decorrer da viagem
Controle de gastos
- Coleta de todos os comprovantes
- Registro imediato das despesas
- Verificação de limites diários
- Uso de cartão corporativo quando aplicável
Comunicação
- Check-in regular com a equipe
- Relatórios de progresso dos compromissos
- Disponibilidade para emergências
Checklist posterior à viagem
Prestação de contas
- Relatório de despesas
- Anexo de comprovantes fiscais
- Justificativas para gastos extraordinários
- Avaliação dos resultados alcançados
Documentos e reservas: como se organizar
A organização de uma viagem começa com a sistematização de documentos e reservas, que são os principais elementos para evitar contratempos.
Sendo assim, os documentos essenciais são:
Documentos de identificação
Os principais elementos de identificação são:
- RG ou CNH (viagens nacionais)
- Passaporte válido (para viagens internacionais)
- Visto, quando necessário
- Carteira de trabalho (algumas empresas exigem)
Documentos corporativos
Os documentos corporativos são mais variáveis e dependem da empresa e do motivo da viagem. Mas, na maioria dos casos, compreendem:
- Carta de apresentação da empresa
- Procuração, se aplicável
- Cartão de visitas
- Materiais promocionais da empresa
Organização de reservas
Além dos documentos, é importante organizar as reservas necessárias para a viagem, como, por exemplo:
- Pasta digital com todas as confirmações
- Backup em nuvem acessível offline
- Versões impressas como segurança
- Voos com códigos de confirmação
- Hotéis com políticas de cancelamento
- Transporte local pré-agendado
- Restaurantes para reuniões de negócios
Checklist de viagem internacional: atenção redobrada
Como se sabe, as viagens internacionais corporativas exigem um checklist mais complexo, que considera aspectos burocráticos, sanitários e culturais específicos de cada destino.
Por isso, demandam que as pessoas pesquisem previamente sobre o destino e se preparem especificamente para o país que visitarão.
No entanto, de forma geral, o checklist para uma viagem corporativa internacional deve conter:
Documentos e requisitos de entrada no país
- Passaporte com validade mínima de 6 meses
- Visto de negócios, quando necessário
- Certificados de vacinação obrigatórios
- Seguro-viagem com cobertura adequada
Questões financeiras
- Moeda local ou cartões internacionais
- Limites de declaração na alfândega
- Comprovante de recursos financeiros
- Autorização para gastos em moeda estrangeira
Adaptações locais
- Fuso horário e impacto na agenda
- Adaptadores de tomada apropriados
- Código de vestimenta local
- Protocolos de negócios culturais
Comunicação internacional
- Plano de roaming ou chip local
- Aplicativos de tradução
- Contatos de emergência locais
- Informações do consulado brasileiro
Como digitalizar e compartilhar seu checklist com a equipe
Transformar seu checklist em um arquivo digital colaborativo potencializa sua eficácia e permite que toda a equipe contribua para o planejamento.
Nesse contexto, as principais ferramentas e aplicativos de produtividade para fazer isso são:
- Google Sheets ou Excel Online para listas editáveis
- Trello ou Asana para gestão visual de tarefas
- Notion para documentação completa
- Apps específicos de viagem corporativa
O compartilhamento dessas listas devem corresponder à hierarquia e à necessidade de acessá-la. Então, por exemplo, os níveis de acesso devem ser:
- Gestão: deve ter acesso completo para aprová-la
- Assistência: devem poder revisar as reservas e acessar aos documentos
- Equipe: deve poder visualizar a agenda e os contatos
- RH: deve acompanhar os gastos e o cumprimento das políticas
De modo geral, a digitalização do checklist transforma uma simples lista em um sistema integrado de gestão de viagens corporativas.
Paytrack: centralizando reservas e garantindo conformidade
A Paytrack oferece uma solução completa que vai além do checklist de viagem tradicional, integrando planejamento, execução e prestação de contas em uma única plataforma.
Em geral, as principais funcionalidades da Paytrack compreendem:
- Aprovação automática baseada em políticas
- Reservas integradas com fornecedores preferenciais
- Controle preventivo de gastos
- Pagamentos automáticos para fornecedores
- Coleta digital de comprovantes
- Registro em tempo real das despesas
- Alerta de limite de gastos.
Nesse contexto, os benefícios da plataforma são diversos. Para a pessoa viajante, os benefícios incluem:
- Processo simplificado de aprovação
- Pagamentos sem antecipação de recursos
- Aplicativo para registro de gastos
- Suporte 24h durante a viagem
Por outro lado, para a empresa, os principais benefícios são:
- Conformidade automática com políticas de viagens
- Relatórios detalhados de gastos
- Redução de custos administrativos
- Controle total sobre despesas de viagem
- Visibilidade completa dos gastos
- Integração com sistemas contábeis
- Análise de performance de viagens
Em resumo, a Paytrack facilita todo processo com automatização e conformidade. Mas é importante que o viajante tenha em mente o checklist para ter controle total sobre suas viagens corporativas.
Se você procura por eficiência, atendimento personalizado de agência de viagens e controle de despesas sobre despesas em viagens corporativas, conte com a Paytrack e nosso suporte automatizado e sempre disponível: 24 horas e 7 dias por semana sem custo adicional.
