Com o crescente número de prestações de contas pelos colaboradores, uma das dúvidas mais comuns nas empresas é em relação ao armazenamento dos comprovantes de forma física, tendo em vista que cupons fiscais em materiais termos sensíveis normalmente desbotam em poucos meses.
Para resolver esse problema e tirar todas as dúvidas sobre o que a legislação diz à respeito da necessidade ou não de guardar os cupons fiscais, trouxemos informações de forma simplificada para auxiliar nossos clientes a entender qual seria o melhor processo. Todo o conteúdo foi validado pelo advogado Guilherme Kim Moraes (OAB 41483/SC).
De acordo com a lei tributária brasileira , apenas empresas optantes do Lucro Real podem fazer dedução de despesas com viagens, transportes e alimentação, porém não é necessário o armazenamento físico destes documentos.
Se sua empresa é optante pelo Lucro Real, continue lendo pois temos mais alguns pontos importantes que poderão auxiliá-lo a compreender melhor o que nos diz a lei.
A legislação que rege o armazenamento dos cupons fiscais, ditando sua guarda e necessidade de apresentação, foi totalmente reformulada. Com a criação da Lei do Processo Digital (11.419/2006), gerou-se um constante movimento para a modernização dos processos de receita. Veja as leis e decretos que regem o arquivamento e documentação digital de comprovantes fiscais:
1 – Em 10 de julho de 2012, foi publicada a Lei º 12.682/12 que trata da elaboração e do arquivamento de documentos em meios digitais.
2 – Em outubro de 2013, o Decreto nº 70.235/72, que regulamenta o processo administrativo tributário, foi modificado para permitir que os atos processuais fossem formalizados em formato digital, exclusivamente.
3 – Em 2016, a Receita Federal Brasileira editou a Instrução Normativa nº 16/08/2016, determinando que todas as discussões de processos administrativos seja feita por meios digitais. Não são mais aceitos documentos físicos e, mesmo que isso se torne necessário por problemas técnicos, esses documentos serão digitalizados.
4 – Nos termos da alteração promovida no Decreto nº 70.235/72, após a implementação das medidas citadas acima, os documentos armazenados eletronicamente passaram a ter o mesmo valor que documentos originais.
5 – Por fim, em dezembro de 2016, a Receita Federal editou a portaria nº 1.674/2016, permitindo que os fiscais descartem documentos físicos, em caso de já terem sido apresentados por meio eletrônico.
GUARDA DE DOCUMENTOS: LEI Nº 9430/1996
ARTIGO 37
A lei que rege a guarda de documentos em seu artigo 37, diz que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutem em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios. Esse prazo, segundo o Código Tributário Nacional, é de 5 anos.
Ponto importante: A guarda de documentos é obrigatória. Embora a Legislação não especifique se os documentos devem ser guardados em meio digital ou físico, todas as normas acima identificadas apontam com segurança, para a guarda dos arquivos em meio digital.
Aliás, nas fiscalizações realizadas pelos órgãos públicos, a entrega dos documentos em meio digital é regra, e não exceção.
CÓDIGO TRIBUTÁRIO NACIONAL – LEI 5172/1966
No Código Tributário Nacional, diz que para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.
Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
Ponto importante: Mais uma vez não é citada a forma de armazenamento dos documentos. Por falta de determinação, as empresas acabaram optando por guardar comprovantes originais sem saber se, de fato, era necessário.
Como podemos notar, uma vez validados e digitalizados, os documentos passam a ter o mesmo valor probatório de documentos originais.
Já sobre o uso de foto como prova, ou armazenamento, a lei também tem alguns pontos importantes a serem observados.
CÓDIGO DE PROCESSO CIVIL – ARTIGO 422
Qualquer reprodução mecânica, como a fotográfica, a cinematográfica, a fonográfica ou de outra espécie, tem aptidão para fazer prova dos fatos ou das coisas representadas, se a sua conformidade com o documento original não for impugnada por aquele contra quem foi produzida.
1º As fotografias digitais e as extraídas da rede mundial de
computadores fazem prova das imagens que reproduzem, devendo,
se impugnadas, ser apresentada a respectiva autenticação
eletrônica ou, não sendo possível, realizada perícia.
Observação: Uma foto pode ser usada como prova, apenas quando passar por perícia ou autenticação.
CÓDIGO DE PROCESSO CIVIL – ARTIGO 436
A parte, intimada a falar sobre documento constante dos autos, poderá:
I – impugnar a admissibilidade da prova documental;
II – impugnar sua autenticidade;
III – suscitar sua falsidade, com ou sem deflagração do incidente de arguição de
falsidade;
IV – manifestar-se sobre seu conteúdo.
Parágrafo único. Nas hipóteses dos incisos II e III, a impugnação deverá basear-se em argumentação específica, não se admitindo alegação genérica de falsidade.
O que isso nos diz?: A autenticidade da foto pode ser impugnada, mas para isso é necessário que seja fundamentada, não sendo possível apenas o uso de alegações genéricas.
CÓDIGO DE PROCESSO CIVIL – ARTIGO 429
Incumbe o ônus da prova quando:
I – se tratar de falsidade de documento ou de preenchimento abusivo, à parte que a arguir;
II – se tratar de impugnação da autenticidade, à parte que produziu o documento
Ponto importante: Em caso de impugnação de autenticidade, o ônus de provar que o documento é autêntico é daquele que produziu o documento. Em caso de falsidade, o ônus da prova é daquele que alega falsidade.
No caso de uma viagem, por exemplo, todo o contexto em que a viagem foi feita e seu histórico armazenados no sistema, poderiam servir de meio de prova para comprovantes de despesas.
VALE LEMBRAR: Como cupons fiscais normalmente desbotam em poucos meses, o Superior Tribunal de Justiça, por diversas vezes, decidiu que o contribuinte não pode ser prejudicado com o desgaste natural do comprovante original.
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