Acordos com companhias aéreas: como estruturá-los?

Empresas que buscam maior eficiência e economia na gestão de viagens corporativas encontram em acordos com companhias aéreas uma excelente forma de alcançar seus objetivos.

Isso porque as viagens a trabalho representam uma fatia significativa dos orçamentos de muitas organizações, especialmente aquelas com atuação nacional ou internacional. Logo, buscar formas de enxugar os custos é essencial.

Mais do que oferecer descontos em passagens, os acordos com companhias aéreas garantem benefícios como maior previsibilidade de gastos, vantagens exclusivas para os viajantes e fortalecimento do relacionamento entre empresas e fornecedores.

Contudo, para que esses acordos sejam realmente vantajosos para as empresas, é preciso planejamento, análise de dados e boas práticas de negociação.

Para descobrir como estruturar os melhores acordos com companhias aéreas, preparamos este conteúdo. Leia e confira conosco as melhores estratégias para a gestão de viagens corporativas.

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O que são acordos com companhias aéreas?

Os acordos corporativos com companhias aéreas são negociações formais firmadas entre empresas e companhias aéreas com o intuito de garantir condições mais vantajosas tanto em passagens quanto em serviços aéreos.

Em sua maioria, esses contratos costumam ser baseados no volume de viagens corporativas que a empresa realiza ao longo do ano. Com isso, eles podem incluir desde descontos progressivos até benefícios exclusivos para os colaboradores que viajam a trabalho.

Sendo assim, um acordo funciona como uma parceria estratégica. Por exemplo, enquanto a empresa se compromete a concentrar uma parte significativa de suas emissões com determinada companhia aérea, em troca, ela recebe contrapartidas que favorecem sua gestão de viagens.

Entre os benefícios mais comuns estão descontos em tarifas, maior flexibilidade para alterações de voos e até serviços personalizados de atendimento,

Por que firmar acordos com companhias aéreas?

Em um cenário onde as viagens corporativas estão em alta, estabelecer acordos estratégicos com companhias aéreas passa ser uma forma das empresas otimizarem seus recursos.

Afinal, esses acordos impactam diretamente na gestão de viagens corporativas das empresas. A seguir, confira alguns exemplos:

1. Impacto direto no orçamento corporativo

A emissão de passagens aéreas costumam representar uma das maiores fatias do orçamento de viagens das empresas.

De acordo com a Global Business Travel Association (GBTA), os custos com transporte aéreo podem compor até 55% dos gastos totais com deslocamentos corporativos.

Em empresas com alto volume de viagens, qualquer variação nos valores pode significar um impacto significativo nas finanças. Por isso, muitas buscam por acordos com companhias aéreas.

Essas negociações permitem:

• Obter tarifas corporativas exclusivas;
• Ter previsibilidade orçamentária;
• Reduzir o impacto de oscilações de preço ao longo do ano;
• Melhorar o planejamento financeiro do setor de viagens.

Portanto, ao garantir essas condições, o gestor de viagens passa a apresentar resultados mais as demais áreas, gerando valor estratégico para o negócio.

2. Melhorias na experiência do viajante

É bastante comum associar os acordos com companhias aéreas ou redes de hotéis somente à obtenção de descontos, mas os benefícios vão muito além.

Isso porque companhias aéreas que mantêm relações próximas com empresas oferecem condições diferenciadas para melhorar a experiência dos viajantes e reduzir contratempos durante o deslocamento.

Deste modo, podemos destacar os seguintes benefícios:

• Remarcação facilitada de voos;
• Franquia adicional de bagagem;
• Acesso a salas VIP em aeroportos estratégicos;
• Check-in e embarques prioritários;
• Programas de milhas corporativo.

Tais diferenciais impactam diretamente na produtividade e no bem-estar dos colaboradores em deslocamento. Além disso, eles contribuem para uma percepção positiva da política de viagens interna.

3. Vantagem competitiva

Empresas que constroem acordos bem estruturados com companhias aéreas conseguem responder mais rápido a mudanças de cenário, como por exemplo o aumento repentino da demanda, novas rotas ou deslocamentos emergenciais.

Esse dinamismo pode ser um diferencial competitivo, especialmente em mercados que exigem agilidade e presença constante em diferentes regiões.

Além disso, acordos mais inteligentes e monitorados continuamente contribuem para o fortalecimento do relacionamento com os fornecedores, o que abre espaço para renegociações, bonificações e outras condições vantajosas ao longo do tempo.

Leia conosco: Pontes aéreas: o que são e como elas funcionam?

Boas práticas para negociar acordos vantajosos

Negociar bons acordos com companhias aéreas é uma tarefa que exige preparo, dados e uma visão estratégica. Afinal, não se trata apenas de buscar o menor preço, mas sim de garantir uma relação vantajosa e duradoura para ambos os lados.

A seguir, confira algumas boas práticas que devem ser seguidas por empresas que buscam por acordos eficientes:

Analise o histórico de viagens

Antes de entrar em uma negociação com uma companhia aérea, é fundamental conhecer o comportamento de viagens da empresa. Para isso, deve-se levantar dados como:

• Número de bilhetes emitidos por mês;
• Rotas mais frequentes;
• Sazonalidade;
• Tipos de tarifas mais utilizadas;
• Perfil dos viajantes.

Esses dados ajudam a entender o potencial da empresa como parceira comercial e, além disso, permitem uma abordagem mais técnica durante as negociações.

Por fim, com tais informações em mãos, as empresas podem identificar onde estão os maiores gastos e onde existem oportunidades de economia.

Priorize parcerias estratégicas além de descontos

Muitas empresas pecam em focar somente na redução de tarifas. Embora o custo seja importante, os acordos corporativos mais vantajosos são os que oferecem valores agregados, como:

• Isenção de taxas;
• Atendimento corporativo dedicado;
• Flexibilidade para  remarcações;
• Assentos diferenciados;
• Entre outros.

Por isso, é essencial entender o que a companhia aérea pode oferecer além do preço. Uma parceria sólida e duradoura se constrói com base na confiança e na entrega mútua de valor.

É fundamental que a empresa acompanhe indicadores de performance do contrato, proponha melhorias e mantenha diálogo contínuo para ajustes, garantindo que o acordo continue sendo benéfico com o passar do tempo.

Avalie os diferenciais entre fornecedores

Como visto, nem sempre a melhor escolha será a companhia aérea com o menor preço. Afinal, é preciso considerar diferenciais como:

• Nível de serviço;
• Abrangência de rotas;
• Frequência de voos;
• Estrutura de suporte ao cliente corporativo.

Em muitos casos, a decisão por um parceiro que oferece estabilidade e atendimento diferenciado pode representar um ganho significativo em termos de tempo, satisfação do viajante e confiabilidade.

Além disso, leve em consideração os programas corporativos oferecidos pelas companhias, como benefícios para empresas que mantêm alta frequência de voos. Eles podem tornar a gestão de viagens corporativas ainda mais eficiente.

Utilize a tecnologia a seu favor

Soluções de gestão de viagens, como a da Paytrack, ajudam a acompanhar os resultados dos acordos firmados, identificar oportunidades de melhoria e garantir o cumprimento do que foi negociado.

Com dashboards inteligentes e consolidação de dados em tempo real, o gestor de viagens passa a ter mais visibilidade sobre gastos, rotas, tarifas médias e compliance.

A tecnologia também facilita a auditoria de contratos e o cruzamento de informações entre diferentes fornecedores, aumentando a transparência e o controle sobre os custos com viagens.

Veja como a Paytrack pode transformar a gestão de viagens e despesas corporativas

Uma gestão eficiente de acordos com companhias aéreas exige mais do que boas negociações. É preciso ter controle, visibilidade e capacidade de adaptação.

Nesse sentido, a Paytrack é a parceira ideal para gestores de viagens e empresas que buscam economizar sem perder eficiência ou qualidade no atendimento aos seus viajantes.

Com a Paytrack, é possível integrar todas as etapas do processo de gestão de viagens em uma única plataforma. Isso inclui desde a solicitação de viagens até o monitoramento em tempo real do cumprimento dos contratos.

Dessa forma, o gestor consegue acompanhar se os benefícios negociados estão sendo aplicados corretamente e quais resultados estão sendo gerados.

Conte com a Paytrack para obter mais segurança e eficiência na hora de gerir viagens e despesas corporativas. Fale com o nosso time de especialistas: