Como o valor elevado das passagens aéreas influenciou no uso do transporte rodoviário e de que forma isso impacta a gestão de viagens das empresas.
O ano de 2019 trouxe diversas tendências e dados interessantes relacionados ao mercado de despesas e viagens corporativas. Dentre os dados que chamaram atenção, está o aumento expressivo da procura por passagens rodoviárias e a redução da aquisição das passagens aéreas.
Isso ocorreu devido aos valores dos preços aéreos. De acordo com Diretora Comercial e Marketing da TripService, Cibeli Oliveira, a procura por passagens rodoviárias na empresa aumentou em quase 42% no ano passado.
Esse dado conversa diretamente com o momento atual de diversas organizações: reduzir os custos das viagens corporativas. Essa redução envolve diversos aspectos que vão além do valor das passagens aéreas e rodoviárias, consideradas apenas uma das despesas que precisam ser contabilizadas e controladas dentro da gestão.
Neste conteúdo, a Paytrack abordou os principais fatores da situação, para a geração de ações estratégicas, com o intuito de reduzir os custos de despesas e viagens corporativas. Acompanhe!
Por que é importante fazer a gestão das despesas e viagens corporativas?
Nas organizações em que os colaboradores se deslocam com frequência e em grande quantidade, esse assunto passa a ganhar mais relevância já que o os objetivos da gestão vivem constantemente focados na centralização e na padronização dos processos, além da redução dos gastos.
Atualmente existem ferramentas desenvolvidas especialmente para o registro das despesas de viagens corporativas. Outras, são mais completas e robustas (como é o caso do software da Paytrack), possibilitando que o colaborador solicite reembolsos, adiantamentos e faça self-booking, além de acompanhar e registrar as despesas.
O ideal é que todos os envolvidos no processo de cada viagem corporativa estejam conectados na mesma ferramenta, com os dados e todas as informações integrados e com fácil acesso. Assim, do viajante ao backoffice, todos vão estar alinhados.
E, para que o processo flua de maneira favorável para todos, é fundamental que os sistemas de prestação de contas das viagens funcionem perfeitamente, prezando a qualidade dos relatórios gerenciais.
Isso vai conceder informações muito úteis para a análise e identificação de despesas que podem ser evitadas.
Por que a procura por passagens de ônibus aumentou?
A demanda por viajar de ônibus aumentou em 2019 e tanto viagens à lazer quanto viagens corporativas são feitas dessa forma devido ao aumento dos valores dos serviços aéreos.
Ainda de acordo com Cibeli, um dos motivos para o valor das passagens aéreas aumentar, foi a saída da prestadora de serviços AVIANCA, em maio do ano passado. Isso levou os viajantes a buscarem outra alternativa para o deslocamento, migrando para as empresas de ônibus.
Para garantir que a instituição ficasse dentro do orçamento previsto, uma das estratégias adotadas foi a utilização do transporte rodoviário.
O impacto na gestão e na redução das despesas corporativas
O fato das passagens aéreas estarem mais caras e a procura por transporte rodoviário ter crescido conduz há dois fatores, que estão interligados:
- A necessidade vigente da empresa se manter dentro do orçamento e a importância da gestão para a redução dos gastos.
Manter-se dentro do orçamento pode ser uma tarefa difícil dependendo da gestão e das características de cada negócio. Com o aumento das passagens aéreas a situação se tornou mais complexa, fazendo com que as empresas buscassem uma alternativa mais econômica para não exceder os cálculos.
Logo, com a utilização do transporte rodoviário, o volume de passageiros corporativos fora dos aviões se tornou expressivo.
Com a necessidade de respeitar o orçamento, surge outra demanda de extrema importância: a gestão. Será através da gestão completa e do controle das despesas que a redução dos gastos efetiva.
Os desafios da gestão de viagens corporativas para reduzir os custos
Em uma pesquisa aplicada dentro da base de clientes da Paytrack, 68% relataram que pretendem reduzir em até 20% os custos com viagens corporativas. Os clientes também disseram o quão desafiador é atingir essa meta, considerando que os serviços aéreos e de hospedagem podem sofrer alterações que impactam diretamente no orçamento.
A Diretora Comercial e Marketing da TripService, Cibeli, mencionou que antes esse modelo de viagem (à ônibus) era considerado quase uma exceção. Hoje, as empresas precisam reavaliar as políticas de viagem e adequá-las à essa alternativa.
Será através do lançamento, registro, contabilização, acompanhamento e com o auxílio de relatórios gerenciais, que a empresa vai verificar onde estão os custos excessivos nas viagens de negócios. A partir desses dados, será muito mais fácil desenvolver ações estratégicas para reverter esse cenário e gerar uma redução significativa nos números.
Conforme o conteúdo abordou, as alterações nos valores dos serviços aéreos impactaram diretamente na utilização dos serviços rodoviários, gerando um volume maior de viajantes corporativos nessa modalidade.
Dentro de uma empresa, os gastos com passagens (aéreas ou rodoviárias) e hospedagem são apenas algumas das diversas despesas que precisam entrar na gestão e no controle dos responsáveis.
Será através da gestão que a empresa vai identificar em quais momentos e circunstâncias haverá mais gastos evitáveis. Assim, a instituição pode desenvolver ações efetivas para obter a redução desejada.
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