5 benefícios de contar com soluções para gestão de viagens na sua operação

Você sabe o que as soluções para gestão de viagens e despesas podem fazer por você? Nem sempre o controle de despesas de Travel & Expense (T&E) feito de forma manual é preciso e confiável. 

Além disso, os processos burocráticos podem reduzir a produtividade de todos que estão diretamente ligados a uma parte importantíssima para as empresas: as viagens corporativas.

Mas antes de decidir se faz sentido ou não adquirir um sistema de gestão de despesas, é importante entender exatamente quais os benefícios que essas ferramentas podem trazer ao seu dia a dia. 

Para te ajudar a decidir o que se adequa melhor à realidade do seu processo, reunimos os 5 benefícios que soluções para gestão de viagens corporativas podem trazer para sua operação.

O que são soluções para gestão de viagens corporativas?

As soluções para gestão de viagens são softwares que permitem gerir todo o processo do pré e da pós viagem corporativa. 

Geralmente no modelo SaaS, essas soluções são pensadas para facilitar o dia a dia dos gestores, dos colaboradores e da área financeira. 

Com a aplicação de políticas de viagens e a centralização de informações, essas soluções são capazes de coordenar as despesas de hospedagem, deslocamento (aéreo, rodoviário, aplicativos de mobilidade urbana e transporte particular), refeições e demais gastos que uma viagem corporativa pode ter. 

Isso evita com que as despesas fiquem perdidas ou até mesmo que nem sejam contabilizadas de forma correta, podendo ocorrer fraude, por exemplo.

Com esses dados centralizados, o cálculo de ROI das viagens pode ser feito com mais agilidade, assim como o controle de políticas, além de simplificar o acesso às informações necessárias.

5 benefícios de contar com soluções para gestão de viagens

Você tem ideia de quais são os gastos com viagens corporativas na sua empresa? Se os pedidos são feitos dentro de um determinado período que pode gerar descontos nas passagens e hospedagens? E se os reembolsos solicitados são realmente de despesas que fazem parte da viagem?

Todos esses controles são extremamente burocráticos e precisam de uma atenção redobrada pois podem comprometer o financeiro da sua empresa. Por isso, listamos 5 benefícios de contar com soluções para gestão de viagens. Confira! 

As possibilidades de integração das soluções para gestão de viagens

As integrações possibilitam a criação de um ecossistema integrado onde o retrabalho de inserção de informações em plataformas diferentes deixa de existir. Estes ecossistemas resultam no aumento da eficiência de processos, mais confiabilidade e segurança das informações, assim como redução de custos e geração de informações gerenciais completas.

O Paytrack, por exemplo, possibilita a integração com sistema ERP, CRM ou RH já utilizado na sua empresa. 

Com isso, algumas informações podem ser atualizadas automaticamente, como o sistema do RH que cadastra colaboradores novos ou descadastra colaboradores que já não fazem mais parte da empresa. Assim, a solução para gestão de viagens corporativas libera ou bloqueia acessos sem precisar de ajustes manuais.

Além das integrações entre sistemas, é importante ressaltar que soluções para gestão de despesas e viagens atuam ainda na integração entre áreas da sua empresa. Com colaboradores, gestores e backoffice atuando em uma mesma plataforma a comunicação entre todas as partes interessadas do processo se torna mais fluida e sem ruídos.

Redução de esforço ao utilizar soluções para gestão de despesas

Como vimos anteriormente, em processos manuais a inserção ou consulta de informações em vários locais são processos comuns. Utilizar ferramentas especializadas na gestão destas informações reduz o esforço dos colaboradores, gestores e backoffice.

Para colaboradores e viajantes a redução ocorre ao deixar e-mails, planilhas e cupons fiscais físicos de lado para prestar contas e solicitar serviços em uma plataforma digital diretamente em seu celular.

Gestores poderão aprovar solicitações de serviços e adiantamentos sem precisar procurar por e-mails intermináveis em sua caixa de entrada, além do acesso às informações necessárias para tomar decisões em uma plataforma intuitiva, de qualquer lugar.

Enquanto isso, o backoffice pode, de forma simples e prática, realizar a conferência das despesas e comprovantes fiscais, verificar adiantamentos aprovados e provisionar pagamentos de forma centralizada.

Soluções para gestão como meio de evitar aborrecimentos

Informações desencontradas ou de difícil acesso são motivo de aborrecimento entre viajantes e seus gestores. Não saber quando receberão seus reembolsos ou qual o localizador do seu voo são aborrecimentos comuns para viajantes.

Gestores se aborrecem diariamente com informações que são importantes mas difíceis de localizar, colaboradores que constantemente violam políticas e com custos que sobem exponencialmente.

Centralizar todas estas informações em uma plataforma que permita maior controle e validação de políticas, pode eliminar grande parte dos aborrecimentos de colaboradores e gestores.

Redução de custos

Entre os grandes benefícios proporcionados por soluções para gestão de despesas e viagens corporativas está a redução de custos.

Isso porque, ao aumentar o nível de controle e visibilidade das despesas, é possível realizar análises sobre o custo médio dos serviços, adaptar  políticas e aplicá-las com mais eficiência. 

Além disso, reduzindo o tempo despendido em atividades repetitivas, colaboradores poderão focar em ações voltadas ao propósito do negócio, economizando horas de trabalho, logo, reduzindo custos.

Economia de tempo

Otimizar rotinas e processos com o uso de soluções para gestão de despesas reduz o tempo para realizar prestação de contas e conferências de despesas.

A automatização da prestação de contas deixa esta atividade muito mais simples. Substituir planilhas complexas por um aplicativo mobile onde o colaborador possa tirar fotos dos comprovantes e cadastrar as despesas rapidamente reduz em até 90% o tempo despendido neste processo. A redução impacta também a atividade de conferência destas despesas, conferentes e analistas financeiros gastam até 75% menos tempo para isso.

Como escolher a melhor solução para gestão de viagens

Agora que você já sabe os benefícios de contar com soluções para fazer a gestão de viagens corporativas, o próximo passo é entender se faz sentido adotar na sua operação e qual a melhor escolha para a realidade da sua empresa.

É importante entender, antes de tudo, se sua empresa já tem uma política de viagens bem definida, se entende os processos e quais os gargalos encontrados nas rotinas de viagens corporativas, seja na parte de Viagens ou Despesas.

O Paytrack é uma solução de gestão de viagens e despesas corporativas completa e que auxilia gestores, colaboradores e a área financeira de forma completa e integrada.

Confira o que mais o Paytrack pode fazer por você e sua empresa: fale com nossos especialistas!