O reembolso de despesas corporativas e o reembolso de despesas de viagens pode ser tornar constante alvo de fraude. Todas as empresas que possuem um número significativo de colaboradores se deslocando em viagens , tem esse desafio. Afinal, os funcionários precisam fazer reuniões externas, utilizar o próprio carro para reembolso de quilometragem , reembolso de compras de materiais.
De acordo com o European Business Travel Barometer, estudo realizado pela American Express Global Business, os reembolsos de viagem corporativa estão aumentando – crescimento previsto de 4,8% em 2019.
Com esse aumento, o processo precisa ser ainda mais estruturado.
O desafio no reembolso de despesas:
O reembolso de despesas corporativas é o ressarcimento dos gastos que os funcionários tiveram para a realização das atividades, mediante comprovação. Isso significa que, se um colaborador precisar se deslocar a trabalho e prestar contas das despesas com hotel, alimentação, táxi, uber, por exemplo, utilizando o próprio dinheiro, a empresa tem que ressarcir o valor mediante os comprovantes.
Nesse cenário de viagens corporativas, existem as despesas que podem ter pedido de reembolso, e as não reembolsáveis como por exemplo as despesas pagas com cartão corporativo da empresa, além das despesas de viagem que são gerenciadas por diárias de viagem. Por isso, é necessário que a política de reembolso de despesas de viagem da empresa esteja clara, para o colaborador possa fazer a prestação de contas , e a empresa pode fazer a gestão de reembolsos e pode gerar informações rápidas.
Como evitar fraudes e violação de políticas nas despesas corporativas?
Dois pontos importantes para garantir o compliance:
1.Automatização do processo:
Toda empresa possui um processo de reembolso das despesas. Algumas mais tradicionais, como planilhas de excel e formulários manuais, outras que adaptam a operação dentro do ERP.
Nesse caso, a operação fica sujeita a erros humanos e a burocracia no backoffice, que pode dificultar as atividades de conferência dos relatórios de reembolso e prestação de contas.
Pense no seguinte : o colaborador preenche uma planilha com o que gastou, junta as notinhas , grampeia tudo junto e envia ao financeiro ( às vezes pelo correio), já tendo buscado assinatura dos aprovadores no documento. O documento precisa ter todos dados do viajante, centro de custo, projetos, rateios, etc e ser validado pelos conferentes., num processo manual.
Além de burocrático , o preenchimento de planilhas gera perda de tempo de quem preenche e de quem libera o pagamento, dificultando o controle das
Para garantir um processo automatizado e digital , muitas empresas apostam em inovação e tecnologia. Aplicativos para reembolso, como o Paytrack permitem que o processo seja todo digital e em tempo real, possibilitando que o colaborador faça a solicitação do reembolso e envie suas despesas para conferência, usando um app para reembolso ( android e IOS).
2. Controles Anti-Fraude na gestão de despesas
Fins particulares
O colaborador usa os recursos disponibilizados pela empresa como o cartão corporativo da empresa, por exemplo, para gastos pessoais. Essa prática, além de onerar a empresa e prejudicar o resultado esperado da viagem, pode resultar em demissão por justa causa, por isso, o colaborador precisa estar atento à política de reembolso para saber quais despesas realmente serão pagas e evitar problemas.
Superfaturar despesas
O superfaturamento das despesas é comum. Acontece quando o colaborador inclui pequenos valores nos relatórios, que podem não ser facilmente localizados na conferência.
Perda de documentos e comprovantes
Sem comprovação de documento do que se gastou, o colaborador enxerga tem liberdade de preencher o relatório com valores inexatos ou fora da realidade.
A melhor forma para evitar essa fraude é tornar obrigatório a apresentação de comprovantes junto ao relatório e utilizar recursos tecnológicos para o registro da despesa.
Despesas disfarçadas
Esse tipo de fraude acontece quando o funcionário disfarça relatórios com despesas não permitidos em política como bebidas alcoólicas, medicamentos, por exemplo. Itens como esses em que a nota apresenta despesas em determinados lugares e os gastos foram feitos em outros que fogem completamente do programado em política são outro caso de fraude corporativa.
Serviços não autorizados
O colaborador utiliza serviços que não foram autorizadas pela empresa. Desde passagens executivas/primeira classe, até serviços extras em hotéis (frigobar/lavanderia/etc) . Novamente a empresa precisa ter claramente especificado de quais itens são reembolsáveis.
Como evitar as fraudes em reembolsos
Uma forma de diminuir as violações é elaborar uma política de reembolso clara e objetiva. Ao criar essa política, é essencial que todos os itens reembolsáveis e não reembolsáveis estejam descritos, assim como as obrigatoriedades de haver documentação.
Outra forma, é automatizar os relatórios através de app para reembolsos. No expense report da Paytrack a empresa encontra funcionalidades específicas para controle de fraudes, como white/blacklist de palavras na leitura OCR, alerta/bloqueio de duplicidade, LOGs (operação e backoffice), geolocalização, onde o colaborador pode digitalizar suas despesas pelo celular e montar os relatórios, e o próprio sistema conduz o usuário às regras e políticas, aplicando alertas, bloqueios e aprovações, com versões para android e IOS.
