Gerenciar uma viagem internacional a trabalho é uma operação que envolve riscos, desafios logísticos e oportunidades estratégicas. Por isso, a organização de todos os detalhes pode ser um desafio para as empresas, mesmo quando a demanda não é grande. Nessa jornada, uma agência de viagens internacionais pode ser uma aliada ao atender a todas as necessidades de viagens de negócios e proporcionar economia de tempo e dinheiro
Para garantir eficiência, reduzir custos e oferecer uma experiência agradável e segura ao colaborador, gestores de viagens devem considerar diversos critérios.
No artigo abaixo, mostramos como funciona uma agência de viagens internacionais, o que avaliar antes da contratação, alternativas para mais controle e economia, desafios do deslocamento e a diferença em relação à agência de lazer. Acompanhe!
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Por que contar com uma agência de viagens internacionais?
Gestores contratam uma agência de viagens corporativas internacionais para administrar o serviço de forma integrada, controlar custos, garantir a segurança dos colaboradores e seguir as políticas internas. Organizar o deslocamento internacional de um funcionário sem conhecimento do mercado é complexo e pouco vantajoso.
Contar com a experiência de uma agência de viagem internacional para empresas que saiba localizar as melhores opções de passagens aéreas, hotéis, transporte, documentação, entre outros, pode ser vantajoso em vários aspectos, entre eles, estão os seguintes:
- Gestão do serviço – Para quem não quer apenas fazer a contratação de serviço, mas o gerenciamento inteligente com apresentação de indicadores e indicadores;
- Serviços integrados – Ao invés de o gestor ter que negociar diversos serviços com companhias aéreas, hotéis, a gestão fica com uma única empresa, o que facilita a comunicação e reduz ruídos;
- Compliance – Vai garantir que os serviços contratos estejam em conformidade com as políticas da empresa, facilitando o processo de reembolso;
Conhecimento do mercado – Permite otimizar o processo de forma automatizada, reduzir burocracias, evitar gastos extras e otimizar roteiros, por exemplo.
O que avaliar antes de contratar uma agência de viagens internacional?
Decidida pela contratação de uma agência de viagem internacional, os gestores precisam avaliar uma série de requisitos importantes para que o trabalho ofertado atenda às necessidades e não comprometa a viagem a negócios. Por isso, preparamos um checklist do que analisar para fazer toda a diferença no serviço oferecido:
- Personalização –A agência contratada atende diferentes necessidades da empresa — incluindo eventos e jantares exclusivos —, se adapta a diversos orçamentos e oferece opções de hospedagem que vão de hotéis a apartamentos e aluguéis por temporada.
- Expertise – A empresa deve checar se a agência tem presença global, conhecimento, experiência e serviços completos para viagens corporativas internacionais, especialmente nas regiões mais demandadas.
- Parcerias – Vai permitir que tenha acesso a tarifas exclusivas em companhias aéreas e hotéis, por exemplo, que nem sempre estão disponíveis para o público geral, o que poderá gerar economia de custo;
- Avaliações – Checar o que as outras empresas dizem sobre a agência e se essas avaliações estão verificadas;
- Soluções automatizadas – Plataformas intuitivas com ferramentas de pesquisa que combinam voos e hotéis, permitem economizar, comparar ofertas e integrar-se aos sistemas da empresa.
- Suporte online e local – Esse atendimento deve estar disponível em múltiplos idiomas e 24 horas por dia para resolver imprevistos como cancelamento de voo ou emergência médica. O ideal é também ter um parceiro local que possa agilizar soluções;
- Documentação – É importante que a agência que oriente sobre as exigências de cada país e tenha serviço para agilizar o processo de visto, documentação, certificado de vacinação, contratação de seguro, tornando-o menos burocrático e reduzindo tempo e risco de erros.
- Dicas – Um diferencial é fornecer ao viajante corporativo informações sobre o destino, como clima, vestimenta adequada, etiqueta cultural e locais a evitar.
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Conheça as diferenças entre agência de lazer e agência corporativa:
Tanto a agência de lazer quanto a corporativa trabalham oferecendo aos clientes consultoria em viagens internacionais, mas há algumas diferenças entre as duas. É o que veremos agora:
As principais distinções dizem respeito ao público e ao objetivo da viagem que são levados em conta pelas agências. Na primeira, ele é formado por viajantes que têm um objetivo pessoal e em busca de descanso ou entretenimento. Por isso, os serviços oferecidos a eles incluem pacotes de férias e opções turísticas. Nas viagens de negócios, a agência corporativa oferece todas as soluções ao funcionário em compromissos profissionais.
Em viagens de lazer, o viajante busca na agência de lazer serviços que contemplem um tempo suficiente que dê para descansar e aproveitar o local. Diferente do corporativo que costuma ficar por períodos mais curtos, tempo necessário para realizar o compromisso profissional e que tem como foco eficiência e economia.
Além disso, a agenda de viagem e o pagamento das despesas são outra diferença entre os dois públicos. Nas agências de lazer, as opções oferecidas são voltadas para o turismo e pagas diretamente pelo próprio viajante. No contexto corporativo, a empresa contrata com requisitos como notas fiscais e pagamento via cartão corporativo.
Desafios comuns em viagens internacionais a trabalho:
Realizar uma viagem internacional a negócios que realmente tenha eficiência, economia e bem-estar envolve inúmeros desafios para os gestores de empresa. O deslocamento a trabalho exige planejamento logístico e cumprimento de regras pela empresa, agência e funcionário para evitar imprevistos:
- Documentação – Vistos e passaportes precisam ser expedidos e estarem em vigor para que o funcionário possa entrar sem problemas no país de destino.
- Barreiras culturais – Em viagens a negócios como em países asiáticos, por exemplo, as reuniões a negócios seguem um rito específico nos países orientais diferentes em localidades ocidentais.
- Fusos horários – No caso do colaborador, o deslocamento internacional pode gerar o chamado jet lag, causado pela alteração do fuso horário, de ambiente, deslocamentos longos que podem levar ao estresse e comprometer o bem-estar físico e mental e afetando a produtividade;
- Exigências locais – O colaborador precisa ter ciência das determinações sanitárias de cada país, como vacinação obrigatórias e alfandegárias, por exemplo;
- Câmbio – Os custos em moeda estrangeira precisam ser gerenciados para que não ultrapasse o orçamento estipulado.
- Segurança – A entrada em um país em ou na iminência de uma guerra ou em conflitos por territórios, por exemplo, requer muita atenção para não garantir a integridade do colaborador.
- Comunicação – Quando as partes envolvidas não falam o mesmo idioma, vale pensar na contratação de um intérprete ou ferramentas de tradução simultânea.
Quais alternativas geram maior controle e economia?
Contratar uma agência de viagem internacional para uma deslocamento a negócios precisa envolver gerenciamento e controle, e principalmente, economia de custos. Para isso, gestores têm um papel estratégico e podem adotar iniciativas que tornem o deslocamento dos funcionários eficiente e uma escolha inteligente.
Nesse caso, ele deve elaborar um plano de redução de custos e buscar alternativas assertivas com bom custo-benefício que compensem o investimento na agência.
- Tarifas especiais – Pelo fato de atender vários clientes, as agências têm acesso a tarifas exclusivas e facilidade de negociar preço com os fornecedores. Esse desconto pode ser repassado ao cliente com preços mais competitivos.
- Promoções sazonais – As empresas podem viajar fora da alta temporada, aproveitar promoções regionais e garantir tarifas melhores com reservas antecipadas.
- Volume de demanda – Os gestores das organizações que precisam contratar viagens constantes podem barganhar descontos e condições especiais em função do volume de demanda solicitada.
- Pacotes com tudo incluído – A contratação de vários serviços como hotel e passeios na mesma agência pode reduzir o custo do serviço e evitar surpresas com despesas já que o câmbio pode acabar interferindo no orçamento disponibilizado pela empresa.
- Comparação de orçamentos – Peça à agência cotações de vários fornecedores para escolher a opção que se encaixe no orçamento e garanta segurança e bem-estar ao funcionário.
- Programa de fidelidade – Ao optar por participar desse tipo de estratégia, a empresa que contratou serviços de forma frequente pode obter descontos e vantagens, como upgrades de serviços.
- Monitoramento constante de gastos – Relatórios detalhados são o primeiro passo para evitar que despesas extras afetem o orçamento de viagens e para facilitar a política de gastos da empresa.
- Pagamento facilitado – Conforme a demanda, as agências oferecem pagamentos facilitados, prazos maiores e cancelamento flexível.
Como a Paytrack apoia sua empresa em viagens internacionais:
Gerenciar uma viagem corporativa apresenta inúmeros desafios, principalmente, se o trajeto for internacional. Mas, viajar para o exterior com controle e segurança é possível com uma travel tech que apoia a empresa em cada etapa da jornada. A utilização de ferramentas que automatizam esse processo é um grande aliado, tornando todas as etapas da gestão da viagem mais acessível e eficiente.
A Paytrack vai além da escolha da agência ideal porque oferece soluções completas para otimizar a gestão de viagens corporativas e atender às necessidades das empresas, tais como:
- Integração a agências internacionais;
- Acompanhamento em painéis de controle em tempo real;
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