Controlar todos os gastos de uma empresa é uma tarefa que vai muito além do que apenas analisar o valor total no final do mês. Para tomar decisões mais assertivas, muitos gestores utilizam o centro de custo.
Essa ferramenta é essencial para rastrear as despesas corporativas com precisão. Ou seja, ela permite entender onde, como e por quem os recursos de uma organização estão sendo utilizados.
O centro de custo permite que gestores organizem os gastos em diferentes categorias, como áreas, projetos, unidades ou filiais. Com isso, eles podem ter uma visão mais analítica de como o orçamento está sendo utilizado, permitindo identificar gargalos, otimizar processos e justificar cada centavo investido com clareza.
No entanto, muitas empresas ainda encontram dificuldades para estruturar seus centros de custo de maneira eficiente. Por isso, preparamos este artigo! Leia e descubra como implementar essa ferramenta na sua operação.
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O que é centro de custo e para que ele serve?
O centro de custo é uma ferramenta de controle financeiro que possui como objetivo segmentar e classificar os gastos de uma empresa em áreas específicas. Em outras palavras, é uma forma de organizar as despesas de acordo com quem está utilizando os recursos corporativos.
Essa segmentação é fundamental para empresas que possuem um alto volume de despesas, pois facilita a visualização detalhada de onde o dinheiro está sendo usado. Com isso, é possível fazer uma análise mais assertiva dos custos e do desempenho financeiro de cada parte da empresa.
Portanto, o centro de custo permite que os gestores possam tomar decisões mais estratégicas, sempre baseadas em dados reais e não apenas em valores globais e, muitas vezes, genéricos.
Para que serve o centro de custo?
Contar com o centro de custo é fundamental para uma gestão de despesas corporativas mais eficiente. Isso porque essa ferramenta proporciona várias vantagens para a rotina operacional de uma empresa.
Dentre elas, podemos destacar:
- Controlar gastos por área ou projeto: possibilidade de identificar quais gastos estão acima ou abaixo do previsto;
- Evitar desvios no orçamento: ele permite acompanhar em tempo real a execução orçamentária de cada setor;
- Facilitar auditorias internas e prestação de contas: cada lançamento está vinculado a um responsável ou área, fortalecendo o compliance;
- Melhorar a alocação de recursos: é possível identificar quais centros de custo estão trazendo mais retorno sobre o investimento (ROI);
- Aumentar a transparência financeira: tanto o time interno quanto investidores podem ter uma visão mais clara das finanças da empresa.
Em suma, o centro de custo pode ser considerado um dos pilares da gestão financeira, especialmente em empresas que possuem muitas equipes, unidades e projetos.
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Exemplos de centros de custo em diferentes tipos de empresa
A implementação e estrutura do centro de custo pode se adaptar à realidade de cada empresa. Ou seja, o formato ideal varia de acordo com fatores como o setor, modelo de negócio, complexidade da operação e número de unidades, projetos ou departamentos.
A seguir, confira alguns exemplos práticos de como os centros de custo podem ser aplicados em diferentes contextos corporativos:
1. Indústria e manufatura
Nas indústrias, o centro de custo geralmente está associado a diferentes departamentos operacionais e áreas de suporte. A categorização é essencial, uma vez que permite entender o custo de produção com maior exatidão. Confira alguns exemplos:
- Produção;
- Manutenção;
- Engenharia;
- Logística;
- Qualidade;
- RH;
- Segurança do trabalho.
2. Empresas de serviços e consultorias
Na prestação de serviços, o foco é concentrado em projetos e contas de clientes. Com isso, o centro de custo ajuda a medir qual a rentabilidade de cada contrato e a produtividade das equipes. Como por exemplo:
- Projeto do cliente X;
- Projeto do cliente Y;
- Time de consultores sênior;
- Unidade de negócios – SP;
- Operações técnicas.
3. Varejo e franquias
No varejo, o centro de custo normalmente é organizado por loja, franquia ou região. Isso facilita o acompanhamento da lucratividade por unidade, controle de despesas operacionais e análise de desempenho. Na prática, poderia ficar assim:
- Loja Shopping Morumbi;
- Loja Centro RJ;
- Franquia Zona Sul SP.
- Estoque Central;
- Marketing Local.
Em todo e qualquer contexto, uma categorização bem estruturada faz toda a diferença. Afinal, ela permite filtrar as informações em sistemas de gestão e dashboards, gerando relatórios financeiros mais úteis, sem retrabalho. Por isso, contar com a Paytrack é fundamental.
Passo a passo para construir o centro de custo
Quando bem estruturado, o centro de custo traz uma série de benefícios para uma empresa. Controle financeiro, rastreabilidade e precisão nos relatórios de despesas são alguns dos exemplos mais importantes.
Sendo assim, acompanhe conosco um passo a passo completo para montar centros de custo eficientes na sua empresa:
1. Entenda a estrutura organizacional da empresa
O primeiro passo é ter clareza sobre a estrutura da empresa. Ou seja, se ela está dividida por departamentos, projetos, unidades de negócio, filiais ou até mesmo uma combinação desses elementos.
Neste momento, responder algumas perguntas pode ajudar gestores a entender melhor a estrutura organizacional. Alguns exemplos são:
- Quais áreas são aquelas que consomem mais recursos?
- Existem projetos ou clientes que precisam de um controle individual?
- A empresa possui filiais ou unidades descentralizadas?
2. Defina as categorias de centros de custo
Com base no mapeamento feito anteriormente, é necessário agrupar os centros de custo de acordo com o modelo ideal para sua operação. Uma boa prática é evitar criar categorias genéricas demais, como “diversos”, ou duplicadas.
Deste modo, acompanhe conosco alguns exemplos de possíveis agrupamentos:
- Departamentos: RH, Financeiro, Marketing, TI;
- Projetos: Expansão da loja X, evento do cliente Y;
- Filiais ou unidades: Matriz SP, Filial RJ, Operação Norte;
- Times: Equipe comercial, atendimento ao cliente.
3. Relacione os centros de custo ao plano de contas
Um erro comum que deve ser evitado nas empresas é confundir o centro de custo com o plano de contas. Ambos os termos possuem conceitos e aplicações distintas, apesar de serem complementares.
Isso porque o plano de contas indica o tipo de despesa (ex: viagem, alimentação, hospedagem). Enquanto isso, o centro de custo mostra quem gerou a despesa (ex: equipe de vendas da filial SP). Portanto, eles devem ser analisados em conjunto para uma análise mais precisa.
4. Estabeleça regras e níveis de acesso
É preciso definir quem será o responsável por criar, editar ou visualizar os centros de custo. Isso é fundamental, visto que mantém a integridade das informações, fortalece a governança e evita erros e confusões nos lançamentos.
No momento de estabelecer regras e níveis de acesso, existem algumas boas práticas que facilitam o trabalho dos gestores, como:
- Permita apenas que usuários autorizados alterem a estrutura;
- Use validações automáticas para evitar lançamentos sem centro de custo;
- Treine colaboradores para selecionar o centro correto em cada solicitação.
5. Automatize o uso em sistemas de gestão
Atualmente, a automação vem se apresentando como uma necessidade nas empresas que desejam mais controle e eficiência. Portanto, com uma estrutura de centro de custo pronta, deve-se integrá-la ao seu sistema de controle de despesas.
Empresas que utilizam plataformas como a Paytrack podem aplicar centros de custo automaticamente em:
- Solicitações de reembolso;
- Adiantamentos;
- Reservas de viagem;
- Pagamentos com cartão corporativo.
6. Analise, revise e evolua a estrutura periodicamente
A estrutura de um centro de custo não deve ser estática. Afinal de contas, projetos podem ser encerrados, equipes mudam e novas unidades surgem. Por isso, é preciso fazer revisões com frequência e adequar sempre que for preciso.
Na hora da análise, alguns questionamentos podem ser feitos, como por exemplo:
- Há centros de custo com uso nulo ou excessivo?
- Alguma categoria precisa ser desmembrada?
- Há sobreposição ou duplicidade de centros?
A manutenção periódica dos centros de custo de uma empresa melhora a qualidade das informações e evita o acúmulo de dados obsoletos.
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Erros comuns ao estruturar um centro de custo e como evitar
Estruturar um centro de custo de forma eficiente é fundamental para garantir maior controle, clareza e rastreabilidade nos gastos da empresa. No entanto, muitos negócios acabam cometendo falhas que podem comprometer a análise financeira.
Erros na implementação de centros de custo geram retrabalho na operação e podem dificultar a tomada de decisões. A seguir, confira alguns exemplos que devem ser evitados:
- Criar centros de custo genéricos demais: categorias como “outros” ou “diversos” dificultam a rastreabilidade e acumulam gastos não identificados;
- Duplicar ou sobrepor categorias: centros de custo com nomes parecidos ou funções redundantes pode gerar confusão na hora de lançar despesas;
- Não revisar a estrutura periodicamente: um centro de custo associado a projetos encerrados pode permanecer ativo, poluindo a base de dados;
- Permitir edição livre por qualquer colaborador: a falta de uma política que defina quem pode acessar um centro de custo pode gerar inconsistências, erros ortográficos e falhas de categorização;
- Não relacionar os centros de custo ao plano de contas: a falta de conexão dificulta a leitura cruzada dos dados financeiros;
- Exagerar no número de categorias: a existência de muitos centros de custo desnecessários torna a análise mais difícil e burocrática.
Portanto, evitar esses erros é essencial para que a estrutura de um centro de custo funcione da forma certa. Ou seja, se tornando uma base estratégica para a gestão financeira e de despesas da empresa.
Como a Paytrack ajuda sua empresa a gerenciar um centro de custo?
A missão de estruturar um centro de custo é apenas o começo. O verdadeiro diferencial está em aplicar essa estratégia de forma automatizada, integrada e confiável no dia a dia de uma organização.
Nesse sentido, a Paytrack entrega uma plataforma que torna o uso dos centros de custo simples, prático e eficiente, sendo uma aliada da empresa desde o lançamento até o relatório final.
Diferente de planilhas e sistemas manuais, a solução da Paytrack aplica inteligência de negócios sobre os dados de centro de custo. Isso faz com que a empresa ganhe eficiência operacional, padronização de processos e segurança das informações.
Portanto, aproveite hoje mesmo para falar com um dos nossos especialistas e descobrir como podemos ajudar a alavancar seu negócio!
